Как «продать» BI руководству и успешно внедрить систему

Какую выгоду приносит BI

Сегодня, когда у российского бизнеса есть опыт использования бизнес-аналитики, зрелые компании даже не ставят вопрос, выгоден ли им BI. Проведем параллель с CRM: 10 лет назад все обсуждали, нужно ли компаниям внедрять эту систему, сейчас никаких сомнений нет.

Если говорить про конкретную выгоду от BI, то плюсов много, но самый важный в том, что процессы управления становятся намного быстрее. Как происходило раньше: запускаешь инициативу, она отрабатывается, потом долго и мучительно собираешь данные в полуручном режиме, оцениваешь их и понимаешь, что не надо было, например, запускать продукт. И на это осознание уходит полгода.

Мир меняется все быстрее и быстрее — процессы ускоряются и в государственных, и в крупных коммерческих организациях. Когда компании получают аналитические данные на следующий день или вообще в режиме реального времени, это экономит огромное количество ресурсов, которые уходили на неправильные инициативы.

Также важно понимать, что проект по внедрению BI никогда не существует изолированно. Это комплексный проект по управлению на основе данных. Он, конечно, включает в себя BI, но еще и совершенствование источников данных, развитие соответствующих бизнес-процессов, рост компетентности команды и управленческих практик. Если управленческих практик нет, то все остальное тоже эффективно работать не будет.

Можно ли внедрять BI с некачественными данными

Идеально качественных данных вообще не бывает. Все данные в какой-то степени некачественные, потому что они только часть отображения реального мира. Но бывают полезные данные, и определить, полезны ли они, можно только в рамках конкретной задачи, поэтому подход «сначала сделать данные идеальными, а потом внедрить на них аналитику» не работает. 

Видел примеры: в компании решают сначала внедрить систему нормативно-справочной информации и рассчитывают, что уже после внедрения аналитика взлетит. Обычно проходит год-два, НСИ внедряется, но аналитика все равно не взлетает. Причина в том, что без внедрения BI хотя бы в минимальном варианте нельзя понять, достаточно ли данных для решения задач организации. 

Конечно, необходимо улучшать источники, процесс сбора и даже культуру работы с данными. Ведь если человек не понимает, зачем нужны данные, которые он вводит в систему, и какие решения на их основе принимаются, то у него не будет мотивации вводить данные качественно. Но улучшения эффективны лишь тогда, когда их можно увидеть, измерить. Именно поэтому эффективно внедрять BI только параллельно с улучшением качества данных.

Кто поможет с внедрением BI

Как правило, оптимальным подходом для внедрения BI оказывается подключение интегратора-консультанта на первом этапе внедрения, а затем уже создание внутренней практики, команды, которая будет поддерживать и развивать решение. Также часто интеграторы подключаются на разовые большие задачи, для которых сил внутренней команды не хватает.

Софтверные вендоры BI-продуктов в свою очередь могут помочь с методологией внедрения. Полезная информация находится в том числе в открытых источниках — на сайтах разработчиков и на их YouTube-каналах.

Опасения при внедрении BI и как с ними справиться

Предположим, компания не использует BI-системы. В этом случае страх аналитика, руководителя отдела аналитики или специалиста ИТ-отдела, который хочет запустить процесс внедрения BI в компании, получить отказ обоснован. Бывали ситуации, когда после демонстрации дашбордов руководитель говорил, что бизнес не будет ими пользоваться и не надо было тратить ресурсы на подготовку.

Обычно такие проблемы возникают, если специалист, который пытается запустить процесс, заранее не узнал, что нужно руководителю. Аналитику интересно изучать данные, оформлять их красиво и правильно. А руководителя волнуют другие вещи: с утра пришла налоговая, днем возникли проблемы с конкурентами, под вечер нужно обсуждать кредит. Если просто показать красивый дашборд, скорее всего его это не зацепит. Поэтому, как и в любых переговорах, сначала лучше узнать, какая есть потребность, какие есть боли в области вычисления показателей. Например, бизнес не понимает, что у него с дебиторкой или с отгрузкой по продуктовым категориям до окончания месяца. Если сначала выявить потребность, а потом приступить к реализации дашбордов, проблем точно не будет.

Конкретные советы:

1. Спросите руководителя напрямую. Конечно, он может быть не всегда доступен. Но можно получить от него принципиальное согласие и обсудить подробности с руководителем минус один. Потом, до старта создания дашбордов и загрузки данных, опишите задачу, отправьте руководителю и попросите дать обратную связь;
2. Возьмите для демонстрации один показатель — важную цифру из итогового отчета, который смотрит руководитель. Раскрутите, откуда она берется, и покажите: вот важная цифра, ее вручную вбивает сотрудник, которому по телефону ее назвали другие люди. Потом ее три раза пересчитывают в разных Excel-файлах, да еще с ошибками в формулах и допущениями, которые никто не согласовывал. Цифра получается «нарисованная» и очень далекая от реальности. После этого обычно приходит осознание, что можно выделить больше ресурсов на аналитику.

Кроме того, таким образом вы снимаете свои риски. Представьте, что вы получили одобрение на реализацию проекта, а выясняется, что нужных данных нет. В рассмотренном примере все уже понятно, цепочка построена.

В заключение хочу подчеркнуть, что сегодняшний рынок — это рынок сотрудников, так как качественный BI больше нужен руководителю, а не аналитику. Хорошего аналитика, у которого есть технологическая и математическая подготовка, понимание бизнес-процессов, найти очень сложно. Если вы развиваете эти компетенции, то проблем с трудоустройством точно не будет. А если какой-то руководитель этого не понимает, то вы найдете компанию лучше. Бояться нечего: перспективы BI-аналитиков в России многообещающие.