6 ошибок учета на маркетплейсах: что учитывать и как не допускать

Ошибка 1. Считать маржу только верхнего уровня

Бывает, когда продавец только выходит на маркетплейс и начинает торговать, он не очень глубоко погружается в операционку. Собственник видит, что выручка большая, значит деньги есть, и думает, что все хорошо. Но он не учитывает расходы, которые идут дальше. Например, товар закупили на Х рублей, продали на 50% дороже — это маржа первого уровня. Дальше нужно оплатить транспортную логистику, комиссию маркетплейсу, зарплату операциониста, операционные ошибки продавца. По факту после всех этих расходов с выручки в 100 тыс. ₽ может остаться чистая прибыль 1 тыс. руб.

Собственный пример. Я продаю свою книгу «Считай и богатей» через три маркетплейса: Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркет. Продажи лучше всего идут на Ozon, и выглядит так, что это очень выгодный канал продаж. Но оценивая эффективность, мы обязательно учитываем, что часть выручки резервируется на рекламу, мы несем расходы на фулфилмент и оплачиваем услуги специалистки по маркетплейсам, которая ведет карточки товаров. И понимаем, на сколько эти расходы снижают рентабельность.

Рекомендация: нужно отслеживать расходы на всех уровнях с момента, когда товар попадает на площадку, до момента передачи его покупателю. Мы выделяем в Отчете о доходах и расходах разные уровни маржи, чтобы понимать, на каких затратах у нас теряется маржа больше всего, и посчитать валовую прибыль в абсолютном значении.

Ошибка 2. Не учитывать скрытые затраты

Например, на маркетплейсах есть скидки, которые прописаны в договоре с продавцом, а есть скидки, которые маркетплейс делает за свой счет. Площадка снижает цену для покупателя, а потом на эту сумму уменьшает расходы продавца на доставку, комиссию и т. д. В итоге баланс у продавца сойдется, но если не учитывать сумму скидок, можно попасть в кассовый разрыв.

Предположим, продавец получил заказы на 15 млн ₽ и рассчитывает, что заплатит эту сумму поставщику. А с учетом скидок он получает только 10 млн ₽, и должен придумать, где взять еще 5 млн ₽.

Рекомендация: посчитать средний процент скидок хотя бы за 3 месяца и вычитать его при планировании выручки.

Ошибка 3. Считать выручку по суммам заказов в личных кабинетах

Маркетплейсы предоставляют документы, подтверждающие фактическую выручку, через 2–3 недели после окончания месяца. А собственнику в это время нужно оперативно планировать продажи. По этой причине продажники часто ссылаются на суммы заказов из личных кабинетов. Но фактическая выручка, как правило, оказывается меньше из-за скидок и возвратов.

Рекомендация: учитывать эту особенность маркетплейсов и не считать выручку по сумме из личного кабинета, а доверять только документам.

Ошибка 4. Не считать стоимость денег

Маркетплейсы предлагают такую опцию: заплатить, чтобы вывести деньги раньше. На первый взгляд кажется удобно, но это могут оказаться очень дорогие деньги.

Рекомендация: прежде чем воспользоваться таким предложением маркетплейса, стоит сравнить его с банковскими услугами. Если вам срочно нужны деньги, возможно, дешевле будет заплатить банку.

Ошибка 5. Вести учет в google-табличке

Многие собственники на маркетплейсах считают, что, если у них всего несколько десятков позиций товаров, то для управленческого учета достаточно вести google-таблицу. Там они учитывают деньги, а учет остатков на складе и затрат «остается за кадром». Но что в крупном, что в малом бизнесе такая таблица не позволяет собственнику увидеть полную картину.

Рекомендация: управленческий учет нужно вести в единой системе. Заведите «Мой склад» или другую программу, которая позволит контролировать и финансы, и остатки товаров.

Ошибка 6. Смешивать расходы разных направлений

Есть оптовые покупатели, которым товар отгружается раз в месяц, — это одна реализация, и можно распределить все затраты на реализацию за один месяц. С комиссионерами так считать не получится. Там будет несколько реализаций, и нужно учитывать транспортные расходы до покупателя, услуги по хранению товара и прочее, а маркетплейс выставляет расходы за весь месяц.

Рассмотрим на примере, почему важно разделать расходы. Допустим, у собственника есть 3 направления продаж: AliExpress, Ozon, сайт. Больше всего выручка на Ozon, на первый взгляд, он самый прибыльный. Но на маркетплейсе есть комиссия, расходы на хранение, упаковку, рекламу, а на сайте — только отгрузка через СДЭК. Если учесть расходы, то рентабельность валовой прибыли у них получится примерно одинаковая.

Рекомендация: учитывать эту особенность маркетплейсов при оценке ситуации и планировании. Понимать, что точно распределить расходы на реализацию не получится.

Выводы

Чтобы правильно вести финансовый управленческий учет на маркетплейсах, важно учитывать особенности этого канала продаж: вникать в операционные процессы, отслеживать и фиксировать расходы на каждом этапе. С этим есть сложности, потому что маркетплейс предоставляет отчет общий за месяц и с задержкой в 2-3 недели, а отследить по нему нужно расходы на комиссию, хранение товара на складе, доставку до каждого покупателя, скидки и прочее.

При этом заранее рассчитать например точную сумму скидок практически невозможно, приходится делать допущения. Также сложно прогнозировать выручку, потому что она может отличаться от суммы заказов из-за возвратов и тех же скидок. Даже если собственник продает на маркетплейсе всего несколько десятков товаров, для полноценного управленческого учета нужна специальная программа, которая будет отражать полную картину.