Как составить техническое задание на внедрение корпоративной системы

Чтобы получить качественную автоматизацию, заказчику необходимо проделать немалый мыслительный путь, сформировать четкое представление, что и в каком виде он ожидает получить от готовой ERP-системы, и предоставить интегратору готовое техническое задание на проект.

Первый шаг — понять, как должна выглядеть будущая цифровая экосистема, как она будет помогать менеджменту и что привносить в развитие бизнеса. Определить цели автоматизации можно с помощью таких базовых методик целеполагания, как S.M.A.R.T. или G.R.O.W. На всякий случай напомню, что аббревиатура S.M.A.R.T. обычно расшифровывается как конкретная (specific), измеримая (measurable), достижимая (attainable), актуальная (relevant) и ограниченная по времени (time-bound) цель. В свою очередь, модель целеполагания G.R.O.W. представляет собой матрицу из цели (goal), реальности (reality), препятствий (obstacles) или вариантов (options) и плана действий (way forward).

Разобравшись с общей концепцией информационной системы, можно переходить к более конкретным вопросам:

• Какими данными будет оперировать будущая система?
• Каковы источники этих данных?
• Насколько этим источникам можно доверять?
• Каковы критерии проверки данных?
• Какие уровни детализации и агрегации учета понадобятся для разных бизнес-пользователей?
• Как обстоят дела с серверами, каналами связи и оборудованием? Есть ли у компании возможность закупать и обслуживать необходимое оборудование сейчас и в долгосрочной перспективе?
• Каков бюджет на автоматизацию и общий финансовый потенциал компании?
• Как компания планирует развиваться на протяжении следующих десяти лет?

Последний вопрос требует особого внимания. Как правило, корпоративная автоматизация создается с расчетом как минимум на десять лет вперед. Это означает, что основы этой автоматизации следует заложить с самого начала — дорожная карта проекта должна учитывать будущее масштабирование системы и наследование данных.

Отвечая на поставленные выше вопросы, не нужно бояться предоставлять возможно излишнюю детализацию интегратору. Чем подробнее описаны текущие и целевые бизнес-процессы, чем лучше вы понимаете, что у вас есть и к чему вы хотите прийти, тем точнее будет проведена оценка и тем качественнее реализован проект.

Лучший вариант — это предоставить интегратору детальное задание на проект и все сопутствующие методологические документы, а не обследовать собственный бизнес вместе с интегратором в процессе работы. По опыту скажу, что заказчики очень часто вспоминают про важные детали или меняют требования уже в разгар разработки — например, решают, что хотят рассчитывать себестоимость не по методу ФИФО, а по методу средневзвешенной стоимости.

Одно дело, когда требования уточняются в ходе проекта, и совсем другое — когда у проекта кардинально меняется вектор. Вслед за клиентом, перестраиваться вынужден и сам интегратор, что неизбежно приводит к увеличению сроков и стоимости проекта. Чтобы этого избежать, лучше сразу настроить всех сотрудников, которые задействованы в цепочке согласований, что у них не будет возможности пересматривать требования больше определенного количества раз.

Может ли компания-интегратор помочь в составлении задания на проект? Да и нет. У большинства интеграторов есть готовые анкеты с вопросами о целях, задачах и ресурсах для автоматизации и/или примеры описания функционально-технических требований. Эти шаблоны позволяют определить базовый пул проблем, который интересует подрядчика. Но нельзя забывать, что универсальная анкета, не созданная специально под ваш бизнес, априори не может учитывать всю его специфику.

Первичное анкетирование — хороший способ показать подрядчику, в какой проект он входит, но никак не замена полноценного технического задания. Дальнейший успех проекта внедрения во многом зависит от того, как и какую информацию заказчик будет предоставлять интегратору. Как теперь знает любой человек, хоть раз поигравший с чат-ботами на основе нейросетей, результат напрямую зависит от того, как сформулировать свой запрос (промпт). Не уделив должного времени на составление четких требований, не стоит год спустя удивляться, что на выходе получилась какая-то «не такая» система. Скорее всего, это ровно та система, какую вы описали: цифровое решение, которое справляется с базовой автоматизацией процессов и не учитывает все то, что отличает ваш бизнес от всех остальных.