Интегрировали СБ в бизнес-процессы и сэкономили более 500 млн руб.

Стратегия и решения

На момент обнаружения проблемы СБ выполняла свои стандартные задачи и являлась исключительно контролирующим органом с ограниченными полномочиями и функционалом. Сотрудники следили за нарушением режима безопасности по 20 параметрам и контролировали охранников.

На первый взгляд все нормально. Откуда же тогда взялись финансовые и имиджевые риски?

Проанализировав работу СБ более внимательно, мы выявили несколько причин:

• В работе службы безопасности постоянно присутствовал человеческий фактор.
• Не был отлажен механизм внедрения новых компетенций.
• Отсутствовала внутренняя аналитика и прогнозирование рисков.
• Разумеется, какой-либо автоматизации и оцифровки данных также не было.

Проблему такого масштаба нельзя было оставлять без внимания. Мы начали разрабатывать поэтапную стратегию модернизации СБ. Предстояло:

• изменить восприятие службы безопасности среди сотрудников КЛЮЧАВТО;
• сформировать отделы внешней и экономической безопасности;
• внедрить в работу IT-продукты, которые позволят оптимизировать бизнес-процессы и нивелировать человеческий фактор.

Глобальная цель — превратить рядовую СБ в полноценную службу корпоративной безопасности (СКБ), которая станет неотъемлемой частью компании.

Новые принципы

В основу обновленной службы безопасности легли несколько ключевых принципов. Первый из них — централизованность. КЛЮЧАВТО присутствует в 32 городах России, следовательно, было необходимо создать единую систему управления для всех региональных подразделений СБ.

Важно было внедрить комплексный подход к работе. Каждая задача должна решаться определенным набором методов и эффективных приемов, а также выполняться в рамках единой цели. Таким образом функционируют все подразделения КЛЮЧАВТО — но для службы корпоративной безопасности подобное было в новинку.

Ну и, конечно, нельзя было игнорировать необходимость системной интеграции «безопасников» в бизнес-процессы. Это подразумевало внедрение системного анализа рисков — им присваивается категорийность по возможному ущербу (прямой, косвенный, финансовый, имиджевый), по вероятности их возникновения, времени мониторинга и контроллинга.

Воплотить все принципы в жизнь помогла IT-модернизация и ряд собственных IT-продуктов — об этом ниже.

Новые технологии

Для начала мы оцифровали данные о профессиональной деятельности сотрудников службы корпоративной безопасности и ЧОПа, после чего внесли их в информационный массив «Платформа СКБ» на базе 1C и мобильное приложение «KSA». Это позволило проводить системный анализ, принимать корректные управленческие решения, быстро выявлять и оперативно реагировать на внешние и внутренние угрозы, а также прогнозировать риски.

Далее мы модернизировали отчетность — теперь вся деятельность СКБ фиксировалась в виде управленческих отчетов по значимым операционным процессам. Данные вошли в общую систему электронной отчетности КЛЮЧАВТО и стали доступны как руководству службы корпоративной безопасности, так и топ-менеджерам.

Работа СКБ стала более оперативной, планируемой и прозрачной для руководства холдинга.

Собственная IT-система

Для отдела экономической безопасности мы создали комплексную систему анализа и мониторинга финансово-хозяйственной деятельности КЛЮЧАВТО «ПАУК».

В основе «ПАУКА» — так называемые маркеры, с помощью которых из базы корпоративного хранилища данных выгружаются реестры с визуализацией агрегированной информации, а также создаются журналы инцидентов. Контроль за их отработкой тоже автоматизируется.

Маркеры поделены на «условные», требующие дополнительного анализа со стороны сотрудника ОЭБ, и «безусловные», показывающие полное несоответствие ситуации требованиям компании.

Роман Кравченко, руководитель службы корпоративной безопасности КЛЮЧАВТО, приводит пример из практики: «‎в первый же год с помощью удаленного системного анализа отчетов по обеспечению товарно-материальных ценностей мы установили, что показатели по наличию неоприходованных излишков в одном из дилерских центров существенно отличаются от других. Благодаря этому, СКБ смогла оперативно вычислить недобросовестного сотрудника склада и привлечь его к ответственности.

Также благодаря работе с системой мониторинга «ПАУК», в 2022 г. нашей службе удалось добиться снижения количество нарушений при проведении инвентаризации и уменьшить просроченную дебиторскую задолженность сроком более 120 дней.

Также в распоряжение ОЭБ поступила база «DMS» для вычисления потенциально неблагонадежных покупателей и приложение BMPSoft для проверки регистрации в ГИБДД и прочих базах данных.

Новые компетенции

Модернизируя службу корпоративной безопасности КЛЮЧАВТО, мы внедрили более 25 новых компетенций. Например, сейчас мы ежеквартально проводим контрольно-профилактическое мероприятие «Барьер».

В ходе мероприятия сотрудники должны «отработать» заранее спланированную ситуацию и вычислить условного нарушителя, создающего признаки порчи или хищения имущества, а также провоцирующего конфликтные ситуации. 

С 2021 г. по август 2022 г. мы провели 338 мероприятий «Барьер». Результат — с прошлого года и по настоящее время нанесение материального и финансового ущерба компании допущено не было.

Также среди новых компетенция для сотрудников появились отработки навыков служебных расследований в рамках законодательства РФ, мероприятий по защите товарного знака «КЛЮЧАВТО», проверки благонадежности нерезидентов и даже сотрудничество с Интерполом.

Выводы

Работа со службой безопасности как с бизнес-продуктом, который должен отвечать требованиям ведения бизнеса, действовать исключительно в правовом поле и быть полностью интегрированным в корпоративные процессы, быстро принесла свои плоды.

У нас получилось выйти на принципиально новый уровень и повысить качество работы сотрудников на всех направлениях. Результаты впечатляют, поэтому в дальнейшем мы планируем реализовать проекты по объединению программных продуктов комплексной безопасности с IT-системой автохолдинга, операционным бизнесом и кадровой службой для автоматизированной проверки кандидатов.