Для чего МФО необходим проектный формат работы

Как возникла идея создать проектный офис? 

Сама идея была утверждена весной 2023 года и с этого момента начался процесс формирования и развития проектного офиса. Основной причиной стало расширение компании и усложнение бизнес-процессов. Ранее управление проектами осуществляли руководители подразделений, совмещающие проектную работу с текущими обязанностями. Это приводило к перегрузке руководителей, снижению скорости внедрения изменений и автоматизации процессов.

Создание проектного офиса позволило выделить специалистов, которые занимаются исключительно проектной деятельностью, обеспечивая прозрачность управления, контроль сроков и повышение эффективности. 

Почему проектный формат работы стал необходимым для МФО?

В микрофинансовой отрасли часто меняются регуляторные требования. Для бизнеса критична скорость реакции и способность быстро адаптироваться. Если эти задачи ложатся на профильные подразделения, они отвлекаются от ключевых функций. 

Проектный офис берет на себя организацию изменений: анализирует процесс, формирует рабочие группы и привлекает экспертов. Это позволяет компании оперативно реагировать на новые вызовы.

С какими запросами приходят к вам, а что выполняете на постоянной основе?

Мы выделяем три категории проектов:

• Организационные проекты — направлены на оптимизацию и автоматизацию внутренних бизнес-процессов компании для снижения издержек и повышения скорости работы.
• Регуляторные проекты — адаптация к новым федеральным требованиям: защита персональных данных, предоставление отчетности и др. 
• Бизнес-проекты — необходимы для увеличения прибыли компании путем вывода новых продуктов или услуг на рынок, обеспечивающих дополнительный доход.

Внутри команды мы проводим приоритезацию проектов в соответствии со стратегией компании. Мы работаем над соблюдением сроков реализации каждого проекта. И особое внимание уделяем контролю бюджета и ключевых показателей эффективности. 

Обязательным условием успешного проекта является его своевременная реализация и достижение плановых значений KPI.

Как появление проектного офиса повлияло на внутренние процессы и организацию труда в компании?

Однозначно улучшилось качество управления рисками, особенно в области информационной безопасности и регуляторных требований. В компании сформировалась культура проектного взаимодействия, выросла прозрачность процессов благодаря регулярному информированию руководства о результатах проектной деятельности.

Как выстраивается внутренняя работа? Можно ли сказать, что переход на проектный формат помог увеличить прибыльность компании? За счет чего?

Проектный офис — это единое окно для инициатив определенного типа. Например, проекты, непосредственно касающиеся развития нашего продукта или платформы выдачи займов, находятся вне зоны ответственности офиса и курируются профильными специалистами.

Реализация проекта включает следующие стадии:

• проведение комплексного анализа первичных запросов инициаторов;
• оценку потребности в ресурсах и формирование проектной команды;
• разработку детального плана-графика работ, координацию с внутренними службами, юристами и экспертами по информационной безопасности, а также привлечение внешних контрагентов при необходимости.

Результатом процесса является ввод нового программного обеспечения в промышленную эксплуатацию или модернизация действующего бизнес-процесса.

Внедрение проектного подхода позволило повысить прибыльность за счет оптимизации портфеля инициатив: отказа от низкоэффективных проектов и ускорения внедрения перспективных решений. Проводимый экономический анализ минимизирует риски и предотвращает нецелесообразные затраты.

Помогло ли внедрение проектного подхода лучше взаимодействовать между подразделениями и повысило ли прозрачность процессов?

Да. Коллеги уже понимают и самостоятельно подсказывают, кого нужно привлечь в рабочую группу, предлагая подходящие кандидатуры, помогают с оценкой специфичных рисков для их минимизации. Мы накапливаем опыт совместной работы, развиваем насмотренность, что повышает эффективность действий и ускоряет реализацию проектов.

В рамках реализации проектов также были разработаны специализированные бизнес-процессы, скорректирована часть существующих процессов, что существенно повысило общую производительность и помогло достичь оптимальной организации.

Планируете ли вы дальнейшее развитие проектного офиса в будущем?

Безусловно, на данный момент мы видим рост числа запросов на проектную работу и планируем развивать компетенции. Также хотим расширить внутреннее обучение сотрудников проектным навыкам. 

В результате чего вырастет осведомленность внутри команды о том, «что такое проектный офис и для чего он нужен», а также произойдет передача эффективных проектных методик, которые можно задействовать в работе своих подразделений.

Может ли сотрудник подразделения попасть сразу в несколько проектов одновременно? Если да, как справляться с нагрузкой и конфликтами приоритетов?

Наши руководители проектов одновременно ведут несколько инициатив на разных стадиях жизненного цикла. Такой подход позволяет гибко распределять время между задачами в зависимости от текущей готовности каждого проекта.

Для работы мы активно привлекаем специалистов из смежных подразделений — юристов, экспертов по информационной безопасности, специалистов финансового департамента и других. Они участвуют в различных проектах, согласуя документацию и обеспечивая экспертную поддержку. Поскольку эти сотрудники совмещают проектную деятельность с основной операционной работой, ключевая задача — грамотное распределение приоритетов. Мы управляем этим через матричную структуру: нагрузка каждого сотрудника фиксируется, а приоритеты утверждаются на уровне руководителей подразделений.

Мы видим высокую вовлеченность в полный цикл от коллег из бизнес-подразделений — от анализа процессов до внедрения готовых решений. Такое погружение, в свою очередь, дает им бесценный опыт и расширяет компетенции, что напрямую повышает эффективность их основной работы.

Яркий пример — работа наших юристов. Если раньше их фокус был на договорах, связанных с регуляторами или оказанием услуг, то сейчас значительная часть их времени посвящена контрактам на поставку и внедрение программного обеспечения. В ответ на этот новый запрос юристы начали активно проходить обучение, чтобы приобрести практические навыки правовой экспертизы технических соглашений.

Таким образом, в компании постепенно формируется внутренний пул профессиональных знаний. Это позволит нам в будущем оперативнее решать аналогичные задачи, снижать издержки и повышать общую эффективность работы.