Автоматизация финансового учета: сколько стоит и как быстро окупается

Автоматизация, автоматизация учета, автоматизация финансового учета — эти слова знакомы каждому предпринимателю. Звучит почти волшебно: раз-два — и все процессы сами по себе заработали! 

Однако в реальности грамотная автоматизация действительно упрощает работу, но не исключает участие человека. Особенно, когда речь идет о финансовом учете: без опытного финансового директора, который профессионально внедрит систему учета, обойтись невозможно.

 Автоматизация — это не просто внедрение программы для ведения финансового учета, а комплексная настройка системы учета под конкретные нужды бизнеса. Ее цель — не только фиксировать доходы и расходы, но и предоставлять глубокую аналитику, прогнозировать финансовые потоки и помогать принимать стратегически важные решения.

Зачем вообще нужна автоматизация

Перечислю некоторые вопросы на которые поможет найти ответы автоматизация на базе 1С УНФ в производственной компании:

• Каковы затраты на производство единицы продукции? 
• Как распределяются постоянные и переменные затраты в производственном процессе?
• Отслеживание состояний заказов и анализ их выполнения.
• Контроль потребности в сырье и материалах.
• Как уйти от кассовых разрывов.
• Контроль и анализ выполнения сдельных нарядов.
• Формирование производственного плана.
• Календарный график производства.
• Планирование сдельных нарядов.
• Расчет потребности в запасах.
• Планирование прямых и косвенных затрат.
• Где находятся основные «узкие места» в расходах компании? 
• Какие подразделения или цеха работают наиболее эффективно? 
• Как оптимизировать себестоимость продукции? 
• Какова точка безубыточности каждого продукта или производственной линии? 
• Сколько реально стоит производство конкретной партии товаров? 
• Какие издержки можно сократить без потери качества продукции? 
• Какая структура затрат позволяет выявить неэффективные участки? 
• Какие факторы влияют на рост затрат и как их минимизировать? 
• Насколько рентабельны инвестиционные проекты в модернизацию производства? 
• Какие направления производства приносят наибольшую прибыль? 
• Как  влияет сезонность и рыночные колебания на производственные показатели? 
• Какие сценарии развития бизнеса наиболее жизнеспособны с текущими затратами? 

Но не стоит думать, что автоматизация нужна в среднем и крупном бизнесе, для малого бизнеса это также актуально. 

Приведу пример, проект внедрения автоматизации финансового учета в  театральной студии, в которой занимается 15 коллективов. Главный режиссер, талантливый творческий человек и собственница студии, тратила 6 часов в неделю, а это 312 часов в год на ведение учета доходов и расходов в ручную — в тетрадке, с подсчетом итогов и определением прибыли. При таком способе учета было крайне сложно отследить динамику по каждому коллективу.

Я автоматизировала учет в Excel с помощью сводных таблиц. Итоги подводились по каждому коллективу ежемесячно — расходы на аренду, заработную плату педагогов и прочие нужды распределялись автоматически. Помимо этого, мы настроили ключевые показатели эффективности, такие как:

• Реальная прибыль — учтенная разница между доходами и расходами, с учетом специфики каждого направления деятельности. 
• Динамика выручки — возможность отслеживать рост или спад доходов по отдельным коллективам и в целом по студии. 
• Точка безубыточности — расчет, при котором общие доходы покрывают все затраты, что помогает понять минимальный уровень посещаемости. 
• Срок окупаемости помещения — расчет времени, за которое инвестиции в собственное помещение оправдаются за счет сэкономленных средств и увеличения прибыльности. 

При автоматизации от собственника требовалось всего лишь  вводить количество человек на занятии. Стоимость внедрения  составила 20 000 рублей. Из чего складывается сумма расходов за услугу автоматизация финансового учета:
 

Как правило, средняя цена для автоматизации финансового учета на небольшом производственном предприятии начинается от 300 000 рублей и занимает от 3 до 6 месяцев. Причем, срок внедрения прямо пропорционально зависит от скорости получения необходимой для работы финансиста информации.

В моем кейсе со студией, час индивидуальной работы собственника, как педагога, стоил 2500 рублей, отсюда срок окупаемости составил 8 часов работы.  При этом высвобожденное время, в пересчете на 39 рабочих дней в год, открывает возможности для развития и творческой деятельности, что сложно оценить в денежном выражении. 

Таким образом, автоматизация позволила не только сократить затраты времени и ошибок при учете, но и выводить важнейшие показатели, необходимые для оперативного управления и принятия решений — от детализации по коллективам до анализа эффективности затрат.

Это волшебное сочетание экономии средств, повышения прозрачности и освобождения времени для творческой работы делает автоматизацию незаменимым инструментом даже для малого бизнеса.

Какие еще выгоды получает бизнес от внедрения автоматизации финансового учета:

1. Повышение прозрачности финансовых потоков. Своевременное получение актуальных данных о доходах, расходах, ликвидности и прочих финансовых показателях позволяет лучше понимать текущую ситуацию.

2. Улучшение качества управленческих решений. Наличие точной и структурированной информации способствует более обоснованному планированию, оценке эффективности проектов и принятию оперативных решений.

3. Оптимизация затрат. Анализ затрат на различных этапах позволяет выявлять неэффективные статьи расходов и оптимизировать бюджет, что в конечном итоге снижает себестоимость продукции и увеличивает прибыль.

4. Повышение эффективности контроля и аудита. Систематизированные данные упрощают внутренний и внешний контроль, снижают риск ошибок и мошенничества, а также обеспечивают более прозрачные финансовые отчеты.

5. Автоматизация и снижение административных затрат. Сокращение времени на подготовку отчетности.

Таким образом, автоматизация финансового учета приносит доход не только напрямую, но и  за счет оптимизации процессов, сокращения затрат и увеличения эффективности работы бизнеса.

Автоматизация финансового учета — это не просто модный тренд, а необходимость для современного бизнеса. Самое главное — понимать, что  системы учета способны выполнять сложные расчеты и анализ, а настройка их под специфику компании — задача финансового директора. Он определяет, какие процессы требуют автоматизации, контролирует внедрение и обучает сотрудников работе с новыми инструментами. Без грамотного управления даже самая мощная программа не принесет пользы.