Как внедрить образовательный фреймворк в управление бизнес-процессами

Чтобы бизнес отвечал требованиям современного рынка, он должен быть гибким, быстро реагировать на изменения, применять новые подходы и технологии. Но обучать и развивать взрослых по традиционной методике может быть не так просто. Развитие по «ЭдуСкрам» активизирует и вовлекает всех сотрудников в процесс, позволяет осваивать знания в работе и сплочает коллектив. В этой статье Дмитрий Васин — сертифицированный «Скрам»-специалист и автор вебинара «Внедрение методики обучения «ЭдуСкрам» в компанию» на «Синктум» — делится знаниями, как работает данный подход и как внедрить его в систему обучения компании.

1. Фреймворк «ЭдуСкрам» и его основы

 1.1 Что такое «ЭдуСкрам»?

«ЭдуСкрам» — фреймворк для организации и управления учебными программами и курсами. Предлагает структурированный подход к обучению, который способствует активному участию, работе над проектом в команде и повышению мотивации.

В основе подхода лежит идея организации учебного процесса в форме коротких циклов, называемых спринтами. Во время спринта студенты работают над выполнением конкретных задач или проектов. В каждом определяются цели, задачи, роли и распределяются обязанности между участниками команды.

1.2 Цель фреймворка

Цель будет достигнута не в тот момент, когда учащиеся прочтут книгу или прослушают лекцию, а когда усвоят необходимые знания. В традиционном обучении специалисты ставят цель прослушать лекцию и получить сертификат, вне зависимости, понятен ли материал. «ЭдуСкрам» сфокусирован на том, чтобы участники достигли результата, который можно измерить. Это может быть тест или оценка работы другими сотрудниками.

 «Скрам» предполагает работу в продуктовых командах, которые сосредоточены на ценности продукта и думают, как улучшить его для конечных пользователей. Для адаптации и успешного внедрения важно пробовать новое и экспериментировать. Однако стоит понимать: то, что работает в одной команде, не работает в другой.

В контексте корп-образования мы говорим о ценности, которая будет важна сотруднику. Если мы обучаем официанта общению, нужно донести, что эти навыки будут полезны и вне работы, чтобы дать сотруднику дополнительную мотивацию.

1.3. Основы

Чтобы понять, на чем строится обучение по «ЭдуСкрам» обратимся к трем «слонам»:

1. Прозрачность: все материалы открыты и понятны учащимся. Традиционное образование не всегда предполагает ясность в плане, когда «ЭдуСкрам» четко расставляет все пункты обучающей карты.
2. Исследование/ инспекция: регулярная оценка обучения. Задаем вопросы: что прошли? куда идем? Понимаем ли мы цели? В привычном нам образовании цели не обговариваются и поэтому не всегда понятны. Исследования помогают улучшить процесс образования.
3. Адаптация: важный принцип, который позволяет назвать фреймворк гибким. Способность быстро изменять подход к обучению, если учащиеся сталкиваются со сложностями.

Открытость, осознанность и изменяющийся подход — основа, которая делает фреймворк уникальным и инновационным.

1.4. Участники процесса «Скрам»-обучения и их роли

1. Учитель. Определяет содержание и цели. Контролирует качество и оценивает результаты. Может выполнять разные роли.
2. Капитан команды. Назначается учителем или выбирается командой. Роль и задачи могут меняться по мере процесса обучения.
3. Команда. Самостоятельно организуют процесс обучения и составляют план работы. Вносят свой вклад в образовательный проект. Используют структуру и полномочия, заданные учителем. Размер группы от 4 до 6 человек.

Ученики не работают по отдельности, а являются частью команды, нацеленной на общий результат. Они сами вольны менять ход проекта.

1.4.1. Роль учителя

Учитель не ограничен стандартами и может использовать разные книги и методы. Он определяет:

• цели;
• критерии;
• причины, почему ученики должны их достичь.

Учитель не является единственным источником знаний и может учиться вместе с командой. Он учится доверять и давать им больше свободы. При этом команда советуется с учителем и признает в нем эксперта.

Важная часть роли учителя: мотивировать применять творческий подход к достижению поставленной цели; способствовать сотрудничеству команды; создавать безопасную рабочую среду.

1.4.2. Роль команды обучающихся

Традиционное образование основано на безропотном внимании к учителю и ограничении в свободе действий. Пока учитель не дал команду — ученики не могут выполнять задание сами. В итоге взрослый человек беспомощен в реальной жизни и безынициативен в работе.

Обучение по «ЭдуСкрам» включает:

• самоорганизацию учащихся. Они сами выбирают методы и способы достижения своих целей;
• команды, которые состоят из людей с разными навыками и обладают всем необходимым, чтобы достигнуть цели;
• решения команды, использовать ли им свои сильные стороны или развиваться в новых направлениях. Они вместе несут ответственность за результат.

Команда самостоятельно договаривается о пути достижения целей и определяет критерии успеха. Они оценивают свой прогресс и качество работы. Такой подход помогает учащимся усваивать навыки осознанно. Они понимают, чего они хотят достигнуть, зачем это нужно и планируют свой совместный путь к успеху.

1.4.3. Роль капитана команды

Капитан команды или «Скрам»-мастер: опытный участник. Он помогает учителю и направляет команду к осознанию ценностей. Отслеживает прогресс прохождения обучения и проводит исследования по эффективности. Капитан не несет ответственность за прогресс обучения участников.

Таким образом, участники «ЭдуСкрам»-обучения: учитель, капитан команды и команда. Учитель задает мотивацию к обучению, капитан следит за прогрессом. Основная ответственность за результат лежит на учениках, они сами выбирают пути и методы к цели. 

2. Как построить и внедрить обучающие проекты по «ЭдуСкрам»

Перед началом работы над обучающим проектом необходимо тщательно подготовиться, определить роли и поставить задачи.

2.1. Планирование и подготовка к проекту

Всем участникам необходимо встретиться и спланировать спринт. Определить задачи, цели и ожидаемые результаты, обсудить приоритеты и распределить задачи. Важно ограничить время спринта и обозначить дедлайн. Цели встречи:

• Формирование команды.

Все учащиеся должны разделять планы и мотивацию команды. Формирование команды может быть рандомным или по их навыкам. Участники должны дополнять друг друга и образовывать тандем для достижения целей. На платформах для обучения существуют залы, которые могут разделить большое количество людей на группы и сформировать виртуальные комнаты. Учитель же может перемещаться по разным комнатам, если команд несколько. Каждый новый проект команду можно переформировать.

• Постановка учебных целей.

Основная задача учителя — поставить четкую цель исходя из того, что будет измеримым результатом. Например, если учащиеся осваивают навык публичных выступлений, то целью их проекта может стать выступление перед коллегами, которые дадут количественную оценку.

• Планирование.

На этапе планирования должны быть поставлены и определены следующие вопросы:

• Критерии успешности?
• Что ожидается от команды?
• Какая образовательная цель?
• Какие предметы будут изучаться в рамках спринта?
• Какие зависимости в планировании задания существуют?
• Что необходимо сделать, чтобы достигнут цели?
• В каком порядке и кем должны быть выполнены задачи?

Подготовка к спринту — основа выполнения всего проекта. Команда видит конечную цель и строит стратегию ее достижения. Прозрачность помогает управлять рисками, корректировать планы и распределять работу по возможностям.

2.2. Организация учебных мероприятий

Во время выполнения проекта важно организовать процесс так, чтобы участники не потеряли свою цель и могли беспрепятственно продвигаться вперед. Короткие встречи помогут синхронизироваться и понять, движется ли команда в верном направлении.

• Пятиминутки. Иногда сотрудник получает задание, но из-за завала на работе, он не может обучиться качественно. На встречах с командой важно быть честными и назвать причину, которая мешает продвижению цели. Оправдания, почему он не сделал свою задачу, неэффективны — он должен предложить решение проблемы и адаптировать задание.
• Выполнение задач. Спланировать, выполнить и распределить задачи поможет доска «Канбан», которую ведет капитан команды. На ней зафиксированы все задачи и цели: от запланированных до готовых. Чтобы проверить качество выполнения, перед тем, как переместить их в столбец «готово», задайте вопросы:
• Как вы можете проверить, действительно ли вы готовы?
• Что именно готово? Какие критерии вы применили?
• Как понять, что задачи не готовы?

Обзор спринта. На начальном этапе лучше проводить обзор чаще. Можно встретиться с командой или провести самостоятельную проверку. Обзор помогает поддерживать фокус на результате.

Короткие встречи и выполнение задач с использованием инструментов помогают команде не потерять цель. Открытая, честная коммуникация и готовность к изменениям влияет на качество и результат работы.

2.3. Договоренности команды

Эффективное ведение проектов и обучение требует четких правил.

Договоренность о совместной работе: команда разрабатывает документ, который описывает, как они будут сотрудничать, чтобы достичь образовательных целей. В нем фиксируются роли, ответственности и критерии успешности. Документ вносит ясность в структуру работы.

Как команде нравится работать (destination of fun): важно, чтобы  проект приносил радость. Команда определяет, какие аспекты им нравятся и стараются интегрировать их в процесс обучения. Позитивный настрой и удовлетворение повышают мотивацию и снижают стресс.

Четкие договоренности, описанные в документе о совместной работе, и учет предпочтений (destination of fun) способствуют лучшему пониманию задач, повышают эффективность и создают положительную атмосферу. 

3. Оценка результатов и эффективности

3.1. Ретроспектива спринта.

После окончания спринта нужно проанализировать работу и вовлечение всех членов команды. Цель ретроспективы — не выявить худшего, а дать наставления и рекомендации, чтобы учащиеся получили важные идеи и направления для дальнейшего развития. На ретроспективе фиксируется результат и ставятся новые цели. Например, участники могут узнать больше об эффективности в разные часы суток или о типе восприятия информации.

Участники изучают, как прошел спринт: какие впечатления об обратной связи и командной работе? Какие процессы выстроили? Что получилось, а что нет? Капитан команды фиксирует всю информацию в документе.

3.2. Как провести ретроспективу?

1. Каждый учащийся оценивает способы работы и подходы.
2. Анализирует навыки командного взаимодействия и работу каждого члена команды, включая себя.
3. Выделяет то, что улучшить или не использовать.

Для полной картины учащиеся могут ответить на 4 вопроса вместе или индивидуально:

• Что прошло хорошо?
• Что можно или нужно получить?
• Что мы больше не должны делать?
• Что мы сделаем в следующем спринте?

Вся ретроспектива должна быть ограничена временными рамками, так как это рабочая встреча, которая проводится для достижения конкретной цели: анализировать работу, выявить успехи и проблемные моменты, учиться на своих ошибках. Важно проводить ретроспективу после каждого обучающего процесса, чтобы каждый новый спринт был лучше предыдущего.

4. Практическое применение фреймворка в рабочей среде

4.1. Вертикальная иерархия

«ЭдуСкрам» разрывает шаблоны вертикальной иерархии и вносит гибкие изменения в порядок обучения отделов.

Например, использование кросс-функционального взаимодействия, когда сотрудники из разных подразделений работают над одним проектом и обучаются вместе, способствует улучшению понимания между сотрудниками и сокращению времени выхода продукта на рынок (time-to-market).

4.2. Плоские иерархии

«ЭдуСкрам», как гибкий метод взаимодействия с людьми, проявляет свою наибольшую эффективность в плоских иерархиях, где нет жестких вертикальных структур.

• Самоуправляющие компании — автономные группы, которые принимают решения и управляют процессами сами.
• Матричная структура — сотрудники могут иметь двойную принадлежность к разным функциональным или проектным командам
• Сетевые структуры — взаимодействие между участниками без явного иерархического управления.

4.3. Где еще применяется «ЭдуСкрам»?

• Школа. Ученики делятся на группы, практикуются и решают поставленные задачи.
• ВУЗ. Фреймворк применяется для организации практической работы  или выполнение проектов в группах.
• Работа. Используется для обучения и развития определенных профессиональных навыков. Например, для подготовки к презентациям.

Фреймворк «ЭдуСкрам» — гибкий и эффективный подход к организации обучения и взаимодействия в рабочей среде. Вертикальные иерархии открывают новые возможности, а плоские становятся более прозрачными и гибкими.

5. Преимущества фреймворка для компании

Для улучшения качества продуктов, конкурентоспособности компаниям необходимо правильно распределять ресурсы на обучение и развитие сотрудников. Сегодня фреймворк «ЭдуСкрам» помогает создавать высокоэффективные команды и улучшать бизнес-процессы не только в IT-сфере, но и в других отраслях:

Эффективная командная работа: сокращается время на достижение целей и повышает продуктивность за счет гибкости и прозрачности процессов.

Быстрые изменения и адаптация: еженедельные спринты и ретроспектива быстро адаптируют компании к изменениям в рыночной среде и бизнес-потребностям, помогают управлять рисками и неопределенностью.

Развитие навыков и знаний сотрудников: у сотрудников появляется возможность обучения и развития без отрыва от работы, что повышает их профессиональный уровень и мотивацию.

Улучшение взаимодействия: взаимодействие между отделами и участниками проекта становится эффективнее. Снижает риск конфликтов и улучшает коммуникацию.

Повышение вовлеченности и ответственности: каждый член команды активно участвует в процессе планирования и выполнения задач.  Повышается уровень ответственности и заинтересованности в результатах.

Использование «ЭдуСкрам» дает компаниям уникальные возможности для развития и совершенствования своих бизнес-процессов. От лучшего взаимодействия в команде до более гибкого реагирования на изменения рынка. 

6. Заключение

«ЭдуСкрам» создает рабочую атмосферу, которая позволяет обучающимся проявить максимальную отдачу и получить удовлетворенность от работы в команде. Это фреймворк, с которым любой проект будет продуктивен.  Даже если в ретроспективе видно, что участники не смогли достигнуть определенных целей. Методы позволяют выдвинуть и зафиксировать все ошибки и недочеты, направить процесс на адаптацию и улучшение процесса работы.

Работа в команде, гибкий подход и открытость делает «ЭдуСкрам» ценным образовательным опытом для всех участников.