Как графическое описание бизнес-процессов помогает оптимизировать работу

Как известно, существует несколько основных форматов описания бизнес-процессов. Наиболее распространенным и, на наш взгляд, самым «проблемным» является текстовый формат. Текстовый формат зачастую подразумевает объемный документ со сложной структурой, в котором рядовому сотруднику очень тяжело определить свои обязанности в рамках заданного процесса. Большинство руководителей ведущих организаций в наше время старается переходить к графическому формату описания процессов, который решает большинство проблем, возникающих при выборе других форматов и выполняет следующие задачи:

• Визуализировать каждый этап процесса и наглядно обозначить ответственных за него сотрудников и их сферу ответственности (особенно актуально при проведении совещаний в формате ВКС).
• Существенно сократить объем документа, описывающего крупный массив информации.
• Упростить поиск звена, ответственного за проблемы, возникающие при осуществлении описываемого процесса.
• Провести имитационное моделирования процесса.
• Осуществлять полноценный контроль бизнес-процесса на всех этапах его выполнения.

В поисках отечественного графического редактора, решающего схожие задачи, к нам обратился заказчик, ранее использующий для этого Microsoft Visio.

Решение, которое мы предложили:

Графический редактор Автограф, обладающий следующими функциональными возможностями, обеспечивающими выполнение задач клиента:

• Возможность создания и редактирования схем, планов, карт и других графических документов.
• Совместимость с форматом MS Visio, ранее применимым в организации у заказчика (важно, т.к. схемы, созданные ранее, можно просматривать и редактировать в предложенном нами новом решении).
• Совместимость с отечественными операционными системами.
• Большое количество встроенных шаблонов схем, в том числе шаблонов таких нотаций, как BPMN, IDEF0 и прочих.
• Обширный набор библиотек элементов, а также возможность загрузки внешних библиотек и создания собственных библиотек внутри программы.
• Широкий графический функционал, в который включено большое количество стилей, эффектов и типовых элементов.
• Полноценный текстовый редактор для добавления описаний и названий внутри схем.
• Современный адаптивный интерфейс и настраиваемое рабочее пространство.

Как применяется редактор после внедрения?

После внедрения в организацию заказчика, редактор нашел свое применение на всех уровнях и не только в задачах по построению бизнес-процессов, поставленных изначально, но и в эксплуатационных задачах компании (рисование схем сети и прочего оборудования). Возвращаясь к бизнес-графике, клиент получил следующие возможности:

• Создавать схемы процессов с нуля, используя шаблоны и библиотеки редактора.
• Создавать схемы по бизнес-процессам, описанным ранее в другом формате, используя средства редактора.
• Просматривать и редактировать схемы, созданные ранее в MS Visio.
• Демонстрировать разработанные схемы на совещаниях, отправлять созданные схемы сотрудникам внутри организации.
• Редактировать схемы, полученные от других сотрудников, оставлять комментарии, прикреплять внутри схем необходимые ссылки или файлы.
• Сохранять схемы в просмотровые форматы, такие как pdf, png и прочие для отправки внешним источникам.
• Добавлять к схемам рамки и штампы официальных документов.
• Печатать схемы с настройкой размеров, цвета и прочих параметров печати.

Пример использования

Со стороны руководителя:

Руководитель, используя текстовый документ с описанием текущего процесса, открывает в разделе «Шаблоны», соответствующий шаблон, к примеру функциональная блок-схема. В окне редактора открывается базовый пример данной схемы, а также библиотеки элементов, необходимые для ее создания. Используя отображенные библиотеки, соединительные линии и текстовые свойства объектов руководитель средствами редактора создает схему. Далее руководитель сохраняет ее в редактируемом формате и отправляет ее менеджеру, ответственному за исполнение процесса, описанного на схеме.

Со стороны менеджера:

Менеджер получает от руководителя схему, изучает ее, оставляет комментарии, при необходимости редактирует. Далее менеджер проводит совещание об ее окончательном утверждении, добавляет штамп организации и сохраняет в просмотровый формат для передачи в отделы для исполнения процесса.

Со стороны сотрудников:

Исполнители получают схему в готовом виде с подробным описанием всего процесса, где наглядно видны задачи, за которые они ответственны, сроки их исполнения, а также указаны материалы, необходимые для их исполнения.

Итог:

• Переход от текстового формата описания процессов к графическому.
• Увеличение эффективности исполнения процессов.
• Существенное сокращение времени на описание и утверждение процессов.
• Повышение KPI сотрудников.
• Замена импортного решения, ранее применяемого для выполнения схожих задач.