Как доводить дела до конца: система Getting Things Done для бизнесменов
Как метод Getting Things Done помогает управлять задачами, повышает продуктивность и освобождает от стресса — опыт основателя агентства SMART&TALENTEDОснователь группы компаний SMART AND TALENTED; обладательница премии «Деловая женщина» от ERNST&YOUNG в номинации «Профессиональные услуги»; международный спикер, Спикер МГИМО, СКОЛКОВО, Коммерсант
Ведение бизнеса и управление командами — это всегда сложный баланс между планированием, делегированием, выполнением задач и необходимостью не забывать о личной жизни и не выгорать. Постоянный поток информации и большое количество разноплановых задач часто вызывает чувство перегруженности и потери контроля, а это в свою очередь провоцирует прокрастинацию и сложности с выполнением планов и обязательств.
Как же удерживать все под контролем и при этом не терять продуктивность? Один из проверенных методов — это концепция Getting Things Done (GTD), разработанная Дэвидом Алленом. Сегодня Дэвид Аллен считается ведущим специалистом в области корпоративной и личной продуктивности.
Метод Getting Things Done, в русском переводе «Доведение дел до конца», помогает не просто упорядочить задачи, но и освободить голову от ненужного информационного шума, сконцентрироваться только на том, что действительно важно. На первый взгляд, этот метод может показаться сложным и запутанным, но не спешите с выводами — дочитайте статью до конца.
В статье приводится упрощенный алгоритм Getting Things Done с примерами, чтобы у вас в руках была понятная инструкция, которую можно перенести на ваш бизнес и личную жизнь. В других источниках вы можете найти более детальное описание, но мне, как автору, важно поделиться личным опытом использования данной методологии и объяснить ее на конкретных примерах.
Шаг 1. Сбор всех задач
Первым и важнейшим шагом является сбор всех задач в один список в блокноте или приложении. Это нужно для того, чтобы вы могли видеть полную картину и понимать, с чем вам предстоит работать. Здесь важно не пытаться сразу оценивать или упорядочивать задачи — просто выписывайте все, что приходит в голову. Этот процесс поможет освободить вашу память от бесконечного напоминания о недоделанных делах и сосредоточиться на текущих задачах.
Пример:
- проверка и подписание ведомостей по зарплате;
- написание поста для социальных сетей;
- согласование условий сотрудничества с партнером;
- регистрация фирмы в ОАЭ;
- подготовка презентации для предстоящего мероприятия.
Этот шаг важен тем, что он помогает разгрузить ваше сознание от множества «подвисших» задач, которые мешают вам сосредоточиться на главном. Выписывание всех задач — это первый шаг к тому, чтобы начать управлять ими, а не наоборот.
Шаг 2. Организация задач с помощью «дерева решений»
После того как все задачи выписаны, наступает время их сортировки. Метод Getting Things Done предлагает использовать «дерево решений», которое поможет вам быстро определить, что нужно делать с каждой конкретной задачей.
Давайте рассмотрим, как это работает на практике:
1. Если задача требует меньше двух минут на выполнение, выполните ее немедленно.
Пример: написать партнеру для уточнения условий сотрудничества.
2. Если задача имеет конкретный срок, требует времени, и ее можете выполнить только вы лично — перенесите ее в календарь.
Пример: проверка и подписание ведомостей по зарплате до 5 числа.
3. Если задачу можно делегировать, передайте ее другому человеку.
Пример: поручить ассистенту подготовку презентации для мероприятия.
4. Если задача крупная и состоит из нескольких шагов, добавьте ее в список проектов.
Пример: регистрация фирмы в ОАЭ — это многоэтапный процесс, который потребует детального планирования. Задачи, подобные этой, требуют разбиения на этапы, каждый из которых также нужно занести в список с указанием сроков. После добавления такой многоэтапный задачи в раздел «проекты» ее также можно делегировать ассистенту, обозначив сроки и этапы выполнения.
Таким образом, каждый пункт из общего списка получает свою категорию: немедленное выполнение, добавление в календарь, делегирование или проект. Такой подход помогает структурировать все дела и освободить ваше время для выполнения действительно приоритетных задач.
Шаг 3. Выполнение задач
После того как все задачи распределены и организованы, можно приступать к их выполнению. На этом этапе ваш список задач уже значительно сокращен, и перед вами остаются только те дела, которые требуют вашего непосредственного внимания прямо сейчас.
Таким образом, вы эффективно управляете своим временем и можете сосредотачиваться на конкретных задачах, а не теряться в бесконечном списке дел.
Что важно знать про метод Getting Things Done
Чтобы система Getting Things Done действительно помогала вам в управлении бизнесом, а не была обузой, необходимо учитывать несколько важных моментов:
1. Ежедневное обновление списка задач. Это не разовое мероприятие, а постоянный процесс, который требует внимания каждый день. Важно не забывать регулярно вносить новые задачи и отслеживать прогресс выполнения уже существующих. Для актуализации списка задач и контроля их выполнения можно привлекать вашего ассистента.
2. Использование единого инструмента для ведения списка. Чтобы не потеряться в различных приложениях и блокнотах, рекомендуется использовать одно универсальное приложение, в котором все ваши задачи будут храниться централизованно. Это также позволит вашему ассистенту всегда иметь доступ к актуальной информации.
3. Одна задача в одну единицу времени. По методу Getting Things Done многозадачность — это не преимущество, а препятствие. Нужно концентрироваться на той задаче, которую выполняете сейчас.
4. Дайте системе время. Не стоит делать поспешные выводы, если вначале система кажется вам сложной, а организация задач отнимает у вас много времени. Для того чтобы ощутить все преимущества метода Getting Things Done, нужно дать себе хотя бы 2-3 недели на его применение. Только тогда вы сможете полноценно оценить, насколько эта система подходит вам.
Как ассистент может помочь вам организовать дела по системе Getting Things Done
Когда в вашем бизнесе/проекте появляется ассистент, его роль становится незаменимой в контексте системы Getting Things Done.
Во-первых, ассистент помогает собирать и организовывать задачи, избавляя вас от рутинных процессов. Делегирование мелких и крупных задач может освободить вам до 6 часов в день и позволяет сосредоточиться на действительно важных, стратегических вопросах.
Во-вторых, ассистент может контролировать выполнение дел и поддерживать актуальность всех ваших списков задач. Это означает, что вы можете в любой момент запросить у ассистента статус по задачам и не тратить ваше время на ежедневный контроль. С профессиональным ассистентом, метод Getting Things Done становится максимально эффективным инструментом для управления временем и задачами.
Таким образом, система Getting Things Done — это мощный инструмент для каждого менеджера и предпринимателя. Она не только помогает структурировать все задачи и держать их под контролем, но и делает вашу работу более продуктивной и освобождает вас от излишнего напряжения и стресса. А с привлечением ассистента этот процесс становится еще проще, и вы можете сосредоточиться на главном — стратегическом развитии бизнеса и достижении поставленных целей.
Источники изображений:
habr.com
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Достижения
Профиль
Контакты
Социальные сети