РБК Компании

Как IT-компания Softline перешла с американского Wrike на Megaplan

Как организовать работу команды с помощью сервиса «Мегаплан». Статья будет полезна тем, кто хочет использовать российский софт вместо Wrike, Notion или Trello
Интеграция почты и сервиса для совместной работы «Мегаплан» помогла оптимизировать рабочий процесс
Задача

Оптимизировать работу по контент-менеджменту: равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и сделать рабочий процесс прозрачным для руководителя отдела контента. Для планирования работы одного из отделов и постановки задач компания Softline выбрала российское решение «Мегаплан». ГК Softline — на рынке информационных технологий 30 лет, у компании 8400+ сотрудников и оборот 70+ млрд рублей.

Причина

Раньше команда из 20 человек использовала американский сервис Wrike, но в прошлом году задумалась о переходе на отечественный аналог. Когда команды переходят с зарубежного сервиса, в котором работают много лет, возникают опасения, что процессы сломаются и какие-то сотрудники будут выступать против изменений. Как отмечает Николай Казимиров, руководитель контент-отдела группы компаний, такие опасения были и у него. Поэтому руководство тщательно подошло к выбору нового сервиса.

Решение

Команда контент-отдела успешно внедрила новое решение «Мегаплан», которое помогло оптимизировать рабочие процессы, связанные с задачами по добавлению, обновлению и корректировкам информации на сайте компании и интернет-магазина. Важным было то, что это российский сервис, так как риски отключения западных сервисов, которые продолжили работать в России, по-прежнему остаются.  

Мегаплан — CRM-система и сервис для совместной работы, уже более 15 лет помогает компаниям автоматизировать командную работу и планирование. Входит в реестр отечественного ПО. Объединяет дашборды руководителей с операционной работой по проектам, сохраняя прозрачность бизнес-процессов с помощью персонально настроенных рабочих пространств. 

Руководитель контент-отдела группы компаний Николай Казимиров рассказал о том, как проходил переход на новый сервис.

Как IT-компания Softline перешла с американского Wrike на Megaplan
Николай Казимиров, руководитель контент-отдела группы компаний Softline 

Как выбирали российский аналог Wrike

Раньше команда контент-менеджеров, редакторов и переводчиков использовала для задач сервис Wrike. Но в свете тренда на импортонезависимость было решено найти аналог. На слуху уже был «Мегаплан».

Что понравилось:

  • интеграция с электронной почтой — это было важно для бизнес-процессов;
  • API, чтобы делать выгрузки и работать с данными;
  • простой визуал, интуитивно понятный каждому.

Спустя два месяца сотрудники отдела перенесли рабочие данные, разобрались в функциях и начали работать, как и прежде.

Задачи из почты падают в «Мегаплан»

Сотрудникам контент-отдела задачи ставят стейкхолдеры или заказчики, которыми являются коллеги и руководители. Например, это могут быть аккаунт-менеджеры, работающие с поставщиками. Задачи стейкхолдеры присылают по почте, поэтому на выбор «Мегаплана» в качестве рабочего сервиса повлияло наличие интеграции с почтой. 

Как IT-компания Softline перешла с американского Wrike на Megaplan

Каждое поручение — это задача. Интеграция была настроена таким образом, чтобы все полученные на рабочую почту задачи попадали в раздел «Общение». Таким образом, заказчикам не нужно было разбираться, как пользоваться новым сервисом, — для них процесс постановки задач не изменился. 

Интеграция с почтой была важна, так как в компании устоялась определенная схема работы. К сожалению, не все сервисы для совместной работы могли похвастаться этой возможностью. После того как задачи из почты автоматически переносятся в «Мегаплан», они сортируются: выбираются исполнители и указывается дедлайн. 

Так как у компании много сервисов-поставщиков, все задачи принято делить по проектам. Такой порядок распределения задач упрощает анализ загрузки сотрудников и выполненных задач. 

Трекинг нагрузки сотрудников в «Мегаплане»
В «Мегаплане» можно отслеживать результаты и нагрузку сотрудников в реальном времени

Сотрудники, которым делегировали задачи, берут их в работу. Они могут общаться в комментариях к задаче, если возникают вопросы. А когда исполнитель закрывает задачу, в чате со стейкхолдерами нажимает кнопку «Выполнено» — на почту заказчика автоматически поступает уведомление, что задача сделана.

В отчетах легко находить слабые зоны и делиться итогами

Руководство регулярно использует инструменты аналитики в «Мегаплане». 

Так выглядят отчеты на дашборде «Мегаплана»
В отчетах «Мегаплана» легко находить слабые зоны в работе и делиться итогами
  1. Отчет о проделанной работе для директора. В конце каждого месяца на совещаниях с начальством удобно делиться результатами и планами отдела: сколько задач сделали, что удалось, а что нет и почему. 
Отчет о проделанной работе в «Мегаплане» для директора
В «Мегаплане» удобно отслеживать динамику количества задач по разным периодам

2. Отчеты для личного использования руководителем. Чтобы понимать, сколько времени сотрудники тратят на задачи, создается дашборд с аналитикой, в котором ежедневно обновляются данные.

При выполнении задачи сотрудникам достаточно указывать время, которое они тратят. А руководитель видит, насколько человек загружен, и анализирует, чем именно. 

Например, был случай, когда сотрудник регулярно тратил на работу больше часов, чем должен был по графику. Значит, он либо перерабатывал, либо неправильно указывал затраченное время. На отчетах это было явно видно — после общения с ним оказалось, что перерабатывал. Для дела это, конечно, полезно, но переработки ведут к выгоранию. Мы пересмотрели его график и часть задач передали менее загруженному коллеге.

Какая была главная сложность

Компания долго внедряла свою систему сложности задач, то есть такую метрику, которая показывала бы реальную стоимость задачи в днях и часах. Сотрудникам приходилось постоянно напоминать, чтобы они заполняли этот параметр перед тем как закрыть задачу. 

Дело в том, что в отделе контента многие задачи ведутся параллельно, часто ждут комментариев от заказчика. Ставить их каждый раз на паузу перед переключением на другой поток было очень сложно — все забывали. Поэтому для оценки реальной сложности (стоимости) задачи было решено создать отдельное поле с атрибутом, который каждый сотрудник заполнял бы в момент закрытия задачи. 

Сейчас все сотрудники работают как нужно, и в конце месяца руководители по этому атрибуту смотрят, у кого какие недочеты. 

3 способа безболезненно поменять сервис для совместной работы

  1. Обращайте внимание на интерфейс сервиса: чем он проще, тем быстрее команда его примет. Перегруженный сложный интерфейс оттолкнет сотрудников: никому не хочется тратить время на изучение сложных настроек.
  2. Напишите 3-5 функций, которые принципиально важны для вашей команды. Например, это могут быть интеграция с почтой и мессенджерами, видеосвязь, наличие задач-согласований. Оценивайте каждый сервис по этим функциям и простоте интеграций.
  3. Выбирайте российский аналог, полностью русифицированный, с серверами для хранения данных пользователей на территории РФ. Тогда вы не столкнетесь с ситуацией, когда из-за внешних условий будет потерян доступ к истории работы и другой важной информации.  

Преимущества, которые получила ГК Softline

  • Статистика нагрузки по отделу в зависимости от направлений работы стала намного прозрачнее. Время обработки отчетности сократилось в разы.
  • Запросы из почты перестали теряться, так как по ним сразу же создаются задачи в «Мегаплане». Время реакции на задачи из почты сократилось в 2-3 раза.
  • Постановщики задач также получили возможность оперативно отслеживать статусы задач и комментарии к ним.
Результат

Команда контент-отдела компании Softline, несмотря на опасения, быстро перешла на «Мегаплан»: сотрудники легко освоились и начали работать в российском аналоге Wrike. Сервис помог руководителям отделов более гибко управлять операционной деятельностью и погружаться в работу каждого сотрудника. А еще дал возможность составлять сложные и подробные отчеты для вышестоящего руководства компании.

Интересное:

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации18.11.2009
Уставной капитал117 117 116,00 ₽
Юридический адрес Г.Москва МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ ТВЕРСКОЙ УЛ ДОСТОЕВСКОГО 1/21 СТРОЕНИЕ 1 ЭТАЖ ЦОКОЛЬНЫЙ, КОМ. 11,
ОГРН 1097746725273
ИНН / КПП 7725681416 770701001
Среднесписочная численность68 сотрудников

Контакты

Адрес 127055, Россия, г. Москва, ул. Палиха, д. 13/1, стр. 2, 4-й этаж
Телефон +78005555637