Шесть причин перейти на электронный документооборот в организации

Цифровизация в России идет семимильными шагами и каждый день появляется все больше и больше возможностей взаимодействовать и получать услуги удаленно. От прогресса не отстают и отношения Работодателя с Работниками. 

Советник Московской коллегии адвокатов «Плесовских и партнеры» Дарья Плесовских делится опытом внедрения электронного документооборота в организации.

Дарья, скажите, насколько сейчас востребован электронный документооборот для организаций, чем регламентировано его внедрение?

С 2021 года эта возможность закреплена Трудовым Кодексом Российской Федерации и предоставлен государственный ресурс для создания электронных подписей обеих сторон трудовых отношений — «Работа в России». Используют ли полноценно эту возможность организации в нашей стране? К сожалению, нет.

По каким причинам нововведение приживается не так быстро, как хотелось бы?

Наверное, прежде всего дело в нежелании что-то менять. Руководство многих компаний считает, что все и так работает, поэтому нет смысла в нововведениях. Тратить время, ресурсы на введение новшеств, когда процессы и так налажены «на бумаге» не является не то, что приоритетной задачей, вообще не рассматривается как цель.

Вы затронули тему ресурсных затрат. Насколько они велики при внедрении электронного документооборота?

Многие думают, что программное сопровождение внутреннего электронного документооборота в компании — это дорого. На самом деле сейчас существует огромное количество предложений по цифровизации документов, сопровождению и написанию доработок системы электронного документооборота под индивидуальные запросы и процедуры каждой конкретной организации. Вместе с платформой документооборота сразу предоставляются услуги по оформлению цифровых подписей для работников. Если говорить именно о денежных затратах, посчитайте, сколько обходится закупка бумаги, картриджей для принтеров, папок, файлов и прочих канцтоваров. Программное обеспечение, его сопровождение и электронные цифровые подписи для работников обойдутся немногим больше, а где-то даже и меньше (зависит от масштаба организации).

Насколько сложен процесс перехода на электронный документооборот?

Безусловно, переход на электронный документооборот в компании — процесс не быстрый. Предстоит большая работа. Крайне желательно, чтобы данные процессы сопровождал квалифицированный узкий специалист, привлеченный со стороны — помимо профессионализма, это также гарантирует беспристрастный подход.

Какую работу необходимо проделать прежде всего, с чего начать?

Прежде всего, нужно провести анализ, какие документы вы готовы перевести в электронный вид.  По моему опыту обычно начинают с простейшего, но при этом распространенного — оформление отпусков, командировок, ознакомление с локальными актами работников организации. Применять электронные подписи можно практически в любых кадровых документах, кроме заявления на увольнение. Можно переводить их в электронный вид постепенно или все сразу — решать Вам.

Кроме того, совместно с разработчиками программного обеспечения прописать процедуры согласования документов, маршруты, ответственных., синхронизировать учетную кадровую базу с базой электронного документооборота. Не нужно бояться этого этапа — обычно процессы стандартные и у компании-разработчика уже есть несколько готовых решений.

А как быть с локальными нормативными актами? Требуется ли их модификация?

Да, разумеется, придется внести изменения в локальные нормативные акты в части электронного взаимодействия Работодателя и Работника. В них нужно четко описать правила согласования и подписания документов. Электронный документооборот нужно закрепить приказом о его введении, также необходимо заключить соглашения со всеми работниками организации об использовании электронно-цифровых подписей. С этим может помочь наша Коллегия.

Сейчас время больших возможностей, на мой взгляд, их нужно использовать по максимуму. Сейчас можно подписать документы с использованием электронной цифровой подписи через компьютер, телефон, в любом месте, где есть интернет, а это практически везде. Приложив немного усилий, можно сократить большое количество времени и ресурсов при работе с сотрудниками. Также не стоит забывать, что новое поколение работников — более прогрессивное и стремится работать в наиболее современных компаниях, упрощенный электронный документооборот будет являться привлекательным пунктом в списке «плюшек» вашей организации.