Дистанционная работа и управление автопарками: вызовы и решения

С масштабированием бизнеса возникает потребность и в расширении автопарка, притом зачастую — в отдаленном от центрального офиса регионе. В таком случае перед компанией возникает ряд трудностей организационного и технического характера. Как они решаются с помощью современных технологий, рассказал Михаил Комаров, директор ID20 / ЮниФлит — программа управления автопарком.

Вызовы дистанционного управления

К примеру, представим ситуацию: компания из Москвы открыла филиал в Новосибирске, и вскоре появилась необходимость приобретения двух-трех автомобилей для корпоративных нужд. То есть, без машин обойтись не выйдет, однако парк не будет настолько велик, чтобы открывать в филиале автохозяйственный отдел. Очевидно, новый отдел потребует траты дополнительных средств.

В то же время без профильных специалистов, которые будут отвечать за работу автопарка, остро встает организационный вопрос. Как координировать работу водителей, своевременно назначать им задачи, не допускать простоев — лишь часть из возникающих операционных трудностей. Кроме того, нужно следить за машинами, регулярно проверять их состояние и проводить ТО, что также требует внимания менеджера.

Немалое значение имеет человеческий фактор, когда водители злоупотребляют своим положением и проводят махинации с топливом или используют автомобиль в личных целях. Подобные вещи порой происходят рядом с руководством, не говоря уже про отдаленные филиалы и подразделения.

Соответственно, возникает дилемма: мириться с издержками и открывать в филиале полноценный транспортный отдел либо надеяться на добросовестность водителей и нагружать непрофильными обязанностями руководство филиала. Оба варианта со своими минусами. Однако есть и третья опция, которая позволяет успешно обойти все подводные камни — внедрение цифровой системы управления автопарком (FMS — fleet management system). Остановимся подробнее на инструментах, позволяющих контролировать корпоративный транспорт в дистанционном формате.

Контроль на любом расстоянии

Современные FMS-системы представляют собой комплексные решения, которые позволяют собирать и получать всеобъемлющую информацию о статусе и работе транспорта компании. ПО зачастую функционирует на облачной основе, потому работать со сведениями можно из любой точки мира.

Так, менеджеры в головном офисе могут просматривать информацию о маршрутах, техническом состоянии автомобилей и иных показателях транспорта на местах — в других городах и регионах. Функционал реализуется и в виде веб-интерфейсов, и в формате мобильных приложений.

В свою очередь, мобильные приложения для водителей позволяют им получать задания, обновлять статус выполнения работ, сообщать о проблемах и взаимодействовать с диспетчерами. Таким образом необходимость в полноценном автохозяйственном отделе в филиале отпадает — с работой смогут справляться менеджеры в штаб-квартире компании.

Системы контроля также способствуют ускорению рабочих процессов благодаря внедрению электронных перевозочных документов (ЭПД). Эти документы включают в себя не только путевые листы, но и транспортные накладные, которые упрощают организацию перевозок и обеспечивают их прозрачность.

С 2025 года использование ЭПД станет обязательным для перевозки отдельных видов грузов в России. Электронные документы будут верифицироваться в государственной базе данных, что обеспечивает их юридическую силу и соответствие требованиям законодательства.

Внедрение ЭПД позволяет компаниям минимизировать ошибки, связанные с бумажным документооборотом, ускорить обработку заявок и сократить административные затраты. Это делает системы автоматизации незаменимым инструментом для современного бизнеса, работающего в сфере перевозок.

Помогут системы контроля и в своевременном ТО транспорта. База данных фиксирует пробеги и межсервисные интервалы, потому управляющим автопарком заранее получит напоминание о предстоящем обслуживании и необходимости записаться в сервис. Более того, система аккумулирует сведения обо всех тратах на содержание машин и дает расчет по стоимости владения.

Точные данные в реальном времени

Важно отметить инструменты взаимодействия FMS-систем с различными базами данных. Например, интеграция с государственными базами позволяет отслеживать штрафы, с информационными сетями АЗС — контролировать использование топливных карт водителями, с мобильными приложениями типа Telegram, предоставлять доступ к системе управления простым и понятным для всех сотрудников. Существует и вариант с интеграцией FMS с CRM-системами компании, что еще сильнее упрощает распределение задач и контроль за их выполнением.

Еще один технологический аспект, существенно расширяющий возможности управления дистанционно — установка телематических датчиков в транспорт. GPS-трекеры передают сведения о скорости и местоположении авто, а датчики, связанные с ЭБУ авто, собирают информацию о расходе и остатке топлива, параметрах работы двигателя и других основных узлов.

Помимо отслеживания маршрутов и состояния машин, телематика позволяет анализировать стиль вождения водителей: резкие маневры, ускорения, торможения и так далее. Исходя из этого, руководство автопарка даже в центральном офисе может принимать решения о дисциплинарных взысканиях.

Современные комплексные решения по управлению автопарками нивелируют проблему расстояний, обеспечивая контроль за работой транспорта и расходами. Более того, FMS-системы расширяют горизонты автоматизации и повышают эффективность работы автопарка, а также снижают издержки: по разным оценкам, только расходы на топливо можно снизить до 30% после внедрения системы управления. Из этого следует, что ПО для контроля автопарков не только полезно с организационной точки зрения, но и выгодно с экономической.