Воинский учет: как избежать штрафов в 2024 году

Кто должен вести воинский учет

Воинский учет ведут только компании (п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ). Причем статус организации не важен — даже малый бизнес должен организовать учет военнослужащих. 

А вот ИП не должны вести воинский учет — такой обязанности в законодательстве нет. Хотя по желанию это сделать можно.

Воинский учет ведется в отношении сотрудников, которые оформлены по трудовому договору (в том числе по совместителям, сезонным работникам и сотрудникам, оформленных на неполную ставку):

• призывников — мужчины в возрасте от 18 до 30 лет;
• военнообязанные — мужчины, пребывающие в запасе, женщины с военно-учетной специальностью и другие.

Полный перечень сотрудников, по которым ведется воинский учет, указан в п. 14 Положения о воинском учете, ст. 22 закона № 53-ФЗ.

Все ли компании должны вести воинский учет? — Нет. Если в организации нет трудовых договоров с военнообязанными и призывниками, то вести воинский учет не надо. Например, если в компании трудоустроены одни женщины без военно-учетных специальностей. Но встать на учет в военкомате компании все же желательно. Это необходимо для того, чтобы она смогла быстро начать вести воинский учет, как только на работу устроится военнообязанный или призывник.

Надо ли вести воинский учет по самозанятым и физлицам без специального налогового статуса

Компании должны вести учет только по сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Это правило закреплено в п. 9 Положения по воинскому учету. 

С самозанятыми или физлицами без специального налогового статуса заключается договор ГПХ. Это означает, что на них не надо вести воинский учет.

Как организовать воинский учет в компании

Перед тем, как приступить к ведению воинского учета, организации надо выполнить несколько шагов:

1. Назначить ответственного сотрудника за воинский учет. 

За организацию воинского учета отвечает руководитель компании. Он должен назначить одного или нескольких работников, которые будут отвечать за воинский учет, а также обеспечить всем необходимым места работы и хранения документов по воинскому учету (отдельное помещение, железные шкафы и проч.).

Минимальное количество ответственных зависит от числа сотрудников, по которым ведется воинский учет:

• 1 сотрудник, в том числе и по совместительству, например, кадровик, — до 500 работников;
• 1 отдельный сотрудник — от 500 до 2 000 работников, по которым ведется воинский учет;
• 2 отдельных сотрудника — от 2 000 до 4 000 работников.

В целом, 1 отдельный сотрудник назначается на каждые 3 000 работников свыше 4 000, по которым ведется воинский учет. То есть, если в компании 5 000 призывников и военнообязанных — не менее 3 ответственных сотрудников. А при 7 500 работников, по которым ведется воинский учет — не менее 4 ответственных.

2. Составить документы по воинскому учету.

К ним относятся: 

• приказ об организации воинского учета;
• план работы по воинскому учету, в котором назначается ответственное лицо.

3. Поставить на учет в военкомате компанию.

Для этого надо обратиться в местную администрацию. Организации присвоят регистрационный номер. Далее подайте в военкомат:

• копии учредительных документов;
• карточку организации по форме 18;
• приказ об организации воинского учета и план работы по воинскому учету, которые были составлены на втором этапе.

После этого компания может приступать к ведению воинского учета, в который включается:

• Сбор информации о сотрудниках. Проверяйте, надо ли вести воинский учет в отношении каждого работника. Для этого посмотрите в паспорте страницу 13 — в ней указывается отношение к воинской обязанности. А также запросите военный билет или другой документ о воинской обязанности, например, приписное свидетельство. При отказе от предоставления документов — запросите информацию в военкомате.
• Формирование карточки по форме № 10 на каждого работника, подлежащего воинскому учету. 
• Создание картотеки. Она состоит из карточек сотрудников. В картотеке 4 раздела: № 1 — офицеры запаса, № 2 — солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса, № 3 — военнообязанные женщины, № 4 — призывники. Если в компании более 500 работников, по которым ведется воинский учет, то создайте раздел № 5, в который будет помещаться информация о вручении предписаний из военкомата.
• Составление отчетности по воинскому учету (смотрите в таблице ниже).
  
  

Кроме этого компаниям надо:

• Вручать повестки.
• Сверять информацию о работниках ежегодно. Для этого можно запрашивать все данные повторно или вызывать сотрудников для проверки ранее предоставленной информации.
• Сверяться с военкоматом. Сроки сверки уточните у своего военного комиссара.

Штрафы по воинскому учету в 2024 году

С октября 2023 года штрафы за непредставление сведений и невыдачу повестки выросли в несколько десятков раз. Для сравнения приводим таблицу.

Компаниям, которые отнесены к малому бизнесу, в том числе к микропредприятиям, назначаются штрафы по воинскому учету в размере половины штрафа, указанного для юрлиц (ч. 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ).

Стоит ли отказываться от штатных сотрудников в пользу самозанятых из-за штрафов по воинскому учету

Такие большие штрафы по воинскому учету могут напугать бизнес. Из-за этого может возникнуть желание отказаться от заключения трудовых договоров в пользу договоров ГПХ. 

Мы в Qugo не рекомендуем такого делать своим клиентам. Это будет считаться сокрытием трудовых отношений — работника придется устроить на работу, уплатить страховые взносы и НДФЛ, если сотрудничали с самозанятыми, пени за несвоевременное перечисление налогов. Также выпишут штраф за подмену трудового договора гражданско-правовым — до 100 000 руб. за каждого нетрудоустроенного сотрудника.