Как составить план внедрения программного обеспечения договорного учета

Существуют различные виды прикладного программного обеспечения для автоматизации организаций. Возможно, самыми популярными являются бухгалтерские решения, приложения для работы с клиентами и рекламно-маркетинговые сервисы. Но бизнес-процессы организации не сводятся только к бухгалтерии и рекламе. Существуют прочие группы внутренних процессов т.н. бэк-офиса, среди которых выделяют четыре ключевых блока:

1. ИТ поддержка сотрудников и внутренней инфраструктуры.
2. Кадровое делопроизводство и управление персоналом (HR).
3. Секретариат и канцелярия (административное делопроизводство).
4.  Договорной учет.

Указанные выше группы задач обеспечивают поддержку основной деятельности, но при этом не затрагивают работу с клиентами. Если проводить аналогию с театром, то бэк-офис это «закулисье», которое не видят «зрители» (клиенты), но без «закулисья» невозможно проведение «спектакля» (основная деятельность).

Перечисленные выше группы внутренних процессов являются не менее важными, чем бухгалтерия или работа с клиентами. В данном обзоре приведем анализ планирования внедрения программного обеспечения на примере «договорного учета». Приведенный ниже пошаговый план можно также взять за основу для программных решений по других задачам и процессам.

Пример пошаговой инструкции для планирования внедрения программы договорного учета.

1. Выделение бизнес-процессов

Вначале необходимо проанализировать, каким образом сейчас организован договорной учет. Какие сотрудники задействованы и какая у каждого роль при работе с договорами. После чего, на основании данного анализа выделить соответствующие бизнес-процессы.

1.1: Анализ текущих процессов

• Сбор информации: Проведите интервью с сотрудниками, которые работают с договорами (юристы, менеджеры, бухгалтеры).
• Документирование процессов: Зафиксируйте, как сейчас происходит работа с договорами: от создания до архивирования.
• Определение ключевых этапов: например:
  • Обработка заявки.
  • Создание договора.
  • Согласование.
  • Подписание.
  • Исполнение обязательств.
  • Контроль сроков.
  • Архивация.
• Определение списка сотрудников, вовлеченных в каждый этап, и оценка затрачиваемого времени на каждый этап.

1.2: Выявление слабых мест в текущем регламенте договорного учета

• Выявление мест, где возникают временные задержки.
• Выявление мест, где дублируются обязанности разных сотрудников
• Выявление задач (процессов), которые занимают больше всего времени (например, ручной ввод данных, поиск документов, формирование шаблонов первичных документов или договоров).

1.3: Оптимизация процессов

• Найдите процессы, которые являются лишними в Вашем договорном учете. Или упростите процессы, устранив дублирующие шаги.
• Определите новые процессы, которые отсутствуют в текущем цикле договорного учета. Например, на практике часто встречаются ситуации, когда работа с предварительными заявками не включена в регламент договорного учета. Хотя процесс обработки входящей заявки (запрос коммерческого предложения) важный этап для победы в конкурсе, так как на качество ответа на заявку влияет на принятие решения со стороны заказчика. Аналогичным образом, правильное определение победителя Вашего конкурса позволит минимизировать вероятность выбора недобросовестного контрагента (поставщика или исполнителя).
• Определите группы задач (процессов) и этапов, можно автоматизировать с помощью программного обеспечения.

2. Составление плана внедрения.

После выделения бизнес-процессов и их анализа, можно переходить к формированию плана внедрения программного решения для учета договоров.

2.1: Сформулируйте четкие цели внедрения

• Чего вы хотите достичь:
  • Сокращение времени обработки договоров.
  • Уменьшение количества ошибок при согласовании.
  • Улучшение контроля за сроками исполнения.
  • Повышение прозрачности данных.
  • Прочие цели.

2.2: Выбор программного обеспечения

• Назначьте сотрудников, ответственных за выбор программы и дальнейшее внедрение
  • Если организация небольшая, решение могут принимать руководители или сотрудники, ответственные за договорной учет.
  • В крупных организациях можно сформировать отдельную команду:
    • Руководитель проекта.
    • IT-специалист (для настройки и интеграции).
    • Прочие сотрудники и роли.

2.3: Оценка бюджета

• Рассчитайте затраты на:
  • Приобретение ПО.
  • Внедрение (настройка, интеграция, миграция данных).
  • Обучение сотрудников.
  • Техническую поддержку.
  • Доработку программы под специфику Вашей организации.
• Проведите анализ рынка и составьте список подходящих программ договорного учета.
  • Список должен стоимость, правила лицензирования, политику обновлений и условия обучения и поддержки.
  • Также список должен описывать технологическую реализацию программы (веб-сервис, десктоп, формат базы данных, требования к дополнительному ПО и т.п.).
• ПО должно поддерживать базовый функционал:
  • Справочник контрагентов.
  • Учет договоров.
  • Контроль согласований.
  • Контроль исполнения.
  • Напоминания о сроках.
  • Прочие задачи договорного учета. Подробнее об этом есть отдельный обзор.

2.4: Планирование этапов внедрения

Разработайте поэтапный план, например он может включать пять этапов:

1. Подготовительный этап:
   • Сбор требований (описано выше в пункте 1.1).
   • Выбор поставщика ПО (описано выше в пункте 2.2).
   • Заключение договора на поставку и внедрение.
2. Настройка и адаптация:
   • Настройка ПО под специфичные требования организации.
   • Загрузка данных из прочих систем (при наличии) и реестров договоров из Excel.
   • Интеграция шаблонов документов и договоров.
   • Настройка отчетов.
3. Тестирование (или пилотное внедрение):
   • Проверка работы системы на тестовых данных и на базовом функционале.
   • Настройка сетевой версии с распределением прав доступа между пользователями.
   • Сбор первой обратной связи от пользователей и согласование возможных доработок с поставщиком программы.
4. Обучение сотрудников:
   • С применением инструкций и видеоуроков.
   • Проведение тренингов от разработчиков.
   • Подготовка дополнительных инструкций при необходимости.
5. Рабочий запуск (внедрение в эксплуатацию):
   • Переключение всех рабочих процессов договорного учета на программу.
   • Финальная настройка и оптимизация.
   • Создание регламентов (при необходимости) об обязательном применении программы на рабочих местах.

2.5: Определение сроков

• Обязательно определите сроки для каждого этапа. Даже если они будут предварительные, то это в любом случае позволит понимать временные затраты на каждый этап и придерживать календарного плана внедрения.
• Учтите возможные задержки. На практике всегда возникают форс-мажоры и необходимо быть готовыми к адаптации (изменениям) планов под текущие реалии.

3. Контроль и оценка результатов

Так как целью применения программного решения является повышение эффективности, то необходимо анализировать достигнутые показатели (например, уменьшение затрат времени или минимизация ошибок). Контроль и оценка результатов включает следующие шаги:

3.1: Периодический анализ (мониторинг) результатов работы в программе (раз в месяц или квартал).

• Контроль применения программы сотрудниками-пользователями. Анализ и оценка эффективности.
• В случае выявления признаков игнорирования программы сотрудниками, необходимо выявлять и устранять причины (недостаточное обучение, некорректная настройка программы, неверное распределение ролей между пользователями).
• Сравнение показателей до и после внедрения программы.

3.2: Постоянное улучшение

• Формирование пожеланий по доработке функционала и согласование обновлений с разработчиком. Для этого периодически собирайте обратную связь от сотрудников-пользователей программы. Результаты обратной связи формируйте в списки пожеланий и замечаний и передавайте разработчику на рассмотрение.
• На основе обратной связи и анализа данных вносите улучшения также в бизнес-процессы договорного учета. Программное обеспечение позволяет взглянуть на договорной учет более системно и структурированно.

Итог

Выявление правильных бизнес-процессов и формирования плана внедрения — это главные этапы для успешной автоматизации учета договоров. Детальное понимание текущих процессов и задач, правильный подход к выбору ПО и поэтапное внедрение помогут минимизировать риски и достичь поставленных целей.