Как пользоваться усиленной неквалифицированной подписью

В век повсеместной цифровизации, когда больше нет необходимости писать бумажные письма, сидеть возле стационарного телефона в ожидании звонка или переживать, не забыл ли взять с собой наличные, люди стремятся упростить любую рутину. Это касается и сложных, но важных задач, связанных с документооборотом.

Нам всем повезло: сегодня можно отказаться от подписи документов вручную в пользу электронной подписи (ЭП). А самый доступный и удобный тип ЭП для предпринимателей, самозанятых и физических лиц — усиленная неквалифицированная подпись (НЭП или УНЭП).

Почему стоит пользоваться НЭП

НЭП — это цифровой аналог рукописной подписи.

Несколько слов о том, как работает НЭП:

• Есть 2 уникальные последовательности знаков, сформированные на основе системы криптографической защиты информации (СКЗИ) — это открытый и закрытый ключи;
• Закрытый ключ нужен, чтобы сформировать (зашифровать) уникальную подпись конкретного человека для конкретного документа — доступ к нему имеет только владелец ЭП;
• Открытый ключ (публичный) нужен для проверки этой же подписи на документе любым другим человеком;
• Также НЭП может выпускаться с сертификатом, который выдается удостоверяющим центром (УЦ) — он подтверждает принадлежность конкретного открытого и — через связь с ним — закрытого ключа тому или иному лицу.

Почему использование НЭП удобнее и надежнее по сравнению с рукописной подписью:

Экономит время

Применение НЭП позволяет сократить время на печать и отправку подписанных документов, а также на ожидание возвращения своего экземпляра.

Минимизирует затраты

При ведении бумажного документооборота появляется много сопутствующих статей расхода: приобретение бумаги, курьерские услуги, содержание архива. Эти издержки складываются в крупную сумму, которую можно потратить с большей пользой для бизнеса.

Предотвращает подделку документов

ЭП невозможно подделать, чего, к сожалению, нельзя сказать о рукописной подписи. Система криптографической защиты информации, на базе которой создаются усиленные виды электронной подписи гарантирует неизменность документа после подписания.  

Упрощает документооборот

Применение ЭП в разы упрощает обмен документами — особенно между удаленными сотрудниками и работодателями. Это соответствует современным реалиям, где скорость и удобство стали базовыми факторами в любой деятельности.

Для кого предназначена НЭП

Использовать НЭП могут все — от физлица до корпорации. С ее помощью можно подписывать большинство документов: договоры, акты, накладные и многие другие. Но у НЭП есть и свои ограничения. Например, ей нельзя подписать счет-фактуру или документы, которые необходимо передавать государству для признания сделки. 

Что можно подписать УНЭП

Существуют НЭП для конкретных сервисов: например, для налоговой. Как это работает: ФНС по запросу пользователя выдает ему сертификат НЭП, однако данную ЭП можно будет использовать ТОЛЬКО внутри ФНС.

Есть также «универсальные» НЭП. Однако обращаем ваше внимание, что при ведении внешнего ЭДО НЭП будет иметь юридическую силу только в том случае, если между контрагентами предварительно заключено соглашение о признании НЭП.

Какие документы можно подписывать УНЭП:

1. Договор оказания услуг
2. Акты
3. Ваучеры
4. Страховки
5. Гарантийные талоны
6. Договоры аренды
7. План лечения
8. Заказ-наряд
9. Документы налогоплательщика для отправки в ФНС РФ
10. Ведомости для получения ИНН
11. Декларации типа 3-НДФЛ
12. Справки для получения данных об имеющихся штрафах
13. Свидетельства для получения сведений о налоговой задолженности
14. Справки для постановки или снятия с учета транспортного средства
15. Заявление на регистрацию брака и другие подобные

И, конечно, в список того, что можно подписывать неквалифицированной электронной подписью, входит документация, связанная с кадровым документооборотом. Применять НЭП можно для следующего списка документов:

• Заявление о приеме на работу;
• Заявление об уходе в отпуск;
• Ведомость о получении инвентаря;
• Документы об ознакомлении, например, с приказом или техникой безопасности;
• Техническая документации;
• Внутренние документы компании.

Самозанятые при помощи НЭП могут удаленно подписывать договоры, закрывающую документацию и дополнительные документы к ним.

Физические лица применяют НЭП для заверения налоговой и другой документации.

Возможностей усиленной неквалифицированной подписи хватает не только для физических лиц и самозанятых, но и для коммерческой и предпринимательской деятельности.

Компании с помощью НЭП могут подписывать договоры на оказание услуг, акты, кадровые,  административные документы и многое другое.  

Как подписывать документы с помощью НЭП

Для этого существуют специальные сервисы. Они рассчитывают контрольную хеш-сумму документа, фиксируют ее и производят криптографическое преобразование. В результате этой операции создается файл формата .sig. Это контейнер, в котором присутствует информация о документе и сама электронная подпись. Все это происходит автоматически. 

Перед тем, как пользоваться УНЭП, с документом можно ознакомиться. УНЭП гарантирует неизменность и целостность документа после подписания. 

Использование электронной подписи позволяет существенно сэкономить время на заверение документов, особенно требующей подписи нескольких человек. К тому же, документ точно останется в целости и сохранности, чего нельзя сказать о бумажных договорах, проходящих через десятки пар рук подписантов.