От лида до оплаченного счета: как компаниям организовать цикл сделки

Обычно опытный сотрудник отдела продаж тратит примерно 15-20 минут рабочего времени на подготовку договора, счета и акта своему клиенту. Если представить, что в отделе продаж из 10 человек каждый из сотрудников заключает хотя бы одну сделку за рабочий день, получается, что за год на подготовку документов уходит 660 часов рабочего времени или более 4-х рабочих месяцев. Это время можно потратить на общение с клиентами и заключение новых сделок.

У большинства b2b компаний цикл сделки выглядит следующим образом: после договоренностей с менеджером и согласования товаров/услуг, клиент отправляет карточку предприятия и ожидает получить договор, подписанный исполнителем, а также счет на оплату. Часто между договоренностью о начале работ и получением документов проходит более одного рабочего дня, а иногда этот процесс может растянуться на неделю.

Я подготовил несколько принципов, которые помогут ускорить процесс заключения сделки и создания документов.

1. У всех сотрудников должен быть один источник, откуда они берут актуальные шаблоны документов.

Например, таким источником может быть облачное хранилище, в которое всегда загружаются последние актуальные шаблоны документов компании. Благодаря этому, можно избежать ситуаций, когда сотрудник отправляет клиенту версию документа, которая уже устарела. 

2. Используйте лид-формы или опросники собранные на Гугл-формах, чтобы собрать недостающую информацию для заключения договора.

Такой подход позволит вам оптимизировать процесс сбора данных и подготовки документов. Например, если для заключения договора вам нужно собрать дополнительную информацию (название юридического лица, задачи, информацию о задачах, которую хочет решить клиент, контакты ответственного лица для связи и.т.п.), вы можете один раз подготовить нужный опрос на Гугл-формах или его аналоге. 

Клиент заполнит необходимые данные, а у вас уже будут вводные. Не придется отвлекать клиента уточняющими вопросами, отправлять их в чате, а также систематизировать их перед началом подготовки договора.

3. Внедрите ЭДО для быстрого подписания документов.

Треть компаний в России уже внедрила ЭДО как один из способов подписания документов с контрагентами. Да, данный способ отправки и подписания документов по-прежнему не является основным и многие продолжают работать «по старинке», однако, с каждым годом процент компаний, готовых подписать документы через ЭДО растет. Скорость подписания с применением ЭДО в разы выше, чем обычная бумажная бюрократия. Еще одним важным преимуществом работы через ЭДО является возможность оперативно находить нужные документы, не обращаясь к бумажным архивам за поиском нужного договора, счета или акта. Все нужные документы всегда есть в ЭДО и экземпляр всегда можно оперативно найти.

4. Заведите реестр документов, для того, чтобы всегда знать о действующих контрактах и заблаговременно напоминать о необходимости их пролонгации.

Это позволит своевременно продлевать контракты и автоматизировать рутинные процессы. В реестре можно распределить документы по разным проектам, чтобы не создавать хаос. Актуальная информация всегда будет под рукой. Такой подход помогает избежать каких-либо задержек.

5. Подключайте внешние решения для автоматического заполнения части данных из справочников.

У многих компаний есть ряд данных, которые остаются без изменений: ИНН, адрес, название и другие. Если заполнять документы вручную, то приходится каждый раз заполнять эту информацию заново. Чтобы сократить цикл сделки, воспользуйтесь сервисами, которые автоматизируют такие процессы.

Это может быть собственное решение, интегрированное с ЕГРЮЛ и другими внешними справочниками, сервис автоматизации работы с шаблонными документами «Форма» и его аналоги. Используя автоматизированные системы вы можете сэкономить сотни часов сотрудников, а также минимизировать количество ошибок в документах.

6. Настройте автоподстановку данных в ваших шаблонах Word и Excel.

Принцип такой же, как и в предыдущем пункте. Вместо того, чтобы каждый раз заполнять данные вручную, их можно заносить в документ автоматически. Не нужно будет заново генерировать таблицы и вносить одну и ту же информацию. Шаблоны ощутимо упростят рабочий процесс.

7. Отправляйте финальный документ без возможности редактирования. 

Финальный документ отправляется, когда все нюансы улажены. Отсутствие возможности редактирования обезопасит вас. Тогда другая сторона сделки не сможет изменить в документе что-либо без вашего ведома.

Эти принципы помогут вам быстро и легко организовать процесс заключения сделки и создания документов. Используйте современные решения, чтобы облегчить и ускорить работу.