Как организовать КЭДО в сложной управленческой структуре: кейс ГК ХОСТ

«Нам важно получать оригиналы обратно» — почему в компании перешли на КЭДО

ГК ХОСТ — разработчик программного обеспечения для медицинских учреждений: поликлиник, больниц. В группе компаний 5 юрлиц и 100 сотрудников на удаленке по всей России. В маленьких городах нет курьерских доставок, и единственный вариант отправить документы — почта РФ. Порой на это уходит две недели, и уже важно не получить документ в срок, а просто его получить, не потеряв где-то на полпути.

«У нас есть сотрудник из Хабаровска, чтобы отправить ему документы, нужна неделя. И еще неделя на то, чтобы вернуть подписанный вариант нам обратно. На организацию доставки и ее отслеживание мы тратим три недели.  Мы решили упростить процесс и перейти на кадровый документооборот», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.

«Это отдельная доработка… И это тоже» — как выбирали сервис

Основной критерий выбора — стоимость. Цена за рабочее место у большинства сервисов примерно одинаковая, но стоимость доработок разная. И если  компании важно сохранить свои процессы и под них подстроиться продукт, то за каждое изменение сценария придется доплачивать. В Nopaper ГК ХОСТ может под себя настраивать сроки и маршруты подписания документов.

«Мы выбрали Nopaper за гибкость. Другие сервисы предлагали нам жесткие сценарии работы, доработка которых оплачивалась отдельно. Например, заявление на отпуск можно было заполнить не позднее, чем за 2 недели до отпуска. Если нужно изменить сроки, нужно написать в техподдержку, дождаться рассмотрения запроса, внести плату. Nopaper позволяет компании сделать это самостоятельно», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.

В Nopaper клиент сам может настраивать маршруты подписания и сроки отправки документов

«На практике все сложнее» — с чем столкнулись при переходе на КЭДО

Когда компании смотрят демонстрации работы сервисов КЭДО, все кажется простым и понятным. Однако на деле внедрение новой системы не всегда проходит так же гладко, как на презентации менеджера по продажам. У сотрудников появляются вопросы по работе с сервисом, подписанию электронных документов. На 1-2 вопроса кадровый специалист еще ответит, а вот на 100 — затруднительно. На время внедрения в сервисе для каждого сотрудника открыли отдельный чат с персональным менеджером и специалистами техподдержки.

«Несмотря на то, что приложение максимально простое,  когда подключаешь к нему сотрудников, у каждого появляется вопрос: кто-то не может зайти, кто-то беспокоится, точно ли подписался документ. На помощь приходят инструкции и чаты с техподдержкой. В Nopaper быстро отвечают, решают вопросы и даже после внедрения продолжают консультировать нас по подписанию документов», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.

У каждого клиента Nopaper есть чат с персональным менеджером и специалистом техподдержки, который остается и после внедрения сервиса.

«После внедрения команда Nopaper продолжает помогать нам: подключает сотрудников в компанию. Я  отправляю в техподдержку запрос на добавление нового участника: указываю ФИО, контакты и почту, куда должно прийти приглашение. Они все отправляют. Кандидат после выпуска подписи направляет заявление о приеме на работу. В это время я через 1С формирую приказ, прикрепляю отдельно трудовой договор и отправляю их на подпись. Весь процесс занимает не более одного дня», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.