Как повысить эффективность аудитов систем менеджмента

Аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021). Цель аудита состоит в сборе объективных свидетельств, которые позволяют выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др.

Для успешного аудита необходимо выполнение следующих условий:

• поддержка высшего руководства;
• наличие времени;
• обученный аудитор или группа аудиторов;
• документированные процедуры и записи (программа, планы, чек-листы, отчеты, проверка корректирующих действий);
• компьютер, планшет или телефон.

При планировании и проведении аудитов предприятия сталкиваются со следующими проблемами:

• отсутствие мотивации для проведения аудитов;
• недостаточно развиты компетенции у сотрудников для проведения аудитов;
• отсутствие времени для полноценного проведения аудитов;
• нет системности в проведении аудитов, а значит польза от проведения аудитов минимальна;
• персонал не воспринимает аудит, как способ улучшения;
• руководство не выделяет финансы для привлечения сторонних аудитов.

Многие из перечисленных проблем могут быть решены с помощью автоматизации процесса аудита (подробнее читайте на нашем сайте по ссылке). На данный момент во многих организациях планирование, проведение аудитов и контроль за выполнением корректирующих действий происходит с помощью документов Word или Excel.

Осуществление аудитов без использования программных решений требует большого количества времени и других ресурсов, а также часто приводит к ошибкам в работе: системным (например, ошибки в алгоритме проведения аудита, ошибки при формулировке вопросов, ошибки в справочной базе) и случайным (например, потеря данных при заведении, технический сбой, ошибки в расчетах. В связи с чем предприятия все чаще и чаще задумываются об автоматизации этого элемента системы.

Автоматизация аудита с помощью программного решения позволит повысить эффективность и качество процесса проведения аудита. Одним из таких цифровых решений и является программное обеспечение GRAIT Audit, разработанное в компании ГРЭЙТ (дочерняя компания ИнтерКонсалт). 

GRAIT Audit — облачное решение, автоматизирующее проведение внутренних аудитов и аудитов второй стороны. Принцип работы в программе представлен на рисунке ниже.

Преимущества GRAIT Audit:

• облачное решение, не требующее установки;
• свои и готовые чек-листы и их слияние;
• интеллектуальное планирование;
• работа с любого устройства и голосовой набор;
• готовые формулировки для отчета;
• загрузка фото или сканов;
• возможность подключения своего Яндекс.Диск;
• выгрузка отчетов в Word / Excel;
• управление несоответствиями.

Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для:

• организаций любого размера, любой отрасли, которые хотят оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
• консалтинговых и сертифицирующих компаний, призванных помочь бизнесу успешно развиваться;
• сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
• частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение и составление отчета по результатам аудита.

Программное решение помогает:

• оптимизировать работу и спланировать процесс проведения аудитов в любой компании;
• быстро и грамотно провести аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
• определить степень соответствия требованиям законодательства и установленным требованиям;
• определить слабые и сильные стороны предприятия;
• ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с любым уровнем подготовки без потери качества.

Наше видео покажет полные функциональные возможности GRAIT Audit.