От боли к результатам: как быть эффективным руководителем

Ожидание: стал директором, команда работает как часы, ты слушаешь классику и даешь мудрые советы, а в воскресенье ходишь в спортзал.

Реальность: стал директором, работаешь как лошадь, выходных нет, кофе внутривенно, задачи внутримышечно.

Всю работу руководителя можно условно разделить на два блока:

1. Работа с неопределенностью. Здесь критически важным является масштаб мышления руководителя, способность выносить верные суждения и принимать решения.

2. Работа с регулярно возникающими управленческими ситуациями. Именно для таких ситуаций в компании должны работать хорошие практики регулярного менеджмента (ПРМ).

Что же такое практики регулярного менеджмента?   Как системная работа с казалось бы рутинными процессами может помочь руководителю и всей компании?

Регулярный менеджмент

Практики регулярного менеджмента (ПРМ) — это конкретные управленческие действия, повторяющиеся по календарю или в ответ на стандартные обстоятельства. Например, обратная связь, планирование, делегирование, проведение совещаний и т.п.

Собственно, применение практик создает такие условия в организации, которые снижают вероятность управленческих ошибок до минимума, берегут нервы и здоровье руководителя и, как ни странно, экономят время всей команды. Есть такое выражение в менеджменте: когда мы планируем, времени становится больше.

Согласно исследованию, которое компания ЭКОПСИ проводила в 2020 году, наибольшей устойчивости и роста экономических показателей достигают компании, где руководители уделяют регулярному менеджменту больше времени и внимания. К эффектам от внедрения практик регулярного менеджмента можно отнести:

• рост выручки;
• сокращение простоев;
• повышение качества продукции;
• снижение себестоимости;
• привлечение и удержание лучших специалистов;
• внедрение передовых маркетинговых идей;
• увеличение доли рынка.

7 ПРМ для эффективной управленческой работы

Далее обозначим 7 практик регулярного менеджмента, которые необходимы каждой организации, вне зависимости от отрасли.

1. Планирование

Планирование необходимо для того, чтобы определить:

• как достигать конкретных целей;
• как решать конкретные проблемы.

Часто планирование понимается как составление списка дел. А иногда им и вовсе пренебрегают, считая, что ситуация меняется слишком часто, а значит и планировать бессмысленно. Но на самом деле управленческое планирование — это принятие решения про будущее: чего именно достигать и каким путем. Лишь потом возникает график дел по реализации плана.

Планирование — стартовая точка управленческого цикла, который состоит из практик делегирования, контроля, обратной связи и т.д.

2. Делегирование и контроль

Делегирование — одна из самых острых тем, особенно для начинающих руководителей, которые часто рассуждают по принципу «хочешь сделать хорошо, сделай это сам». Чтобы вести бизнес к масштабированию, с практикой делегирования стоит подружиться.

Некоторые законы делегирования:

• баланс между «разжевыванием» (слишком детальным инструктированием) и «ленивым делегированием» (когда сотруднику говорят: «Займись этим», а дальше все отдается ему на откуп, без пояснения образа результата, сроков выполнения задачи и т.д.)
• мотивированность конкретного исполнителя (вовлеченность сотрудника, его понимание задачи, готовность ее исполнять, в том числе, наличие времени на ее исполнение, и многие другие факторы).

Выполнение задач необходимо контролировать. Для многих руководителей философия контроля заключается в двух этапах:

• подчиненные должны отчитаться о проделанной работе;
• подчиненные получают новые указания.

Существует и иной подход: подчиненный информирует руководителя о действиях, которые он собирается предпринять. Если руководитель видит необходимость коррекции — он про это говорит. В противном случае — не вмешивается. Это помогает руководителям избавиться от тревоги, микроменеджмента и освободить время для более важных дел. А подчиненным дает дополнительную самостоятельность и мотивацию.

3. Обратная связь

Существует много разных алгоритмов предоставления обратной связи, чтобы закреплять эффективное и корректировать неэффективное поведение сотрудников. Используя алгоритмы, важно помнить о правилах эффективной обратной связи:

• конкретность, только про факты и конкретные действия;
• безоценочность и фокус на поведении, исключая переход на личности;
• своевременность, т.е. разговор должен произойти сразу после действия, а не через месяц.

4. Совещания

Сложно представить себе современную организацию без совещаний.

Но все ли совещания проходят эффективно? Позвали не тех, не туда, повестка не ясна, все спорят, а результата нет — вот те немногие симптомы неэффективных совещаний, с которыми сталкиваются руководители.

Для того, чтобы совещание прошло успешно и продуктивно, используются специальные технологии. Вот некоторые их элементы:

• есть четко сформулированная цель совещания;
• все участники знают повестку (план встречи);
• фокус внимания группы держится на основном вопросе;
• после совещания составляется протокол, где зафиксированы договоренности, дальнейшие действия и ответственные лица.

5. Кадровые решения

К кадровым решениям мы в ЭКОПСИ относим процедуры подбора, перемещения и увольнения, а также удержание сотрудников, когда возникает такая необходимость. Если вы до сих пор считаете, что этим должен заниматься HR, то сегодня — тот самый день, чтобы посмотреть на взаимодействие с командой иначе.

Руководитель должен уметь грамотно проводить интервью по компетенциям, чтобы подбирать к себе в команду подходящих людей. Важно также уметь правильно проводить беседу по увольнению. Есть и менее очевидные практики, например, беседа по исправлению поведения сотрудников. Многие нюансы, связанные с управленческой работой, особенно по взаимодействию с подчиненными, кажутся сложными. Хорошая новость: уже существуют структурированные подходы и эффективные алгоритмы, которые помогут решать многие кадровые вопросы гораздо проще.

6. Оценка эффективности и потенциала сотрудников

Мы понимаем эффективность как вклад сотрудника в достижение результата в сочетании с тем, насколько поведение человека при достижении результата соответствовало принципам бизнес-этики.

Оценка потенциала позволяет понять, насколько сотрудник будет эффективен при повышении или ротации, т.е. насколько успешно он сможет решать новые задачи и готов ли он к ним.

Сейчас это особенно актуально, т.к. наряду с постоянно меняющейся внешней средой, меняются и требования бизнеса к сотрудникам. Компаниям нужны люди, которые способны быстро переключаться между различными сферами деятельности, добиваясь синергетического эффекта, без труда переходить к решению совершенно новых, незнакомых задач. Поэтому современные руководители должны владеть базовым принципам и подходам, как проводить оценку вклада сотрудников и беседовать с сотрудниками на тему эффективности, определять их потенциал.

7. Развитие команды

Развитие — это изменение поведения человека, которое приводит к устойчивым позитивным переменам в его работе, а также отказ от действий, которые снижают эффективность сотрудника. Наиболее популярные сейчас практики развития персонала:

• проведение диалога о развитии
• процесс наставничества.

21 марта стартует открытый курс «Академия ПРМ» — программа профессионального управленческого обучения для руководителей и собственников бизнеса.
Подробнее про Академию ПРМ читайте здесь.