Как CUSTIS помогает промышленным компаниям внедрять цифровое снабжение

Современные подходы к управлению цепями поставок приобретают все большее значение для успешного функционирования производства во многих отраслях экономики. Они обеспечивают эффективное управление материальными потоками, снижают затраты на их хранение и доставку, повышают качество работ и выпускаемой продукции. 

На закупки может приходиться до 70% всех расходов предприятия, поэтому построение процессов материально-технического обеспечения (МТО) критически важно для любого бизнеса.

Компания CUSTIS уже более 20 лет специализируется на решениях по трансформации и цифровизации цепей поставок и управлению МТО для ритейла и крупных промышленных компаний. В этой статье я рассмотрю особенности организации процессов и типовые сложности при построении системы МТО на примере различных отраслей экономики, а также способы их решения, которые мы используем при реализации проектов для своих клиентов. 

Идеальный шторм

В последние годы компаниям приходится работать в условиях постоянно меняющейся конъюнктуры рынков, искать новые решения для оптимизации процессов снабжения и повышения эффективности бизнеса. Текущие экономические реалии таковы, что российский бизнес постоянно сталкивается с общей неопределенностью и сложностями планирования работы в долгосрочной перспективе. 

По данным исследования НИУ ВШЭ, кризис логистики вынуждает 47% руководителей компаний формировать сверхнормативные запасы. Одновременно происходит рост расходов, связанных с хранением материально-технических ресурсов (МТР), что в совокупности уменьшает свободные средства бизнеса. Усугубляется эта ситуация дефицитом кадров, а также уходом зарубежных поставщиков оборудования. Нестабильность поставок, рост цен на сырье и комплектующие, необходимость поиска аналогов оборудования и риск несоблюдения сроков поставок значительно увеличивают количество фокусов внимания и объем задач для специалистов по логистике и снабжению. 

Правильно выстроенная система решений в этой области способна вернуть в оборот значительную часть замороженных активов, не нарушая стабильной работы компании.

В современных экономических условиях почти все российские компании в разных отраслях испытывают трудности с планированием поставок. Например, для предприятий нефтегазового сектора присущи проблемы, связанные с волатильностью спроса и производственной программы, а также снабжением отдаленных регионов. С одной стороны, цикл закупки МТР в нефтегазе в среднем достигает 1–1,5 года. За это время некоторые проекты и работы, такие как бурение, могут стать неактуальными из-за изменений в планах производства или госрегулирования. С другой стороны, нестабильность поставок и затрудненная логистика вынуждают компании формировать запасы заранее и с избытком. В итоге накапливается большой объем невостребованных запасов.

Поэтому основная задача реализации проектов по управлению МТО здесь заключается в том, чтобы обеспечить возможность оперативно использовать накапливаемые сверхнормативные запасы. Функция МТО должна работать со всей совокупностью запасов и эффективно распределять их с учетом производственной потребности и регионального присутствия подразделений компании.   

У электросетевых компаний цикл закупки МТР, как правило, короче по сравнению с нефтегазом, а филиальная сеть расположена более компактно в рамках региона, но более многочисленна. При этом филиалы обычно ведут закупки самостоятельно, независимо друг от друга, под конкретные работы на 1 год вперед, что приводит к большому объему накопленных запасов и замороженных денежных средств в масштабе всей организации. 

В металлургии мы видим тренд на переход к обслуживанию и ремонту оборудования по его фактическому состоянию вместо регламентных работ по требованиям нормативно-технической документации с учетом временных интервалов его работы. Это требует сокращения цикла закупок комплектующих в режиме «по требованию» относительно периодических закупок и повышения маневренности запасов для обеспечения ремонтов, когда функция снабжения должна адаптироваться под новый формат удовлетворения потребностей производства.

В таких проектах по оптимизации процессов снабжения приоритетом является построение гибкой системы управления запасами, определение минимального объема МТР, который всегда должен быть доступен на предприятиях для срочных ремонтов. А также организация эффективной системы быстрого пополнения и перераспределения ресурсов в рамках холдинга для обеспечения непрерывности производства и минимизации замороженных средств. 

Но снабжение по расписанию

Формирование гибкой и эффективной системы материально-технического обеспечения, как правило, требует разработки и отладки новых для компании сквозных бизнес-процессов и элементов планирования и исполнения операций снабжения. Начальной точкой и основой сквозного процесса является планирование потребности, которое включает в себя анализ потенциального спроса на продукцию компании и прогноз объема и номенклатуры МТР для обеспечения производства. Для этого используются методы прогнозирования спроса, анализа потенциала рынка и оценка производственных мощностей.

На основе плана потребностей формируется план снабжения. Он «в крупную» состоит из плана закупок и плана перераспределения собственных запасов, который определяет необходимое количество материалов и компонентов для удовлетворения потребностей компании в определенный интервал времени. А также учитывает различные факторы: отраслевые особенности, сезонность, логистические возможности, финансовые ограничения, планы по техническому обслуживанию и ремонту оборудования и пр.

При планировании снабжения необходимо уделять внимание выбору метрик эффективности и формированию целевых показателей, которые определяют ожидаемые результаты и направления развития для всей системы МТО. Метрики должны соответствовать целям и стратегии компании, учитывать  критически важные аспекты для развития бизнеса. Это может быть, например, повышение обеспеченности работ материалами, повышение оборачиваемости запасов, снижение уровня невостребованных запасов или затрат на хранение МТР.

Далее необходимо регулярно мониторить и анализировать достигнутые результаты, проводить анализ отклонений и корректировать практики управления МТО при необходимости. При этом оценивать эффективность снабжения нужно для всего объема операций компании, а не отдельных мероприятий или активов.

Без чего не работают даже отличные процессы

Для исполнения плана снабжения необходимо выстроить также поддерживающие его процессы. А именно — процесс инициации закупок, процедуру их отмены при необходимости, процесс поставки МТР из собственных запасов и модель передачи запасов между подразделениями компании, заказа у поставщиков в рамках рамочных договоров. Помимо этого, необходимо обеспечить непрерывный мониторинг изменения потребностей для организации перепланирования (адаптации), а также выбрать оптимальную степень централизации управления.

В рамках одного из наших проектов для ПАО «Газпром нефть» частичная централизация управления запасами («мультисклад») и эффективный механизм их перераспределения позволил дочерним обществам использовать запасы друг друга также быстро и просто, как свои собственные или закупаемые у поставщиков. А непрерывное отслеживание изменения потребностей и событий в цепи поставок в рамках новых бизнес-процессов скользящего планирования и мониторинга повысило уровень использования уже закупленных запасов и снизило объем невостребованных МТР.

Еще одна составляющая построения системы МТО — нормирование операций и ресурсов. Этот процесс предполагает установление стандартов, правил и процедур, которые помогают оптимизировать операции, связанные с закупками, складированием, транспортировкой и управлением запасами. Например, определение нормы оптимального уровня МТР, методы инвентаризации и учета запасов, а также сценарии снабжения в случае дефицита или избытка материалов. При этом должны быть зафиксированы сроки и объемы закупок для различных сценариев.

Процесс удовлетворения срочных потребностей также должен быть регламентирован и заранее проработан, он требует быстрой реакции и гибкости при выборе вариантов для принятия решения. Для минимизации возникновения срочных запросов поможет внедрение интегрированного скользящего планирования, которое позволит перейти от «тушения пожаров» к системному управлению будущими событиями.

Одновременно с этим необходимо также организационно поддерживать новые процессы через создание выделенной функциональной единицы, которая будет выполняет задачи по целостному управлению и координации участников цепей поставок на всех этапах (от появления потребности до ее удовлетворения). Это может быть отдел МТО или координатор цепей поставок, выполняющий функцию единого окна коммуникации для всех участников цепи снабжения.

Для многих производственных компаний является типичной ситуация, когда функционал МТО распределен по разным подразделениям, зачастую с дублированием функций и одновременно с наличием «серых зон», за которые никто не отвечает.

Именно поэтому необходим переход на централизованное сквозное управление снабжением через единое окно и создание единого контура управления процессами. Это обеспечивается за счет консолидированного учета запасов, активного нормирования и категорирования запасов, а также закрепления функции по координации управления МТО в структуре организации. 

Цифровые инструменты на службе материально-технического обеспечения

Для того, чтобы сделать процесс управления МТО сквозным и эффективным, мы рекомендуем внедрять комплексную цифровую среду, покрывающую как базовые инфраструктурные элементы (материальный учет, управление нормативно-справочной информацией, автоматизация работы складов и транспорта), так и инструменты из портфеля управления цепями поставок.

При планировании проектов по управлению снабжением важно учитывать необходимость адаптации любых решений из мировой практики к особенностям российской промышленности и специфике каждой конкретной отрасли и предприятия. А также комплексно внедрять цифровые инструменты, что позволит значительно улучшить управление МТО и повысить конкурентоспособность компаний.  

На основе реализованных проектов для компаний из нефтегазовой отрасли и электроэнергетики, а также для ритейла мы выделили основные инструменты из портфеля управления цепями поставок, совместное внедрение которых обеспечивает синергетический эффект и позволяет создать наиболее эффективную цифровую систему управления снабжением: 

• Цифровой двойник цепи поставок отражает целостное представление логистической сети. Он позволяет отслеживать дефициты и профициты ресурсов, а также актуальные расписания доступности, что значительно упрощает процесс принятия решений.
   
• Разработка дополнительных «технологий снабжения» предлагает способы удовлетворения потребностей помимо традиционных закупок. Это обеспечивает гибкость и адаптивность снабжения, позволяя компаниям вовлекать имеющиеся запасы и перестраивать планы снабжения в зависимости от изменяющихся обстоятельств.
   
• Использование оптимизационных алгоритмов для скользящего формирования и изменения планов поставок МТО позволяет планировать на горизонте от нескольких месяцев до оперативного управления в днях и часах. Это значительно повышает эффективность планирования и позволяет лучше реагировать на изменения в спросе.
   
• Control Tower — мощный инструмент мониторинга для контроля и анализа показателей эффективности снабжения и отдельных элементов цепи поставок. Связка с Control Tower позволяет использовать цифровой двойник не только для стратегического планирования логистики, но и для оперативного управления снабжением. 
   
• Различные рекомендательные механизмы помогают пользователям выбирать оптимальные варианты удовлетворения потребностей с учетом всех важных параметров снабжения. Например, эти механизмы автоматически классифицируют запасы как доступные, невостребованные или негодные в зависимости от потребностей и параметров МТР. Кроме того, механизм автоподбора МТР-аналогов способствует повышению оборачиваемости запасов и снижает объем ручной работы, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

Заключение 

Цифровизация и комплексная работа по построению системы МТО обеспечивают гибкость и высокую скорость реакции цепи поставок на изменения бизнес-среды, а также улучшение финансово-экономических показателей функции. Так, например, только за счет перекрестного вовлечения доступных запасов и пакетирования заказов средний показатель снижения объема закупок МТР у наших клиентов достигает 10–15%.

Кроме того, улучшаются бизнес-результаты и по другим направлениям: 

• бесперебойность поставок, что обеспечивает непрерывность производственных процессов;
• увеличение оборачиваемости запасов;
• снижение уровня невостребованных МТР и расходов на их хранение;
  снижение трудоемкости управления МТО;
• снижение времени на принятие решений. 

На примере проектов по оптимизации процессов МТО, реализованных компаний CUSTIS для ряда промышленных компаний, мы видим, что в совокупности внедрение описанных подходов вместе с использованием цифровых решений обеспечивает значительное повышение эффективности производственных процессов и позволяет заметно сократить затраты.