Что важно знать заказчикам о самозанятых и физлицах

Как работать с самозанятыми

Если заказчик решает обратиться к самозанятому для выполнения работ, то надо соблюсти следующие пункты:

• Убедитесь в налоговом статусе исполнителя. Для этого запросите справку от самозанятого или проверьте его на сайте ФНС.
• Подпишите документы. При сотрудничестве с плательщиками НПД подпишите договор ГПХ. После оказания услуги необходимо подписать акт.  Документы не обязательны, если вы получаете услугу «здесь и сейчас», оплачивая наличными, а сумма вознаграждения исполнителю — не более 10 тыс. руб. Но мы в Qugo рекомендуем на каждую услугу делать договор и акт.
• Получите чек. Это обязательный документ при сотрудничестве с самозанятым. При оплате наличными плательщик НПД формирует чек в момент расчета, а при безналичной оплате — не позднее 9 числа следующего месяца. Чек — основной документ, по которому компания может принять расходы к учету.

Больше заказчику ничего не требуется. Налоги плательщик НПД платит самостоятельно.

Как сотрудничать с физлицом без специального налогового статуса

• Подпишите документы. Если вы работаете с физлицом, то обязательно подпишите договор ГПХ, а также акт по факту оказанной услуги.
• Уплатите налоги и взносы. При сотрудничестве с физлицами без специального налогового статуса заказчик является налоговым агентом. С суммы вознаграждения надо исчислить НДФЛ и перевести его в бюджет. На руки такой исполнитель получает сумму за вычетом НДФЛ. Также компании надо перечислить в бюджет страховые взносы с суммы вознаграждения в размере до 30% от стоимости оказанной услуги. Точная налоговая ставка зависит от применяемых компанией льгот.

Сдайте отчетность. Заполните ЕФС-1, РСВ и персональные сведения на каждое физлицо, с которым вы сотрудничаете по договору ГПХ.

С кем выгоднее работать: с самозанятыми или физлицами без специального налогового статуса

Рассмотрим на примере:

Компания платит за проект 30 000 руб. Договор заключается с двумя исполнителями: с самозанятыми и физлицом без специального налогового статуса.

Расходы компании с самозанятым и чистая прибыль исполнителя

Компания заплатит плательщику НПД только 30 000 руб. Больше никаких отчислений делать не надо.

Самозанятый оплачивает налог в размере 6% самостоятельно — это 1 800 руб. На руки он получает 28 200 руб.

Расходы компании с физлицом без специального налогового статуса и чистая прибыль исполнителя

Если компания доверяет выполнение проекта физлицу без специального налогового статуса, то она удерживает налог с оплаты на сумму 3 900 (30 000 * 13%). Исполнитель получает на руки 26 100 руб. Кроме того, заказчик должен уплатить страховые взносы в размере 9 000 руб. (30 000 * 30%).

В итоге расходы компании составляют 39 000 руб. А исполнитель без специального налогового статуса получит на руки на 2 100 руб. меньше, чем самозанятый.

Важно отметить, что нагрузка на бухгалтера компании-заказчика возрастет — надо будет заполнять и сдавать отчетность по такому исполнителю. Если же бухгалтера нет — этим придется заниматься лично руководителю или обращаться к аутсорсерам.

Риски для бизнеса при сотрудничестве с самозанятыми

Работать с самозанятыми выгодно, но в таком сотрудничестве есть свои «подводные камни».

Переквалификация гражданско-правового договора в трудовой

Это основной риск для заказчиков. ФНС тщательно следит за сотрудничеством с самозанятыми, проверяя сделки на факт сокрытия трудовых отношений.

Проверка факта подмены проходит автоматически по 8 риск-баллам. Например, по «признаку зарплаты»  — это выплаты одним и тем же числом в течение нескольких месяцев или «продолжительности работы» — самозанятый оказывает услуги для одной организации более 3 месяцев. И чем больше рисков будет у компании-заказчика, тем вероятнее, что ею заинтересуется налоговая.

Самозанятый теряет специальный налоговый статус 

Если самозанятый теряет свой статус или право им пользоваться, то заказчику надо будет уплатить НДФЛ и страховые взносы. Это может случиться, если исполнитель за год заработает более 2,4 млн руб., сам снимется с данного налогового режима или будет лишен статуса в случае неуплаты налогов.

Необоснованные расходы на оплату услуг самозанятого

Этот риск может возникнуть при неправильном выставлении чека самозанятым. Например, ФНС решит, что выплаты не подтверждены, если в чеке неправильно указаны: наименование услуги, ИНН заказчика или сумма по чеку не совпадает с вознаграждением, указанным в отчетности компании-заказчика.

Также налоговая служба может исключить из расходов сумму вознаграждения самозанятому, если исполнитель не выставит чек или удалит его. Но в этом случае доказать факт сотрудничества и сохранить в расходах оплату услуг плательщика НПД можно — предоставьте в ФНС подписанные договор и акт, а также переписку, если она есть.

Так что же лучше выбрать: сотрудничество с самозанятыми или с физлицами без спецстатуса? Точного ответа на этот вопрос нет. Заказчику предстоит самому выбирать для каждой конкретной услуги в зависимости от экономической необходимости. Проще сотрудничать с плательщиками НПД через специальные платформы: через них легче проверить исполнителя и минимизировать риски.