Топ-10 советов по внедрению внутреннего учета компании

Внедрение систем внутреннего учета, в том числе в самих компаниях-интеграторах — очень важная миссия. Такие системы не только обеспечивают бухгалтерский и управленческий учет в целом, но еще и раскрывают качественные показатели работы каждого проекта, которые в бухгалтерском учете зачастую просто не видны.

Однако, несмотря на важность внутренних систем, задачи по их созданию и доработке нередко остаются в бэклоге. И это объяснимо: все силы компании брошены на внешние проекты. Если на стандартный проект внедрения учетной системы для внешнего заказчика уходит порядка полутора лет, то на внедрение схожего ИТ-решения для внутренних целей может уйти примерно вдвое больше времени.

При этом затянутость — не единственная проблема внутренних проектов. Другая классическая история — отсутствие четко прописанных требований. Если при работе над системами для внешних заказчиков каждое сказанное слово скрупулезно фиксируется в документации по проекту, то при разработке внутренних систем о многих вещах договариваются на словах — в том числе в целях экономии ресурсов. Учитывая продолжительность таких проектов, неудивительно, что спустя три года после начала разработки системы вдруг выясняется, что она уже никому не нужна, а ключевой инициатор проекта ушел из компании.

Кажется, что внедрение внутреннего учета — игра с меньшими ставками, однако и вероятность провала здесь существенно выше. Будучи руководителем внутренних проектов в разных компаниях, я за свою карьеру сталкивался с ситуациями, когда разрабатываемые по 3–4 года системы ложились на полку по причине своей чрезмерной сложности, когда буквально на первой минуте обучения все производственники вставали и молча выходили из кабинета, потому что система была им не нужна, и когда переутомившиеся разработчики засыпали прямо на совещании или в офисе за компьютером в разгар рабочего дня.

Конечно, описанные ошибки исправлялись и давали колоссальный опыт, но все это требовало привлечения дополнительных ресурсов и порой затягивало реализацию проекта. Следующий список призван уберечь вас от повторения тех же ошибок:

1. Ищите конечного заказчика

Коллегиальные внутрикомандные решения — это прекрасно, но в любом проекте должен быть ключевой заказчик. На основе его пожеланий должно быть составлено подробное техническое задание, и за ним же будет закреплено последнее слово в любом споре вокруг необходимости и последовательности внедрения.

2. Не делайте систему в большим запасом «на вырост»

Безусловно, о будущем масштабировании системы всегда нужно думать заранее. Но одновременно с этим не стоит пытаться с первой же итерации сделать всеобъемлющую систему, охватывающую все функциональные блоки в компании. Если для текущих задач пока хватит, например, кастомизированной «1С:БУХ», нет смысла сразу внедрять полноценную «1С:ERP».

3. Не бросайтесь выполнять любые новые пожелания

Если кто-то требует, чтобы в системе строился определенный отчет, сперва убедитесь, что это не противоречит логике и бюджету проекта. Обратно пропорциональная зависимость между желаниями и финансовыми возможностями не приводит ни к чему хорошему.

4. Не забывайте про кибербезопасность

Бытует мнение, что на внутренних проектах вопрос безопасности можно отодвинуть на задний план, а данные даже не обязательно обезличивать. К сожалению, это не так. Если внедрение предполагает интеграцию с текущими системами, значит, вопрос о доступах и новой ИТ-структуре обязательно нужно проговорить с отделом информационной безопасности.

5. Составляйте реестры требуемых данных

Внутренние проекты внедрения ничем не отличаются от внешних: они точно так же требуют тщательной проработки и первичного обследования. Прежде чем приступать к работе, важно проверить качество и единообразие текущего учета в компании. В противном случае, исправление внезапно обнаруженных отклонений в методике учета значительно увеличит сроки проекта.

6. Всегда думайте на несколько шагов вперед

Не все можно предугадать заранее, однако в систему точно стоит заложить возможность корректного и быстрого обновления программного обеспечения от вендора. Такой подход сильно сэкономит вам время в будущем.

7. Сохраняйте фокус на ключевых пользователях

У большинства сотрудников компании будет свой взгляд на то, как должна выглядеть идеальная внутренняя система. Всегда обращайте внимание на инициатора правок: если на изменениях настаивает отдел, который будет соприкасаться с системой не чаще раза в год, это повод еще раз проговорить скоуп проекта с ключевым заказчиком. Доработка функционала не должна быть бесконтрольной и бесконечной.

8. Подготовьте линейный персонал к переходу на новую систему

Любая информационная система принесет бизнесу ценность только в том случае, если ей будут пользоваться люди. Именно поэтому так важно проговаривать необходимость автоматизации со всеми сотрудниками и заранее настраивать их на неизбежные изменения в привычных бизнес-процессах. Впрочем, и здесь нужна мера: рассказывать о будущей системе за несколько лет до ее реализации, пожалуй, будет не слишком резонно.

9. Составьте текстовые обучающие инструкции

Даже если вам кажется, что любая современная ИТ-система интуитивно понятна, от подробных инструкций по каждому процессу, блоку и возможному клику в системе отказываться все же не стоит. Что важно, эти инструкции лучше сделать в традиционном текстовом формате. Опыт подсказывает, что даже при расстановке таймкодов поиск нужного места во многочасовой видеоинструкции отнимет гораздо больше времени, нежели простой поиск по массиву текста.

10. Следите за моральным состоянием разработчиков

Заработать профессиональное выгорание на внутреннем проекте можно с тем же успехом, что и на внешнем. Берегите своих разработчиков — на проекте автоматизации это ваш самый ценный ресурс.

Надеюсь, что этот список послужит дорожной картой вашего проекта и позволит найти короткий и правильный путь к успешному внедрению внутреннего учета в компании.