Как недосмотры в корпоративном учете могут привести к миллионным затратам

Крупный бизнес принимает решение о цифровой трансформации, выбирает эталонного подрядчика для внедрения ERP-системы и заказывает автоматизацию. Что здесь может пойти не так? Любая опытная компания-интегратор начинает новый проект с того, чтобы изучить бизнес клиента, разложить цепочки действий одна за другой и выстроить логику автоматизируемых бизнес-процессов. Когда в этой логике выявляются те или иные пробелы, а заказчик не может их прояснить, затраты на проект по автоматизации начинают сильно превышать план — и здесь речь идет не только про финансовые, но и про временные риски, которые могут оказаться для крупного бизнеса даже более критичными.

Для наглядности приведу топ-5 самых показательных примеров таких пробелов в логике процессов из личного опыта:

1. Расхождение методологии учета внутри группы компаний.

Сотрудники оптового отдела отгружали и учитывали жидкие продукты по их массе, тогда как розничный бизнес разливал полученную жидкость и считал продажи по объему в литраже. Таким образом между компаниями в группе всегда была недостача, а разница в оборотах даже привлекла внимание контролирующих органов.

2. Неправильная отчетность и огромный штраф.

Когда российский бизнес обязали перейти на систему маркировки «Честный ЗНАК», клиент сформулировал запрос следующим образом: «Просто выгружайте все сведения о товарах через API». Несмотря на наши попытки получить более детальную постановку задачи, не все нюансы бизнеса были проговорены. В результате через полгода регулятор выставил многомиллионный штраф за неверную отчетность о полутора тысячах сделок.

3. «Грязные» данные о продажах.

Маленький бизнес не задумывался о единых правилах ведения учета номенклатурных позиций. При масштабировании выяснилось, что в учетной системе запросто могли соседствовать строки «Банка Колы 0,33» и «Coca-Cola, 330 мл». Мы понимаем, что в жизни это один и тот же товар. Но с точки зрения учетной системы, это две совершенно разные позиции. Хорошо, что специалисты заметили разницу в учете SKU и консолидировали все данные. Без этой консолидации подсчет продаж по итогам отчетного периода выдал бы совершенно бесполезные результаты.

4. Неверный учет себестоимости в одном регионе.

Группа компаний с международным присутствием долго не могла понять, почему реальная прибыльность сделок постоянно оказывалась ниже расчетной. В конце концов выяснилось, что при расчете себестоимости в систему забыли заложить наем частного охранного предприятия для сопровождения груза — обязательное условие для трансграничных перевозок в Таджикистане. Эта статья расходов проходила только по системе бухгалтерского учета, но не учитывалась в системе коммерческого учета.

5. Недостача ложек.

Самый запоминающийся кейс в нашей практике. Одна очень крупная компания регулярно недосчитывалась сахара и палочек для перемешивания кофе на своих торговых точках. Автоматизированная система рассматривала чашку капучино исключительно в стандартной комплектации: стаканчик определенного размера, крышка к ней, порция кофе, фиксированный объем воды и молока, пакетик сахара и ложечка. Но в жизни все выглядит иначе: кто-то предпочитает пить кофе без сахара, кто-то наливает неполную чашку, а кто-то захватывает лишние «комплектующие» с собой. Кажется мелочью, но дело дошло до увольнений — сотрудники уходили, когда их несправедливо упрекали в недостаче. Решить проблему оказалось не так сложно: в автоматы зашили невозможность остановить наливание кофе раньше времени, а сам учет порций и комплектующих в системе изменили.

Понятно, что на раннем этапе развития компании все эти ошибки, несостыковки или просчеты кажутся несущественными — у начинающего бизнеса есть более важные вопросы, чем пересчет ложек или унификация учета напитков в таблице продаж. Но по мере роста компании, а вслед за ней выстраивания и масштабирования ИТ-экосистемы, эти мелочи накапливаются и в дальнейшем сказываются на статье расходов. Как писал Самуил Маршак, все «оттого, что в кузнице не было гвоздя».

Чтобы проект по автоматизации увенчался успехом, все подобные «мелочи» следует выявить и исправить заранее — желательно, на этапе предпроектного обследования бизнес-процессов. И здесь очень важно активное участие со стороны заказчика, потому что никто не знает тонкости конкретного бизнеса лучше его владельца.