Konica Minolta внедрила решение для сверки документов в «Валента Фарм»

Решение на платформе ESV Platform получило кастомизированный интерфейс с подробной отчетностью, а также поддержку различных языков и настройки разграничения доступа.

«Валента Фарм» — российская фармацевтическая компания, в составе которой одно из крупнейших фармацевтических производств в Восточной Европе. Разработка лекарственных средств, вывод их на рынок, а также продвижение предполагает колоссальную работу с документацией. Эффективное управление документооборотом оптимизирует бизнес-процессы и упрощает выполнение задач. Для усовершенствования процессов документооборота и минимизации рисков подписания несогласованных документов в компании «Валента Фарм» было принято решение по внедрению системы сравнения версий различных документов, в том числе актов, договоров и приложений, на предмет полного соответствия содержания утвержденного варианта документа его подписанной версии.

По итогам проведенного конкурса была выбрана система ESV Platform для автоматизации обработки документов и извлечения значимых данных от российской компании EasyData.

Специалисты компании Konica Minolta Business Solutions Russia автоматизировали процесс загрузки согласованных документов и сканов их подписанных версий с последующей выдачей аналитики о наличии правок и изменений. Обеспечена возможность углубленной проверки со сверкой трех версий документа.

В рамках проекта реализован механизм разграничения прав и доступа к проверке документов по странам присутствия «Валента Фарм» — России, Казахстану и Узбекистану, а также проверка документов на различных языках.

Кроме того, создан кастомизированный пользовательский интерфейс на базе ESV Platform. Визуальное представление дает возможность просматривать обе сверяемые страницы с активными ссылками на найденные расхождения, а также выводит на экран все необходимые аналитические и технические метрики процесса.

«Компании, которые используют системы электронного документооборота, довольно быстро приходят к пониманию выгод автоматизации рутинных операций в рамках СЭД. Повышается точность работы с документами, а сотрудники могут переключиться на более интересные задачи. Внедрение систем сверки версий документов — одно из тех решений, которое заметно упрощает работу с документами. Сотрудники «Валента Фарм» смогли оценить все преимущества автоматизированной проверки сразу после запуска решения», — сказал Михаил Ганжа, руководитель ИТ-проектов Konica Minolta Business Solutions Russia.

Все этапы внедрения — от постановки задачи и подготовки технической документации до развертывания и тестирования системы, были реализованы менее чем за 5 месяцев. Интеграция системы ESV Platform с новой СЭД обеспечила существенное повышение качества сверок наряду с сокращением рабочего времени персонала на обработку документов.

«Специалисты Konica Minolta отличаются внимательным отношением ко всем нюансам развертывания системы и быстрой реакцией на дополнительные пожелания по модификации изначально спроектированного процесса, которые возникали в ходе работы над проектом. Мы планируем продолжить наше сотрудничество в рамках договора по сопровождению платформы с перспективами ее дальнейшего развития», — отметил Сергей Трофимов, руководитель управления ИТ-проектов «Валента Фарм».

«В современном бизнесе важнейшим критерием успешности является скорость и точность обработки информации. Внедрение решений для автоматизации обработки документов помогает бизнесу значительно упростить и ускорить работу с ними, существенно снизить операционные затраты, минимизировать риски, связанные с человеческим фактором, и повысить общую продуктивность. Автоматизация процессов распознавания, сверки и извлечения данных помогает компаниям сосредоточиться на стратегических задачах, а не на рутинной работе. Бизнес получает новые возможности для роста и развития, становится более гибким и конкурентоспособным на рынке», — прокомментировала Татьяна Дю, менеджер проектов компании EasyData.