13 смертельных грехов проведения совещаний

Почему проведение совещаний является злободневным вопросом во многих компаниях? Наверняка вы сами не раз были участником скучных, затянутых, неэффективных иногда даже бессмысленных совещаний. Люди сидят и думают, когда же все это кончится, когда он закончит так занудно говорить, когда же она перестанет перебивать? 

И почему несмотря на то, что в прошлый раз мы это уже обсуждали, дело не сдвинулось с места? Почему проведение совещаний остается таким сложным вопросом?

Давайте перечислим болевые точки проведения совещаний и принятие решений на них. Назовем их «13 смертельных грехов совещаний».      

1. Совещания рассматриваются частью или большинством сотрудников как бесполезная трата времени. 

2. Люди приходят на собрание неподготовленными и не знают, что будет обсуждаться. 

3. На совещании не обозначается повестка и время проведения, участники находятся в неопределенности и не понимают, что является самым главным вопросом и когда наконец-то они могут пойти заниматься делом на своем рабочем месте. 

4. Люди сбиваются с повестки и начинают обсуждать другие темы, из-за чего, во-первых, совещание затягивается, и, во-вторых, изначальный вопрос не решается. 

5. Ведущий собрания является слабым организатором, собрание идет не по плану, его часто перебивают, другие люди перехватывают инициативу. 

6. Высказываются преимущественно или вообще только те, кто более уверен в себе, кто более агрессивен, кто любит больше поговорить или тот, кто просто умеет говорить громко и перебивать других. 

7. Участники много спорят, иногда даже ругаются друг с другом, эмоциональный накал становится очень сильным, голос разума часто не слышен. 

8. Некоторые люди затягивают выступления. 

9. Некоторые участники не умеют четко и убедительно презентовать свои идеи. 

10. Организатор не использует технологии поиска и принятия решения, не пользуется известными эффективными инструментами управления группой, которые при их правильном применении позволяют вовлекать всех участников в обсуждение и настраивать людей на конструктивный диалог. 

11. На совещании не подводятся итоги и не фиксируются результаты обсуждения. 

12. Не распределяется ответственность между участниками собраний: кто и что будет делать по результатам обсуждения и принятых решений. 

13. Некоторые участники совещаний не хотят брать на себя ответственность, отнекиваются, пытаются отсидеться и уйти без принятых обязательств.

Если вы предупреждаете эти 13 ошибок, если вы следите за тем, чтобы данные «грехи» совершались как можно реже во время проведения совещаний, вы можете быть уверены, что ваши собрания будут эффективными! 

Упражнения для группы для избавления от 13 грехов проведения совещаний 

И теперь предлагаю вам 2 упражнения для тренировки вашей группы. Проведите их и вы увидите, насколько увеличиться эффективность проведения совещаний. 

Первое упражнение 

Выберите 3 из 13 пунктов, которые у вас проседают больше всего. В течение месяца перед каждым совещанием просматривайте эти 3 «греха», продумывая, как вы их предотвратите. 

Второе упражнение 

В течение месяца при проведении совещаний для подведения итога совещаний пользуйтесь следующим правилом РДО (решение — действия — ответственный).

1.    Р — какое принято решение

2.    Д — какие действия и в течение какого срока нужно совершить по поводу данного решения

3.    О — кто отвечает за действия, за контроль исполнения принятых решений.