Стоит ли внедрять WMS в «горячий» сезон

Если на складе отсутствует система автоматизации, предприятие сталкивается со множеством проблем:

• заказы обрабатываются медленно;
• сотрудники часто совершают ошибки;
• бизнес становится менее конкурентоспособным и теряет клиентов.

Современная WMS помогает навести порядок на складе, управлять сотрудниками, рационально распределять ресурсы.

С помощью системы автоматизации можно минимизировать:

• мошенничество;
• ошибки персонала;
• беспорядок на полках;
• простои, медленный сбор заказов сотрудниками;
• издержки;
• списания товаров с вышедшим сроком годности и т. д.

Кроме того, WMS система может понадобиться для: 

• организации адресного хранения товаров на складе;
• перехода на ЭДО;
• проведения инвентаризации без остановки работы склада;
• получения информации о реальных остатках на складе онлайн.

Несомненно, в «горячий» сезон WMS сэкономит силы и нервы вам и вашим сотрудникам. Вам не придется увеличивать штат, чтобы: 

• справиться с потоком заказов;
• сохранить качество работы и не потерять клиентов;
• не тратить время на поиск и отслеживание каждой складской единицы.

Внедрение WMS-системы в «горячий» сезон: почему «нет»?

Чтобы ответить на этот вопрос, давайте изучим основные этапы внедрения. Что необходимо сделать заказчику и поставщику, чтобы внедрить на складе WMS?

Шаг 1. Формирование технического задания

Реализация проекта внедрения WMS-системы начинается с анализа бизнес-процессов. На этом этапе нужно понять, какие у заказчика требования к системе, зачем она ему нужна, какие задачи заказчик хочет решить и т. д. Далее подключить к работе профильных сотрудников. Они будут консультировать исполнителя по вопросам логистики и IT-инфраструктуры. Кроме того, необходимо подключить к работе руководителя, который знает и понимает специфику внутренних процессов работы компании и склада.

Суть проблемы. Уже на начальном этапе требуется полное и тщательное погружение в проект. Если в это время у заказчика отчетный период, авралы и форс-мажоры, он не сможет составить четкое техническое задание. Скорее всего, даже если проект и получится довести до конца, заказчик будет разочарован, и его не устроит результат. 

Для успешного внедрения нужно участие сотрудников, которые полностью погрузятся в проект. Исполнитель просто не сможет автоматизировать склад без четкого и подробного технического задания, поддержки сотрудников и руководителя со стороны заказчика.

Шаг 2. Конфигурирование и настройка

На втором этапе работа ведется параллельно:

• осуществляется настройка обмена с учетной системой;
• выполняется конфигурирование и настройка WMS-системы. 

Сотрудники поставщика должны взаимодействовать с отделами, которые будут работать с WMS-системой, чтобы уже на этапе тестирования выявить слабые места и сразу их устранить.

Суть проблемы. Если персонал компании-заказчика не сможет оперативно отвечать на вопросы и предоставлять обратную связь компании-поставщику, второй этап займет много времени. Исполнитель просто не сможет двигаться дальше и проект останется в «подвешенном» состоянии.  

Шаг 3. Обучение и тестирование

На данном этапе сотрудники проходят обучение, происходит тестовый запуск системы. После выявления и устранения всех замеченных недостатков стороны приступают к подготовке запуска системы управления складом на объекте заказчика. 

Суть проблемы. От результатов обучения и тестирования зависит способность заказчика работать с введенной в эксплуатацию WMS и эффективность всего проекта в целом. Если в компании «горячий» сезон, то она просто не сможет принять участие в этих процессах и переход на следующий этап будет невозможен.

Шаг 4. Ввод системы в эксплуатацию

Приступить к этому этапу можно только после того, как будут выполнены все предыдущие шаги.

Суть проблемы. В «горячий» сезон компания занята тем, чтобы удовлетворить повышенный спрос, сохранить клиентов и увеличить прибыль. В этот период она не сможет сконцентрироваться на всем и сразу. Полный процесс перехода может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от масштаба компании. Не стоит рисковать репутацией и доверием клиентов.

Выводы

Чтобы процесс перехода на WMS прошел максимально быстро и эффективно, рекомендуем внедрять систему в наименее «горячий» для компании период и обязательно привлекать к работе профессиональных консультантов. Специалисты проанализируют бизнес-процессы и изучат специфику товаров, которые реализует компания. После чего предложат внедрить только те мероприятия, которые принесут результат, не выходя за рамки заранее утвержденного бюджета и в удобное для заказчика время.