Как выстроить воронку продаж и увеличить конверсию с помощью системы

Почему воронка есть, а продаж — нет

Почти в каждом бизнесе, где я оказываюсь, мне говорят: «У нас воронка настроена». Я захожу в CRM — действительно, этапы есть: «Первичный контакт», «Переговоры», «Выставлен счет», «Закрыто». Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что воронка — просто картинка. А процессы в ней — полуручные, непрозрачные и управляются скорее по наитию, чем по логике.

• Менеджеры ведут клиентов каждый по-своему. 
• Заявки теряются между мессенджерами, звонками и табличками.
• Сделки зависают на неделях без движения.
• Руководитель отдела не может объяснить, где клиенты застревают.

То есть мы вроде бы «ведем» клиента, но сами не понимаем — куда именно и зачем.

Что мешает воронке работать

Первая проблема — отсутствие логики. 

Этапы есть, но никто не знает, зачем они. Что происходит между «переговоры» и «выставлен счет» — никто не фиксирует. Клиент может проваляться в статусе «ожидает» неделю, и это считается нормой.

Вторая проблема — ручная работа.

Менеджер вручную ставит задачи, вручную отправляет письма, вручную вспоминает, кому что обещал. Чем больше клиентов — тем выше вероятность, что все это сломается.

Третья — отсутствие единого подхода.

Один менеджер пишет в WhatsApp, другой — звонит, третий — забывает вообще. Нет единого сценария, нет единой логики движения клиента.

А значит, и конверсии становятся делом случая, а не результата.

Как должна работать воронка

Настоящая воронка — это логика плюс автоматизация. Каждый этап отвечает на вопрос: «Что происходит с клиентом и как мы его двигаем дальше?» Если нет ответа — это лишний этап.

Воронка должна быть:

• Прозрачной — видно, где и на сколько клиент задерживается;
• Управляемой — действия сотрудников не хаотичны, а встроены в сценарий;
• Автоматизированной — система сама ставит задачи, напоминает, фиксирует причины срывов;
• Измеримой — на каждом этапе видна конверсия и причина потерь.

Например, если клиент не загрузил документы — система автоматически отправляет напоминание и ставит задачу. Менеджер не вспоминает, не ищет, не звонит вслепую. Он получает сигнал и действует. А в это время другая сделка движется дальше — по такой же четкой логике.

Воронку нужно не просто построить, а обслуживать

Еще одно заблуждение — воронку можно один раз настроить и больше не трогать. На деле она требует регулярной настройки:

• проверка, где застревают сделки;
• что тормозит движение;
• какие этапы нужно упростить или объединить;
• где не хватает автоматизации;
• где появляются повторяющиеся сбои.

Это несложно, если процесс поставлен.
1–2 раза в месяц нужно разбирать показатели по этапам, смотреть, где падает конверсия, и устранять «узкие горлышки». Иногда достаточно убрать один «пустой» этап или добавить промежуточный шаг — и вся воронка оживает.

Важно: в эту работу нужно включать не только собственника, но и РОПа, ключевых менеджеров. Они должны не просто «перетаскивать» сделки по этапам, а понимать, зачем это нужно и как это влияет на результат.

Что в итоге

Настроенная, логичная и автоматизированная воронка:

• дает контроль над продажами;
• позволяет видеть и устранять провалы;
• повышает конверсию без увеличения трафика;
• экономит время менеджеров и руководителя;
• превращает хаос в управляемую систему.

Если вы устали терять заявки и разбираться, почему одни клиенты покупают, а другие пропадают — начните с пересмотра своей воронки.
Это не так сложно, как кажется. Но именно это даст самые быстрые и измеримые результаты.