Все, что нужно знать об ответах на запросы ФНС по самозанятым

Почему может прилететь «письмо счастья»

ФНС неоднократно предупреждала, что режим НПД нужен для легализации теневого предпринимательства — таксистов, фотографов, граждан, сдающих квартиры, пекущих торты, и так далее. Однако есть недобросовестные предприниматели, которые используют этот режим, чтобы сэкономить на фонде оплаты труда.

Налоговая служба периодически проверяет бизнес, который сотрудничает с самозанятыми, чтобы выяснить — там экономят на налогах и взносах, или действительно такие отношения законны. Руководствуются налоговые инспекторы письмом ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674 (а ранее — письмо ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@). 

В запросе от ФНС наверняка будут слова: «Ваша организация находится в зоне риска по злоупотреблению правом при применении труда самозанятых граждан». Это письмо составляет автоматизированная система на основе анализа деятельности вашей организации. Она анализирует:

• Периодичность и размер выплат самозанятым. Оплата 2 раза в месяц равными суммами напоминает зарплату.
• Взаимосвязь самозанятых, их клиентов и бывших работодателей. Самозанятому нельзя работать у заказчика, который менее двух лет назад был его работодателем.
• Среднесписочную численность в организации. Например, если в компании один сотрудник по трудовому договору и 20 самозанятых — это подозрительно.
• С кем еще сотрудничает самозанятый. Работать только с одним заказчиком самозанятому не запрещено, но соответствующие выводы налоговая может сделать.

Если по результатам предварительного анализа у организации обнаружат признаки нарушений, в компанию придет «письмо счастья».

Что важно:

Если указанное письмо от инспекторов не содержит перечня конкретных нарушений с предложением их исправить — просто напишите ответ, что да, с самозанятыми работаете, у вас с ними гражданско-правовые отношения. Заодно проверьте, что признаков трудовых отношений с ними действительно нет.

Если же в письме прямо указан перечень нарушений — нужно по каждому из них написать пояснения.

На какие нарушения может указать ФНС

Перечень нарушений зависит от конкретных обстоятельств дела и от того, что у вас указано в договоре с самозанятым. Перечень может быть таким:

• Физлицо вынуждают зарегистрироваться в качестве самозанятого для заключения с ним договора. Требование могут указать в вакансиях: «обязательное условие — регистрация в качестве самозанятого».
• Исполнителю платят не за конкретный результат работы, а за рабочее время и выполнение трудовой функции. Он постоянно участвует в рабочем процессе, а не выполняет разовые задания.
• В договоре указана конкретная профессия, должность, вид поручаемой работы. Момент спорный, но налоговые инспекторы смотрят на совокупность обстоятельств.
• А вот этот критерий в совокупности с предыдущим — «фатальное комбо»: исполнитель подчиняется общему трудовому распорядку, режиму рабочего времени. Если самозанятый обязан начинать работу в 9:00 и заканчивать в 18:00 — это не самозанятый. Плательщик НПД должен сам выбирать, когда ему выполнять услугу.
• Заказчик создает для самозанятого условия труда, предоставляет рабочее место, снабжает материалами, оборудованием, инструментами. В этом случае должны быть договоры аренды оборудования, рабочего места, механизм предоставления материалов.
• Исполнитель подчиняется конкретному руководителю, есть контроль деятельности. 
• Самозанятых распределяют в связи с производственной необходимостью. Это спорный момент, но, если у вас из наемных сотрудников только гендиректор — могут быть вопросы.

Даже если после запроса ФНС на бумаге показать «все гладко», проверяющие все равно будут изучать ваши отношения с самозанятыми. В том числе, могут их опросить.

На что еще ФНС обратит внимание

Даже если у вас грамотно составленный договор ГПХ, и там нет ни намека на трудовые отношения, а все ваши самозанятые в голос твердят налоговым инспекторам, что они тут не работают, а лишь оказывают услуги, есть еще ряд признаков, которые ФНС обязательно будет трактовать не в вашу пользу.

Речь в первую очередь о признаках, характерных для трудовых отношений:

• материальная помощь, надбавки, премии, районные коэффициенты, компенсации, бонусы;
• условия о материальной ответственности — например, отдельный договор;
• наличие самозанятого в графике отпусков или смен;
• издание приказов, по которым самозанятых отправляют в командировки или на обучение;
• выговор, предупреждение, иными словами наличие дисциплинарных взысканий в отношении самозанятых;
• направление на медосмотр, включение в журналы по охране труда, пожарной безопасности, в журналы инструктажа на рабочем месте;
• оформление постоянного пропуска на территорию организации — спорный момент, зависит от остальных факторов;
• оплата самозанятому вознаграждения в рамках зарплатного проекта, чтобы снизить комиссии. Тут стоит обратить внимание на договор с банком — позволяет ли он оплату не только работникам с указанием соответствующего назначения платежа.

В итоге, если налоговые инспекторы заинтересовались вами и прислали конкретный перечень нарушений — ждите детальной проверки. Чтобы не доводить до этого — позаботьтесь о правильном построении отношений с самозанятыми заранее. Иначе вполне возможны доначисления НДФЛ и взносов. Если же налоговики конкретных нарушений не указали — просто ответьте на письмо, игнорировать его не стоит.