Как автоматизировать бизнес-процессы ИТ-руководителю

В жизни каждого руководителя наступает такой момент, когда возникает задача автоматизации бизнес-процессов или перенос автоматизации из одной ИТ системы в другую (например, миграция из систем SAP в 1С), тем самым нанося непоправимую пользу компании. Возникает вопросы как же подойти к этому процессу грамотно избежав типичных ошибок, которые допускаются в таких мероприятиях:

1. Первое и самое верное это вовлечение сотрудников от бизнеса на всех этапах проекта от «Инициации» до «Завершения» это позволит вдумчиво анализировать текущие процессы: понять, что нужно автоматизировать, какие операции самые трудоемкие, где чаще всего случаются ошибки и какие процессы устарели и неэффективны. К этому этапу важно подключить руководство и ключевых пользователей — их раннее вовлечение поможет сформировать правильные цели и требования.
2. Второе: выбирать платформу необходимо с учетом бизнес требований и совместимости с другими системами с которыми необходима интеграция. Частая ошибка, когда система выбирается и под нее подгоняются бизнес-процессы, при этом может теряться аутентичность компании и важные конкурентные преимущества, таким образом автоматизация будет во вред. 
3. Четвертое что любое внедрение испортило бы: недостаточное тестирование — одна из главных: если новую систему не проверить на данных, близких к реальным, скрытые дефекты проявятся уже после запуска. Отсутствие плана отката тоже опасно: без резервной копии данных и возможности вернуться на старую систему любая ошибка может парализовать работу.
4. Где третье? Пропущено, правильно тест на внимание ведь планирование нужно правильное. Проект разбивают на этапы: от настройки новой системы и миграции данных до интеграции с другими приложениями, обучения персонала и финального тестирования. Для каждой задачи оцениваются необходимые ресурсы — люди, компетенции и время. Здесь важно реалистично подходить к срокам и бюджету — распространенная ошибка компаний — чрезмерный оптимизм. Лучше сразу заложить резервы времени и бюджета, чем потом сорвать сроки или превысить смету. Тут же необходимо оценить компетенции команды, привлечения опытного интегратора может сократить сроки проекта и текущие операционные затраты на проект, например если на какую-то его часть нуден дорогостоящий узкоспециализированный специалист.
5. Пятое приходит со временем: нужен опытный менеджер, контролирующий сроки, бюджет и риски. Каждый этап внедрения должен сопровождаться тщательным тестированием с участием конечных пользователей. Переход на новую систему лучше делать поэтапно — сначала пилотный запуск или внедрение в период минимальной нагрузки — и обязательно с резервной копией данных и планом отката. Интеграции с другими программами следует настраивать и проверять заранее. Важно заранее обучить сотрудников работе в новой системе — тренинги и понятные инструкции снизят количество ошибок и сопротивление изменениям. 

В итоге успех автоматизации или миграции зависит не только от выбора технологии, но и от грамотного управления изменениями. Последовательный подход — от анализа и реалистичного планирования до поэтапного внедрения с тестированием и обучением — значительно повышает шансы, что новый EWM, CRM или другая система принесет пользу бизнесу без срывов. Взвешенный, профессиональный подход обеспечит компании плавные изменения и рост эффективности вместо сбоев и лишних затрат.