Цифровая усталость: как рабочие приложения мешают продуктивности

Рабочие будни офисного сотрудника сегодня — это бесконечное жонглирование приложениями. Мессенджеры, почта, CRM, таск-трекеры, видеозвонки — мы скачем между ними десятки раз в день. И чем больше переключений, тем сильнее когнитивные перегрузки и выше вероятность ошибок в работе.

«Усталость пользователей» стала предметом исследований последних лет. Доказано, что метания между задачами и приложениями тормозят производительность. Например, сотрудники тратят до 10 минут на возвращение к активному рабочему процессу после переключения между программами. 45% работников говорят, что постоянные переходы из одного приложения в другое снижают их продуктивность, а у 43% — вызывают беспокойство и неудовлетворенность работой. Вместо того чтобы облегчать жизнь, цифровые инструменты часто превращаются в источник стресса и усталости. 

Главные факторы, вызывающие усталость пользователей

Одна из основных причин усталости пользователей — необходимость работать в нескольких программах одновременно. Причем чаще всего речь не о разовой задаче, а о регулярной рутине. Это неудобно и отнимает много ресурсов, в том числе эмоциональных.

Типичная ситуация: сотрудник ведет переписку с клиентом в Outlook, а затем должен перенести результаты обсуждения в CRM-систему. Если интеграции между этими сервисами нет, ему придется вручную копировать данные — а это приводит к ошибкам и потере времени. Аналогичная проблема возникает, когда результаты телефонного разговора или чата нужно зафиксировать в другой системе. 

Можно выделить три ключевых проблемы, вызывающие усталость пользователей:

1. Отсутствие интеграции между системами. Многие компании используют широкий набор приложений и инструментов. Каждый продукт может быть удобен сам по себе, но когда данные не синхронизируются, сотрудники вынуждены перекладывать информацию из одной системы в другую. Это отнимает время и вызывает раздражение — вместо того чтобы сосредоточиться на важных задачах, люди вынуждены бороться с хаосом цифровых инструментов. 
2. Неправильный выбор инструментов. Часто компании выбирают программы не потому, что они удобны для сотрудников, а из соображений экономии, безопасности или корпоративных стандартов. Например, в компании есть стандарт — продукты 1, поэтому и документооборот ведут в 1С, хотя это может быть не оптимальное решение. В результате пользователи вынуждены работать в неудобных системах, накапливая недовольство и теряя мотивацию. 
3. Отсутствие единой цифровой архитектуры. Когда в компании нет четкой стратегии по выбору и интеграции программ, разные подразделения начинают использовать свои инструменты. Например, IT-отдел может работать в Jira, маркетинг — в Trello, а отдел продаж — в CRM Битрикс. В результате информация оказывается разрозненной, обмен данными между отделами превращается в квест, а общую картину не видят ни руководители, ни сотрудники. 

Почему не существует идеальной системы

Многие компании мечтают о единой системе — универсальной мегаплатформе, которая закроет все потребности бизнеса. Однако на практике такие системы либо не учитывают все нюансы бизнеса и закрывают все задачи поверхностно, либо превращаются в громоздких монстров, требующих долгого и дорогого внедрения. 

Возьмем, к примеру, SAP — одну из самых известных и мощных систем ERP (Enterprise Resource Planning). Она охватывает множество функций, связанных с учетом товаров и финансов, но даже она не способна покрыть все потребности компании. К тому же эта система очень сложная и дорогая в эксплуатации и внедрении. 

То же самое можно сказать о других многофункциональных решениях, таких как 1С или Битрикс24. Они предлагают универсальные возможности, но требуют значительной доработки под конкретные задачи бизнеса. У каждой бизнес-области есть свои требования, и универсальные решения часто оказываются неудобными для конкретных задач.

Поэтому большинство компаний идут другим путем — выбирают для каждой задачи отдельное программное решение. Это удобно в моменте, но приводит к другой проблеме: разрозненные системы требуют ручной синхронизации. Перенос данных из чатов в календари, из почты в CRM, дублирование информации в разных инструментах, постоянные переключения между окнами — все это в итоге отнимает время и силы.

Три шага к удобной цифровой среде

Идеальная ситуация — когда в компании есть четкая бизнес-архитектура, определяющая ключевые функции и их взаимосвязь. На основе этой структуры директор по цифровизации выстраивает цифровую архитектуру, объединяющую необходимые инструменты. Однако на практике такая продуманность и организация процессов — редкость. Поэтому есть несколько рабочих решений:

• Интегрировать программы между собой. Например, если для общения с клиентами вы используете мессенджеры, почту и телефонию, убедитесь, что данные из всех каналов автоматически попадают в CRM. Это избавит сотрудников от рутинной работы, упростит отчетность и снизит количество ошибок. Чем меньше ручного труда, тем лучше. Инструменты должны сами обмениваться данными, чтобы пользователи не тратили время на дублирование информации.
• Выбирать простые и интуитивные решения. Чем сложнее интерфейс программы, тем больше времени уходит на обучение и рутинные операции. Простота и удобство — ключевые критерии при выборе программного обеспечения.
• Минимизировать число инструментов. Некоторые процессы затрагивают всю компанию: документооборот, внутренняя коммуникация, управление задачами и поручениями. Для них стоит выбрать одно решение, удобное и закрывающее все кросс-функциональные задачи. Важно, чтобы сотрудники могли вести процессы в одном основном продукте, не переключаясь между разными программами. Например, если вы используете программу для управления поручениями, убедитесь, что она интегрирована с корпоративным мессенджером и документооборотом. 

По пути развития собственных кросс-функциональных решений двигаются крупные экосистемные компании и банки: Яндекс, VK, Сбер, Т-Банк, Альфа-Банк и другие. Корпорации связывают в единую платформу интранет, почту, мессенджер, видеозвонки, документооборот, базы данных. В результате сотрудник компании работает в едином корпоративном контуре и не тратит усилия на дублирование информации в разных программах.

Компаниям помельче, которые не могут позволить себе дорогое корпоративное решение, стоит сосредоточиться на выборе нескольких удобных инструментов, которые можно легко интегрировать между собой — чтобы кросс-функциональные процессы проходили все системы и не заставляли людей переключаться между программами.

В качестве примера IT-решения, объединяющего коммуникацию, управление поручениями и хранение данных, можно привести Руколу. 

Усталость пользователей от рабочих приложений — это не просто эмоциональный фактор, а реальная угроза продуктивности компании. Решение — в системном подходе. Важно не просто внедрять программы, а создавать среду, где технологии действительно упрощают работу. 

Чем меньше времени уходит на переключение между инструментами и рутинные операции, тем больше внимания уделяется основным задачам. Это не только повышает результативность, но и улучшает вовлеченность команды, снижает уровень стресса и помогает избежать выгорания.