Управленческий и финансовый учет при строительстве на базе 1С

Качественные управленческие решения в бизнесе опираются на цифры и показатели в динамике. Как организовать финансовый учет и управлять строительным проектом с помощью данных, разберемся в статье.

Функции финансовой отчетности

1. Информационная. Цифры показывают, какое место на рынке занимает компания и что в ней происходит.
2. Аналитическая. Сравнение фактических результатов с планом позволяет выявить отклонения.
3. Корректирующая. На основе финансовой отчетности составляется план, как прийти к результатам, которые определил собственник бизнеса.
4. Мотивационная. Правильный подход, когда система мотивации сотрудников привязана к финансовым результатам.
5. Контрольная. Финансовая отчетность помогает контролировать имущество компании и его расходование. Не у всех компаний реализована эта функция, поэтому поговорим о ней подробнее.

Три основных отчета для контроля финансов

Только все три отчета в комплексе дают полную картину финансового положения компании. Задача бухгалтера или финансового директора — обеспечить процессы, чтобы данные заносились в единую информационную систему, откуда эти отчеты должны получаться автоматически.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) — любимый отчет собственников, который позволяет тщательно записывать каждый платеж. Кажется, что таким образом можно контролировать все, что связано с движением денег. На самом деле, в этом отчете не отражаются доходы и расходы периода и не контролируются финансовые модели.

Компании записывают в табличках по учету денег все платежи с точностью до рубля и пытаются разбивать их по проекту. А когда собирают баланс, то компания оказывается с отрицательным капиталом (разрывом баланса). Почему так происходит? Если сумма обязательств превышает имущество компании, значит, компания не контролировала самое главное — доходы и расходы периода — и могла уходить в убыток либо выплачивать слишком высокие дивиденды, что вызывает разрыв баланса. Поэтому важно контролировать как движение денег, так и доходы и расходы.

Отчет о доходах и расходах (ОДР / P&L / Отчет о финансовых результатах). Отчет очень важен в строительстве для контроля по объектам: что построили и сколько на это потратили. В нем отображаются выполненные объемы работ, потраченные материалы, расходы на заработную плату, прочие доходы и расходы.

Баланс. В предыдущих двух отчетах вне зоны внимания остаются перемещения имущества.

Например, закупили материалы, отвезли на склад, а потом перераспределили их на другой объект. Если не составлять баланс, это невозможно увидеть, особенно когда компания растет на 200–500 млн ₽ в год.

Что такое система двойной записи и как она работает

В деятельности компании есть короткие операции. Например, получили предоплату от покупателя. Что в этот момент происходит с отчетностью: одновременно увеличивается сумма денег на расчетном счете и растет кредиторская задолженность перед покупателем. В доходах и расходах ничего не меняется. Другой пример: сделали первый этап работ и израсходовали на нем материалы — записываем их в расходы, соответственно уменьшается прибыль.

Любой рубль, который попал в контур компании, записывается. Перемещение денег внутри компании фиксируется на счетах.

Ведение финансовой отчетности строительной компании в программе 1С

В финансовом учете строительной организации важно, чтобы отчетность выполняла не только информационную и аналитическую, но и контрольную функции, обеспечивалась система двойной записи, чтобы контролировать деньги, вложенные в бизнес. Сейчас это возможно реализовать только в 1С, и то неидеально.

Карточку объекта строительства в системе создает сметный отдел, заполняет информацию о названии объекта, графике строительства, участниках.

Смету эта программа рассчитать не умеет, ее нужно внести. Можно загрузить файл из ГрандСметы или MS Project. Выгрузку из Excel мы дописываем, если нужно. Заполняем подэтапы, виды работ, ресурсы. Заносятся данные, какие и сколько материалов используется и расценки, чтобы сформировать отчет план-факт. Смет может быть несколько, в систему обычно заносят только итоговую. 

Сценарий планирования на первом этапе включает определение сроков реализации проекта и бюджета. 

График производства работ. После утверждения стадии планирования у нас появляется внутренний план производства работ, который также делает инженер ПТО. Внутренний план производства работ похож на сценарий планирования, но более детальный.

После утверждения плана работ появляется разделительная ведомость, где указано, какие работы отдают подрядчику, что делают сами.

После того как разделительную ведомость сделали, заключаются договоры с подрядчиком на конкретные работы. Если по смете себестоимость, например, 36 750 ₽, а с подрядчиком договорились на 30 000, не нужно делать другую смету, можно использовать понижающий коэффициент 10%.

Задание на строительные работы — это документ, по которому конкретная бригада будет делать определенные работы в определенный срок. Задание делает директор по строительству, когда планирует бригады на участках.

В конце месяца происходит внутренняя приемка работ собственных и от подрядчика. 

После того как утвердили сценарий планирования, можно сделать план потребности в материалах. Этот документ формируется прямо в графике производства работ. Видно, когда какой материал надо заказать. При создании заказа надо проставить позиции и выбрать поставщика, и отобразится стоимость.

Накладную заполняет на объекте отдел снабжения. При перемещении со склада на склад при инвентаризации проводят списание и оприходование.

Визуальные отчеты в Power BI на базе 1С

Необязательно формировать и смотреть отчеты в 1С, мы выводим их в Excel или Power BI.

Кроме трех основных отчетов, в системе есть и другие полезные метрики. В верхнеуровневом отчете отображается выручка, себестоимость, коммерческие и управленческие расходы по всей компании, некоторые расчетные показатели. Можно детализировать их до конкретного проекта.

Во всех договорах с заказчиками и поставщиками указывается график платежей. Эти данные сводятся в отчет, который называется Платежный календарь. По нему видно, когда компания планирует получить деньги или заплатить. Можно сформировать платежное поручение, перенести или отменить событие. Платежный календарь прогнозирует кассовый разрывы исходя из всех графиков поступлений и платежей.

Динамика выполнения работ отображается в таблице и на диаграмме Ганта. Отчет показывает объемы работ план-факт, есть ли отклонения от плана.

Еще один отчет — обеспеченность стройплощадки. Он показывает, сколько материалов снабжение должно было заказать по плану и сколько заказало в действительности. Здесь смотрим, сколько компания фактически тратит на материалы и отклонение план-факта по объекту.

Опыт внедрения

Финансовый учет — это отражение процессов компании. Чем лучше отлажены процессы, тем они ближе к финансовому учету. Постепенно компания движется к тому, чтобы в систему вносили более корректные данные, значит мы на пути к цели контролировать каждый вложенный рубль.

Система отчетности на базе 1С хороша тем, что можно распределить учетные записи между участниками процесса, которые должны вносить данные. К тому же это единственная информационная система, которая поддерживает баланс активов.

Подойдет ли такая конфигурация для компании, зависит от ее размера и от задач.