Внедряем регламенты учета, чтобы повысить финансовую эффективность

Домашняя уборка сродни «клинингу» в учете. Никто не любит делать, а надо. Убрался дома — результат налицо. Но учет не даст быстрого результата. Через неделю вряд ли заметишь изменения, а со временем все встанет на свои места.

Я, Ирина Екимовских — основательница и директор Аудиторско-консалтинговой группы «‎Капитал»‎, финансовый консультант собственников бизнеса с 20-летним опытом, расскажу, как внедрить регламенты учета.

Основа. Договариваемся со всеми участниками процесса «учет»

Когда финансисты начинают наводить порядок, встречают сопротивление. Никто не понимает, зачем нужны лишние бумаги, раз от них денег не прибавляется.

Два долгих процесса встают на пути к достижению своевременного учета. Одних нужно убедить предоставлять вовремя документы, других — вносить эти данные в учетную систему, проверять и отчитываться, чтобы всем было понятно. Если руководитель доходчиво объяснит, для чего именно это нужно, тогда сотрудники проникнутся идеей, и проблем станет меньше.

1. Процесс: разработать регламенты совместной работы;
2. Процесс: обучить сотрудников.

Пример из практики. Опыт работы финансовым директором позволил мне впоследствии организовывать корпоративные семинары уже для моих клиентов.

На старте выясняется, что по их мнению, собственник жалеет финансы. Регулярно забирает деньги и только запрашивает высокие показатели по рентабельности.

После семинара у сотрудников не остается вопросов. Я доходчиво объясняю, что это не алчность у собственника взыграла, а что по именно таким правилам развивается успешный бизнес.

Ограниченное количество денег в бизнесе должно работать с максимальной рентабельностью. При этом собственник должен считать и контролировать ресурсы компании. И забирать свои дивиденды. Это помогает компании развиваться.

Условия. Своевременно исполняем

В компании всем должен заправлять регламент для качественного учета. По нему сотрудники сверяются, все ли правильно они делают. Все верно, если информация внесена в единую информационную систему ответственным за это человеком на основании документа в нужной форме со всеми подписями.

Информация должна вносится в систему в момент совершения операции или на следующий день с необходимой аналитикой, с указанным контрагентом, подразделением и статьей учета.

Такая информация нужна, чтобы вовремя принять решение.

Пример из практики. Что произойдет, если в момент отгрузки товара на склад вовремя не внести информацию об этом?

Сценарий будет таким: склад внес информацию в бумаги, через какое-то время отнес в бухгалтерию. На это ушла неделя. А бухгалтерия, со своей стороны, тоже не сразу обработала документы. Таким образом, информация потеряла актуальность.

Не соблюдается принцип своевременности, начинается искажение информации.

Испытание. Проверяем

Инвентаризация. Интервал процедур инвентаризации должен быть оговорен заранее.

Форма отчетности. Краткость — сестра таланта. Понятность, тоже их сестра.

Четыре принципа составления отчета для руководства (executive report):

1. Краткость. Один отчет — одна страница.
2. Вид представления информации. Графики — наше все.
3. Визуализация. Больше красок и ремарок. Визуальному восприятию отчета поможет оправданное выделение цветом, шрифтами, строками. Подпишите отчет, укажите срок, за который он составлен. Сделайте пояснения к отчету.
4. Пояснения. Расшифруйте и прокомментируйте итоги, цифры, уточнения и отклонения. Выделите, к какому периоду относится отчет.

Сколько стоит учет

Финансовая бухгалтерская служба — постоянные расходы. И они практически не зависят от выручки. Примерные цифры будут такими: средне-малому и среднему бизнесу достаточно будет тратить на учет 5-6% выручки, включая расходы на зарплату финслужбы, консалтинг, сопровождение ИТ-системы и ее внедрение.

Можно ли тратить меньше. Можно, но не нужно. Ведя учет средствам, потраченным на учет, важно помнить финансовую аксиому: «Управляемость важнее экономии». Кто не контролирует, тот теряет.