Как система Business Studio помогла «Ленте» улучшить бизнес-процессы

Компания «Лента» — один из ведущих многоформатных продуктовых и FMCG-ретейлеров в России, который представлен в более чем 650 населенных пунктах и насчитывает свыше 70 тыс. сотрудников.

Предпосылки к созданию процессного офиса

Рост бизнеса, расширение географии, открытие новых магазинов и каналов сбыта привели к необходимости системного подхода в управлении процессами. В начале 2022 года, учитывая динамичный рост компании и возникшие сложности в кросс-функциональных взаимодействиях, было решено создать процессный офис.

Развитие процессного подхода

Изначально процессный офис описывал процессы нижних уровней, чтобы обеспечить стабильность операционной деятельности. Однако спустя полтора года «Ленте» потребовалась другая стратегия, и в компании перешли к более системному подходу.

Первым этапом стала реорганизация отделов, а также выбор необходимых инструментов для развития процессного управления. В связи с этим функционал сотрудников процессного офиса стал шире. Отдел стал глубже анализировать бизнес-логику, и это привело к улучшению коммуникаций между подразделениями, оптимизации в процессах регламентации и повышению вовлеченности сотрудников.

Инструменты процессного управления

Для эффективного управления процессами в «Ленте» были внедрены следующие инструменты:

• Соглашение о моделировании: документ, устанавливающий правила и стандарты для моделирования процессов.
• Процессная модель для группы компаний: единая модель всей организации, которая позволяет легко управлять процессами и быстро вносить изменения.
• Процессная архитектура: детальное дерево процессов, на основе которого создается база знаний, строится IT-архитектура и рассчитываются показатели автоматизации.
• Система Business Studio: инструмент для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, который обеспечил компании персонализацию отчетов и автоматизацию процессного управления.

Создание процессной архитектуры

Проанализировав все доступные данные, сотрудники процессного офиса создали дерево бизнес-процессов и бизнес-способностей, которые связали вместе в Business Studio. Это позволило выявить узкие места и зоны роста, а также обеспечить стандартизацию и прозрачность процессов.

Как используется процессная модель

Различные подразделения компании «Лента» активно используют процессную модель:

• Дирекция внутреннего аудита для обмена моделями процессов и их оптимизации.
• Дирекция IT на основе дерева процессов составляет техническое задание для автоматизации.
• Общий центр обслуживания в качестве поддержания единой методологии.

За время работы с процессной архитектурой компании удалось:

• Смоделировать и проанализировать более 100 бизнес-процессов.
• Оптимизировать более 20 из них. 
• Перейти на электронный документооборот, утвердить более 50 регламентов и ознакомить сотрудников с документами. 

Итоги

Внедрение процессного подхода и использование Business Studio позволили «Ленте» повысить эффективность деятельности, сократить непродуктивные затраты и оптимизировать бизнес-процессы.

Например, устранение дублирования действий позволило сократить время на согласование документов на 1/3. Также был реализован ряд знаковых проектов, таких как Сдача площади торгового зала в аренду и Повышение скорости открытия магазинов на 14%, что в итоге привело к существенной экономии.