Идеальная структура отдела продаж — мнение Александра Кандеева

Почему структура — решает?

Структура — это «скелет» отдела. Именно за счет него становится  понятно, чем будет занята ваша команда 8 часов в день. Структуру организации отдела продаж необходимо разработать под конкретные цели и потребности компании. Здесь кроется ошибка большинства — нельзя брать формат, который подошел одному бизнесу и переложить на свой, это не сработает. Ниже поговорим, как понять, какая структура подойдет именно вам. 

Основные элементы структуры отдела продаж: 

1. Владелец бизнеса. Контролирует, управляет и координирует все ключевые моменты, связанные с построением отдела продаж и увеличением денег в кассе. 

2. Руководитель отдела продаж (РОП) — отвечает за управление отделом продаж, разработку стратегии продаж, установление целей и контроль их достижения.

3. Менеджеры по продажам — занимаются продажами продуктов или услуг компании, устанавливают контакты с клиентами, проводят торговые переговоры и заключают сделки.

4. Специалисты по продажам — могут быть ответственными за конкретные аспекты продаж, такие как техническая поддержка, продвижение продукта, управление ключевыми клиентами и т.д.

5. Ассистенты — берут на себя мелкую, но важную работу, чтобы не отвлекать от глобальных бизнес-процессов менеджеров и РОПа. Занимаются административной поддержкой отдела продаж, включая ведение документации, подготовку отчетов, обработку заказов.

И теперь ключевой момент: в вашем отделе продаж не обязательно должны быть все позиции выше. В наших кейсах есть реальные примеры, когда 2 менеджера делали компании выручку в 10 000 000 рублей ежемесячно. Важно найти идеальную для себя модель, а не гнаться за количеством людей в штате. Теперь поговорим о моделях. 

Схема отдела продаж и типы структуры 

Есть 3 модели, которые могут подойти вашему бизнесу: 

1 модель — одноуровневая

Тот случай, когда предприниматель сам принимает заявки, сам продает, сам заключает договор. Иногда он нанимает одного или двух менеджеров, которые самостоятельно ведут клиента из точки А в точку Б. 

Либо другой вариант, когда есть РОП и несколько менеджеров которые проходят весь путь с клиентом от момента его касания с компанией до момента заключения договора.

Плюсы: 

• Облегченный контроль. Владелец бизнеса всегда может отследить на какой из стадий переговоров с клиентом что-то пошло не так и своевременно исправить это. 
• Удобство для клиента. Он всегда общается с одним менеджером и быстрее выходит с ним на доверительные и долгосрочные отношения. 

Минусы: 

• Многозадачность менеджера приводит к ухудшению качества его работы и смещению фокуса внимания; 
• Невозможно спланировать время менеджера, потому что появляется много спонтанных задач; 
• Бизнес слишком зависит от менеджеров. 

Кому подойдет одноуровневая модель продаж?

• Небольшой бизнес, в котором нет большого потока заявок;
• Бизнесу с упрощенным процессом сделки. 

2 модель — двухуровневая 

Представьте ситуацию: одноуровневая модель, всего 1 менеджер отдела продаж, 100 звонков в день. Из этих 100 звонков — 30 хотят купить, а 70 — товарищи по залету, которые «просто спросить», «я еще подумаю», «дорого». Куда бежать бедолаге менеджеру? Обрабатывать все звонки или работать с теплой базой? Как не крутись, но клиентов потеряешь. 

Для таких случаев и существует двухуровневая модель. В ней есть менеджеры, которые проводят первичную квалификацию клиентов, они перерабатывают весь объем трафика, который получает компания, чтобы определить, кто на самом деле готов купить. Вторая часть менеджеров занята уже напрямую продажей продукта. 

Плюсы: 

• Четкое разделение обязанностей, каждый сотрудник занимается тем, что у него хорошо получается. Разделение труда позволяет повысить эффективность продаж. 
• Легко формулировать планы и контролировать получение результата.
• Контроль ключевых показателей на разных этапах воронки. 

Минусы: 

• Руководителю сложнее управлять и добиваться результатов если у него два отдела. 

Кому подходит двухуровневая модель? 

Компаниям с большим потоком заявок, которые нужно первично обрабатывать, а также бизнесу, который должен делать сложные экспертные продажи и максимально вовлечено работать с целевыми клиентами. 

3 модель — трехуровневая 

Подходит компаниям, у которых есть постоянные клиенты и база клиентов, постоянные платежи. Модель направлена на разделение обязанностей и наличие трех должностей: 

• Лид-менеджер отдела продаж
• Менеджер-хантер
• Менеджер-фермер

То есть обязательно есть те, кто провел первичную квалификацию, кто заключил сделку, а есть те, кто сопровождает и удерживает клиентов. Если это большая компания, то здесь может быть несколько разных РОПов, либо один РОП, который управляет всеми тремя департаментами. 

Какая модель подходит вашей компании? 
Нужно смотреть по ситуации, правильного ответа нет. В статье описаны три классические модели, в реальности вариаций в разы больше. Нужно создавать свою систему как конструктор, тестировать разные связки. Как это сделать быстро и без особых потерь?

Чтобы понять, какая система работает лучше нужно опираться на все показатели работы департаментов и организовать построение отдела продаж, проводить аудит. Нужно постоянно задавать себе вопросы: А работает ли моя система? Приносит ли она деньги? Закрывает ли бизнес-цели, которые я поставил перед компанией? 

Зачем нанимать сотрудников, пытаясь угнаться за самой «крутой» моделью продаж, когда производство не успевает за продажами? 

Отдел продаж из двух человек тоже может демонстрировать высокую эффективность, только для этого он должен обладать гибкостью, многофункциональностью и большой ответственностью. 

Как понять, что пора переходить к новой организационной структуре отдела продаж? 

Обратите внимание на эти звоночки: 

• Клиенты застревают на одном из начальных этапов воронки.
• Есть заявки, есть хороший трафик, но нет времени на их обработку.
• У вас сложный продукт, который сложно продавать.

Нашли у себя хотя бы один пункт? Значит, у вашего отдела продаж есть потенциал закрывать больше клиентов и приносить больше денег.