Внедрение процессного портала Счетной палаты РФ на базе ПО SILA Union

Заказчик

Счетная палата Российской Федерации (СП РФ) является постоянно действующим высшим органом внешнего государственного аудита и контроля, чья деятельность регулируется Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 41-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации». Она подотчетна Федеральному Собранию Российской Федерации.

Счетная палата способствует повышению прозрачности и эффективности использования бюджетных средств и государственных ресурсов, а также усиливает подотчетность органов власти и ориентирует их работу на интересы общества.

Описание проекта

Проект включает в себя моделирование процессов в системе SILA Union и создание единого окна для работы с процессами Счетной палаты РФ.

• Длительность проекта: начало — июнь 2022 года, запуск — декабрь 2022 года.

Реализация проекта

До создания процессного портала инструменты процессного управления внедрялись постепенно и использовались в различных информационных системах. С начала цифровой трансформации сотрудники Счетной палаты научились анализировать процессы, создавать их модели, оптимизировать, выявлять проблемы и формулировать предложения по улучшению, а также разрабатывать проекты изменений во внутренних нормативных документах, соответствующие процессному подходу.

Процессный портал объединил все элементы системы процессного управления Счетной палаты в единую платформу:

• Консультант Плюс — переход к регулирующим документам по процессу.
• Jira Software — отслеживание активностей по работе с процессом и создание задач на изменение процесса.
• Палата идей — подача инициатив по процессу и мониторинг реализации поданных инициатив.
• SILA Union — переход к модели процесса.

Полное моделирование процессов и групп процессов было осуществлено с использованием программного обеспечения SILA Union. Эта система позволяет создавать модели процессов, указывая порядок действий, атрибуты и используемые материалы. Портал обеспечивает возможность перехода к необходимым моделям процессов через гиперссылки.

Внедрение Процессного портала повысило прозрачность работы над изменениями процессов в СП РФ, что, в свою очередь, увеличило вовлеченность сотрудников в оптимизацию деятельности: они получили доступ к информации о текущих проектах, могут делиться своими идеями, подавать заявки на участие в проектах по оптимизации или указывать на существующие проблемы в процессах.

Кроме того, Процессный портал ускорит темпы цифровой трансформации за счет налаживания прямой коммуникации между владельцами процессов, сотрудниками СП РФ и методологами процессного управления.

Согласно каталогу процессов СП РФ, «Повышение операционной эффективности» является ключевой группой процессов развития, включающей:

• Ведение каталога процессов и базы моделей Счетной палаты, подготовка паспортов процессов.

  

• Оптимизация процессов внутри Счетной палаты.
• Организация и проведение исследований уровня удовлетворенности качеством внутренних сервисов.
• Сбор и внедрение инициатив из Палаты идей.

После запуска Процессный портал охватил все процессы повышения операционной эффективности СП РФ. Примеры использования портала в этих процессах представлены на картах клиентского пути.

Описание работ

Разработка процессного портала осуществлялась с применением продуктового подхода.

Анализ рынка и создание процессного портала

Формирование продуктовых гипотез

В рамках анализа рынка и поиска готового решения для создания процессного портала были сформированы несколько продуктовых гипотез, которые послужили основой для дальнейшей работы:

1. Обоснованные управленческие решения: Если информация о процессах и аналитика будут собраны в едином портале, владельцы процессов и руководители смогут принимать более обоснованные управленческие решения.
2. Ускорение поиска информации: Если вся информация о процессах Счетной палаты будет доступна в одном портале, сотрудники смогут в два раза быстрее находить необходимую информацию для работы.

Проведение исследований

Для проверки гипотез была проведена серия глубинных интервью с потенциальными пользователями, а также онлайн-анкетирование для всех сотрудников Счетной палаты РФ. На основании полученной информации был составлен бэклог продукта и разработан кликабельный прототип будущего процессного портала.

Тестирование и разработка MVP

Прототип был протестирован с потенциальными пользователями, что позволило внести необходимые корректировки. На основе полученных данных был разработан MVP продукта, который прошел тестирование как с технической точки зрения, так и с точки зрения пользовательского опыта.

Запуск процессного портала

Рабочая версия процессного портала была создана и наполнена контентом. Портал был запущен с открытым доступом для всех сотрудников Счетной палаты на внутреннем портале. Также была внедрена базовая система аналитики посещаемости страниц.

Результаты внедрения

Процессный портал стал инновационным продуктом для государственных органов, так как существующие на рынке решения имеют узкую специализацию. Продукт Счетной палаты РФ отличается системной оценкой всех аспектов процессного управления.

Интеграция с другими системами

Для работы продукта была реализована возможность автоматического обмена информацией с несколькими системами:

• Управление проектами и поручениями СП РФ
• Система управления процессами
• Электронная почта
• Консультант Плюс
• Модуль «Палата идей»
• Microsoft AD

Культура прозрачности и сотрудничества

Продукт способствует формированию культуры прозрачности и сотрудничества между ответственными за процессы и рядовыми сотрудниками. Каждый сотрудник имеет возможность комментировать процессы, подключаться к командам оптимизации и создавать ценность для процессов.

Гибкость и развитие продукта

Портал обладает гибкими возможностями изменения структуры и архитектуры на основе обратной связи от сотрудников через систему шаблонов и настраиваемых макросов, что позволяет непрерывно развивать продукт.

Поиск информации

Реализован 3-х уровневый поиск, который позволяет сотрудникам получать информацию о процессах в режиме онлайн:

1. Поиск по совпадению в названиях процессов/продуктов или по владельцу процессов.
2. Ассоциативный поиск через теги.
3. Поиск по любому слову или выражению во всех карточках процессов и прикрепленных файлах.

Уникальный опыт оптимизации процессов

В продукт встроен уникальный опыт процессного офиса Счетной палаты по оптимизации процессов, включая автоматическое формирование типовых шагов реализации проекта по оптимизации.