От хаоса к порядку: обновляем 1С для IT-компании

Консолидация холдинговой отчетности

Разработка отчетности для холдинга — это комплексный интеллектуальный процесс, требующий внимательного подхода к учету внутренних перепродаж между его компонентами. То есть нужно не только производить арифметические операции, но и учитывать разные факторы, такие как исключение определенных операций, учет особенностей и т.д. Это значит, что настройка отчетности выполняется с особым вниманием к деталям и специфике бизнеса холдинга.

Реализация

• Проект начался с тщательного анализа текущего состояния и потребностей компании. В ZeBrains провели обширное исследование существующих баз данных и выявили основные потребности и требования к будущей системе. Мы уделили внимание не только техническим аспектам, но и изучили бизнес-процессы предприятия.
   
• После проведения анализа выявили области неопределенности и возможные риски, что послужило отправной точкой для разработки стратегии реализации. В рамках этой стратегии мы определили приоритеты, распределили задачи и составили подробный план действий для нашей команды.
   
• Далее команда ZeBrains приступила к разработке технической архитектуры и механизмов обмена данными. Этап включал выбор подходящих инструментов и технологий, а также создание специализированных программных модулей для интеграции и синхронизации данных из различных источников.

Параллельно с этим готовилась среда и инфраструктура: настройка серверов, установка необходимого программного обеспечения и обеспечение команды ресурсами для работы.

• После завершения предварительных этапов началась фаза активной реализации проекта. Наша команда взялась за последовательную интеграцию данных из нескольких источников, проведение тестирования и оптимизации процессов обмена данными, а также разработку пользовательского интерфейса и формирование отчетности. Помимо этого важно было обучить сотрудников компании новым системам и процессам работы.

Сложности и решение 

Основная сложность заключалась в большом количестве данных, которые поступали из различных бухгалтерских баз. Каждая из них имела свою собственную специфику и формат, что затрудняло процесс  интеграции в единую систему управления. 

Для решения этой проблемы нашей команде требовалось оперативно обрабатывать, объединять и проверять данные на соответствие, чтобы затем обрабатывать и агрегировать информацию из разных источников.

Обновление документооборота

Команде ZeBrains была поставлена задача: обновить систему документооборота и пересмотреть текущие настройки, преобразовав их в более логичные и понятные для использования. 

Реализация

Перед обновлением системы наша команда проанализировала все бизнес-процессы, отраженные в документообороте, и создала карты этих процессов для того , чтобы корректно настроить систему с учетом новых возможностей, и избежать повторения недочетов. 

Закрепив состояние «to be» для новой системы, мы приступили к выполнению настроек и импорту данных. 

Учитывая большой объем информации в предыдущей версии, было решено не переносить все данные, а отобрать только те, которые необходимы для новой системы. Такой подход позволил провести импорт в разумные сроки.

Одновременно с этим были разработаны и реализованы новые функциональности, такие как матрица полномочий и возможность постановки задач в формате поручений. Для управления кадрами мы добавили контроль поручений по сотрудникам с измененной штатной позицией и настроили почтовую рассылку отчетов по кадрам.

Пример протокола сверки прототипа, все правки учитываются и вносятся разработчиком

Сложности и решение 

Главная проблема заключалась в том, что каждая доработка привязана к определенной версии программного обеспечения. Если же версии отличаются слишком сильно, нельзя взять и скопировать доработку из старой версии в новую, ожидая, что она будет нормально работать, так как новая версия системы может иметь другую внутреннюю логику, что приведет к некорректной работе. 

Поэтому перед переносом пришлось вместе с аналитиком тщательно изучить отличия между старой и новой версиями, а также провести множество согласований, чтобы определить, какие доработки можно перенести, а какие — нет, и как это повлияет на функциональность системы.

Кастомизация управления торговлей

Основной задачей было расширить функциональность системы доставки, чтобы она стала более планируемой и контролируемой.

Реализация

Мы добавили автоматический учет финансовых и временных ресурсов, например, курс валют или даты поставки, чтобы уменьшить количеств ручных операций и расчетов. Кастомизированная версия 1С: УТ рассчитывает плановые даты поставки, таможенные сборы, НДС и пошлины. Также мы синхронизировали 1С с СЭД по расписанию.

Также, чтобы контролировать процессы поставок, мы добавили в программу реквизиты «Тип транспорта», «Статус по грузу», «Статус оплаты». В каждом из них заданы определенные элементы, которые позволяют видеть этап выполнения поставки. Например, в «Статусе по грузу» это — релиз, транзит, таможенное оформление, доставка. 

И конечный, самый важный элемент кастомизации, так как программа не покрывала все функции сотрудников, отвечающих за логистику, — мы добавили две роли:

• Логист. Теперь он в программе может редактировать некоторые реквизиты заказов клиента, вручную загружать заказы и спецификации.
• Бухгалтер. Имеет доступ на полный просмотр документов и справочников, а также может редактировать заявку на расходование денежных средств.

Сложности и решение 

Основная сложность заключалась в техническом задании (ТЗ) — на начальном этапе оно было создано с участием  IT-специалиста. Однако заказчик не мог полностью разобраться в нем из-за технической специфики. 

Поэтому мы провели серию консультаций и аналитических встреч, чтобы заказчик понял, как система должна работать и выглядеть, а также какие функции должны быть доступны пользователям. Таким образом, удалось достичь согласия относительно требований и сценариев работы системы.