Что должен уметь личный ассистент
Кто такие персональные ассистенты, какие функции они выполняют и какими основными компетенциями они должны обладать![Что должен уметь личный ассистент](https://pics.rbc.ru/v2_companies_s3/resized/960xH/media/company_press_release_image/dbbcd09d-849c-4e10-b4e4-d6a41f380d44.jpg)
![Анна Сосновая](https://pics.rbc.ru/v2_companies_s3/resized/200xH/media/experts_profile_photos/e7b9a999-b234-47c9-8396-14460a50eddb.jpg)
Основатель школы ассистентов АС, ведущий тренер по направлениям обучения помощников первых лиц, деловой переписке, тайм-менеджменту, делегированию
В динамичном деловом мире руководителям необходима эффективная поддержка, чтобы справляться с растущим объемом задач и требований. Личные ассистенты становятся все более востребованными, поскольку они берут на себя широкий спектр обязанностей, облегчая жизнь руководителей. Что же поручают личным помощникам и какими навыками они должны обладать для эффективной работы? Все это и не только мы разберем в данной статье.
Кто такой личный ассистент
Персональный ассистент, личный ассистент, личный помощник и помощник руководителя — это разные названия должности, но, как правило, все они подразумевают профессионала, который обеспечивает комплексную поддержку руководителю с личными поручениями, не связанными напрямую с бизнес-задачами.
Основная задача такого сотрудника — повысить производительность руководителя, снизить стресс и обеспечить максимальный комфорт руководителю, освободив ему время для решения задач по бизнесу.
![Что должен уметь личный ассистент](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/19ab9478-2acd-420c-bb17-8668a37b5d95.jpg)
Обязанности персонального ассистента
Функции персонального ассистента могут существенно различаться в зависимости от требований конкретного руководителя и организации.
При этом, можно выделить некоторые общие обязанности, которые большинство личных помощников выполняет:
- Управление календарем и расписанием: ассистенты планируют и координируют график руководителя, назначают встречи, управляют списками дел и отслеживают сроки;
- Организация поездок: помощники руководителя занимаются бронированием билетов, организацией проживания, подготовкой документов для поездок и составлением маршрутов;
- Письменные и устные коммуникации: персональные ассистенты фильтруют сообщения электронной почты, отвечают на телефонные звонки, ведут деловую переписку, в том числе — от лица руководителя;
- Личные поручения: ассистенты выполняют различные личные поручения для руководителя, такие как бронирование столиков в ресторанах, организация доставки еды, подбор подарков партнерам и семье или напоминания о встречах;
- Документооборот: ассистенты оформляют документы, контролируют документооборот и поручения руководителя;
- Прием посетителей: личные ассистенты оказывают офисное гостеприимство посетителям приемной руководителя, координируют прием гостей, коллег и партнеров руководителем.
Лучше понять, какие задачи часто поручают личным помощникам, помогают профессиональные сообщества ассистентов. В них помощники находят поддержку друг друга в решении тех или иных задач. Приводим для понимая некоторые запросы, которые поручают именно личным помощникам, согласно чату ассистентов на базе бизнес-школы АС:
- организовать бизнес-поездку в Астану на 3 дня, включающую посещение основных достопримечательностей;
- произвести срочную замену загранпаспорта;
- подобрать подарок ко дню рождения личному водителю руководителя;
- выбрать и организовать работу офиса с новой курьерской службой;
- найти и организовать ремонт пылесоса Dyson.
![Что должен уметь личный ассистент](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/bad19544-6722-44a4-9bd8-625e5c2ca726.jpg)
ТОП-5 навыков и компетенции личного помощника
Эффективные персональные ассистенты должны обладать следующими навыками, компетенциями и качествами, которые помогут им грамотно выполняют поручения руководителя:
- организаторские способности: ассистенты должны уметь организовывать и управлять множеством задач эффективно, расставляя приоритеты и выполняя поручения в указанные сроки;
- коммуникативные навыки: помощники руководителя должны обладать отличными навыками коммуникации как в письменной, так и в устной форме для взаимодействия с руководителями, внешними и внутренними клиентами компании;
- умение решать проблемные ситуации: персональные ассистенты должны уметь быстро и эффективно решать проблемы, находя правильные решения и устраняя возникающие препятствия;
- владение технологиями и digital skills: помощники должны быть опытными пользователями различных программ и сервисов, включая инструменты управления задачами, электронную почту, приложения для совместной работы и для проведения онлайн-совещаний;
- эмоциональный интеллект: ассистенты должны обладать эмпатией, способностью понимать потребности и ожидания своего руководителя, предвосхищая его реакцию и умея работать с типом своего руководителя.
Обучая большое количество ассистентов как крупных корпораций, так и руководителей малого и среднего бизнеса, я точно убеждена в том, что навыки ассистирования должны быть на подкорке у помощника. Ведь главная задача ассистента — обеспечить максимальный комфорт, создавать продуктивную обстановку и облегчать рабочие будни руководителя, забрав на себя рутинные задачи и личные поручения.
Какую пользу для бизнеса дает персональный ассистент
- Оптимизация времени: благодаря помощнику руководитель может сосредоточиться на стратегически важных задачах, не тратя время на организационные моменты;
- Увеличение производительности: помощник руководителя помогает в эффективной работе руководства, что способствует повышению общей производительности компании.
- Поддержка принятия решений: благодаря аналитическим способностям ассистента, руководство может получить упакованные и готовые к анализу данные для принятия обоснованных управленческих решений.
Таким образом, личный ассистент играет важную роль в успешной работе руководителя и организации в целом. Он должен быть готов к самым разнообразным задачам, проявлять профессионализм и эффективность в выполнении порученных задач. Наличие необходимых навыков и качеств позволит ассистенту стать действительно правой рукой руководителя.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Достижения
Профиль
Контакты