В чем преимущества комплексной автоматизации HR-процессов

По данным аналитического отчета Smart Ranking, российский HRTech-рынок в первом квартале 2024 года вырос на 43%. Недавний опрос, проведенный компанией Nexign (Нэксайн), показал, что в ТОП-5 приоритетных направлений для автоматизации входят: оценка персонала, рекрутинг, адаптация, управление эффективностью и выстраивание карьерного пути.

Также респонденты проявили заинтересованность в переходе на  системы кадрового электронного документооборота, которые охватывают широкий спектр типовых задач по документационному сопровождению. Возможность перехода на КЭДО без дублирования на бумаге появилась в ноябре 2021 года со вступлением в силу 377-ФЗ, который внес поправки в Трудовой кодекс. Сегодня перевод деятельности кадровых подразделений в цифровой формат по-прежнему остается не обязанностью, а правом работодателя. Хотя, по оценкам экспертов, требования законодательства могут поменяться в ближайшее время.

С одной стороны, в условиях дефицита кадров компании видят необходимость в комплексной автоматизации HR-процессов. С другой — сталкиваются с препятствиями при принятии решения о цифровизации, так как она влечет за собой финансовые и временные затраты.

Оптимизация многоэтапных HR-процессов

Автоматизация дает возможность провести аудит текущих бизнес-процессов, обнаружить и устранить узкие места. Часто и при цифровизации процессов с нуля, и при миграции на другую платформу компании хотят воспроизвести в новой системе сложившиеся процедуры приема, увольнения или перевода сотрудников. А с увеличением штата добавляют к ним дополнительные этапы согласования и большой объем сопутствующих документов.

На старте проекта команда экспертов  анализирует то, что существует в бумажном виде, и совместно с заказчиком принимает решение, какие документы, процессы и в какой последовательности переводить в цифровой вид. Либо изучает, каким образом бизнес-процессы реализованы в исторической системе: выявляет избыточные и неоптимальные, пересматривает методологию работы, внутренние регламенты и оптимизирует их при переносе на новую HR-платформу, постепенно наращивая ее функциональность.

Например, при планировании отпусков кадровая служба собирает и консолидирует пожелания сотрудников по датам на бумаге или в электронных таблицах, отслеживая соблюдение требований законодательства. Далее — участвует в согласовании, направляет уведомления о начале отпуска, готовит и оформляет сопутствующие документы. Руководители заблаговременно распределяют производственную нагрузку с учетом отсутствия ключевых членов команды и согласовывают возложение обязанностей на других работников. Каждый шаг сотрудника  при оформлении отпуска или внесении изменений в график подразумевает несколько циклов согласований и получение подписей от руководителя. 

Перевод управления отпусками в цифру позволит исключить лишние круги бумажной работы и длинные цепочки передачи информации. Сотрудники быстро оформляют отпуск или вносят изменения в график, причем могут это сделать с мобильного телефона. Электронные сервисы направляют уведомления, помогают кадровой службе корректно рассчитать продолжительность отпуска с учетом праздничных и выходных дней или отозвать сотрудника по производственной необходимости. Руководители видят картину отсутствия сотрудников и возможные пересечения. Участники процесса могут подписывать документы в несколько кликов электронной подписью, которая обеспечивает их юридическую значимость.

Zero HR: фокус на стратегию и взаимодействие с сотрудниками

Повсеместная цифровизация и изменения на рынке труда задали новый тренд в управлении персоналом: появился подход Zero HR. Он предусматривает:

• Отказ от необязательных документов, таких как заявление о приеме сотрудника на работу, заявление или приказ о переводе сотрудника, а также приказы о предоставлении отпуска или его переносе. Вопреки распространенной практике, приказ о приеме на работу также не является обязательным.
• Упрощение и автоматизацию базовых процессов. Составление акта о нарушении дисциплины труда, организация отпуска, прием сотрудника на работу выглядят на бумаге многоступенчатыми и трудоемкими. HRM-платформы, в которых уже реализованы шаблоны документов, инструменты для их заполнения и настроены маршруты согласования, позволяют осуществить эти кадровые операции в несколько действий.

Профильные системы в разы ускоряют процессы и исключают из них лишние этапы,  минимизируют человеческие ошибки, помогают компании адаптироваться к текущей ситуации на рынке труда и оставаться конкурентоспособным работодателем. HR-департамент освобождается от рутинных задач и фокусируется на стратегических вопросах: привлечение, найм и удержание квалифицированных сотрудников, управление талантами и создание центров компетенций, развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций, укрепление HR-бренда.

«Концепция Zero HR направлена не только на упрощение работы кадровика, как принято считать, но и в целом на автоматизацию бизнес-процессов, которая помогает компаниям быть более гибкими и не терять темпа развития. Это очень ценно в условиях стремительно меняющегося рынка, когда скорость получения информации и принятия решений становится ключевым фактором успеха» — поясняет  эксперт по цифровизации HR-процессов Directum Руслан Нуриев.

Удобство для пользователя: забота о сотрудниках в период дефицита кадров

Согласно опросу Института Развития предпринимательства и экономики (ИРПЭ), около 91,4% российских компаний испытывают нехватку кадров. Помимо расширения воронки кандидатов и закрытия вакансий компании озабочены проблемой текучести персонала. Чтобы удерживать и повышать лояльность сотрудников, работодатели стремятся обеспечить их удобными, быстрыми и простыми в использовании HR-сервисами, которые доступны с любых устройств.

Так, например, уже на этапе трудоустройства личный кабинет кандидата, в котором можно заполнить анкеты,  прикрепить документы и оставаться на связи с рекрутером, поможет сформировать благоприятное впечатление о компании и стать значимым фактором при выборе места работы — особенно для молодых специалистов.

Работники экономят время на заказе, оформлении и подписании справок, авансовых отчетов, приказов. Внутренние процессы становятся прозрачными: все видят правила создания и маршруты согласования кадровых документов.  Понадобится сделать всего несколько кликов, чтобы запустить процедуру переноса отпуска. Отслеживать статус заявления можно через личный кабинет в смартфоне. Процесс полностью реализован в цифровом формате без ожидания, хождения по кабинетам и сбора подписей. HR-служба становится единым центром поддержки, который оперативно обрабатывает запросы сотрудников.

Автоматизация HR-процессов демонстрирует цифровую зрелость компании, готовность оперативно реагировать на HR-вызовы и предвосхищать тренды. Сегодня наша задача — быть популяризаторами цифровых инструментов: рассказывать компаниям о бизнес-эффектах от внедрения и для руководства, и для кадровых служб, и для персонала, а также помогать в подготовке к безболезненному переводу процессов в цифру. HRTech-инструменты и технологии ИИ не делают взаимодействие с сотрудниками бездушным и обезличенным. Напротив, фокус внимания смещается на человека и создание комфортной среды для продуктивной работы.