Атлас24 – База Знаний: весь опыт компании в одной системе

Одним из первых масштабных проектов нашей компании является Атлас24 – База Знаний. Продукт долгое время существовал в виде приложения для Битрикс24, получив более 10 000 установок от пользователей и став одним из самых популярных в каталоге приложений.

Сегодня Атлас24 функционирует не только внутри Битрикс24, но и как полноценный SaaS-сервис. Это пространство, в котором организации могут хранить и систематизировать всю информацию, накопленную за годы работы: руководства, инструкции, документацию, шаблоны, скрипты продаж. 

Сервис позволяет всегда иметь быстрый доступ к документам, в какой бы точке мира не находился пользователь, дополнять их вместе с сотрудниками, делиться ссылками на материалы, а также проводить по ним тестирования. Что важно, это российский продукт, который может стать заменой зарубежному Atlassian Confluence и позволит не беспокоиться за сохранность данных.

На сегодняшний день Атлас24 установили более 20 000 раз, это число увеличивается с каждым днем. В статье мы расскажем подробнее, какие возможности есть у сервиса и как с его помощью превратить информационный хаос в систему.

Добавляйте и структурируйте информацию

Функционал Атлас24 позволяет настроить в базе знаний простую и гибкую структуру папок в виде дерева. Новые папки и документы добавляются кликом по иконкам в верхнем левом углу и легко перемещаются. Также есть возможность добавлять документы в избранное. Причем это закрытая папка: пользователи не могут видеть избранные файлы друг друга.

Внутри документов – интуитивный текстовый редактор, в котором можно форматировать текст под свои потребности: изменять его шрифт, размер, цвет, расположение. Есть функционал для вставки ссылок, файлов, например, документов в формате doc или xlsx, блока цитирования. Можно вставлять фото и видео по ссылке. К примеру, – добавить обучающий ролик с YouTube и просматривать его прямо в документе. 

Функционал также позволяет указывать автора статьи, настраивать навигацию с помощью тегов, смотреть историю правок. А чтобы не потерять текст при случайном закрытии вкладки, есть функция автосохранения.

Добавляйте пользователей и настраивайте права доступа

Использовать базу знаний в Атлас24 можно совместно с сотрудниками. Чтобы добавить нового пользователя в систему, нужно отправить ему приглашение на почту.

После того как сотрудник примет приглашение, ему по умолчанию будет доступно только чтение документов. Однако вы сможете изменить его право доступа в настройках: полность запретить доступ, разрешить возможность редактировать документы или сделать полноправным пользователем базы знаний.

Права доступа также можно настраивать для отдельных папок или документов. Например, чтобы конкретный сотрудник мог обновлять техническую информацию о продукте.

Делитесь знаниями с другими

Папками и документами из базы знаний можно делиться с другими пользователями по ссылке. Ее вы сможете получить, перейдя в папку или документ, кликнув по иконке ссылки и нажав кнопку «Получить». Адрес будет скопирован в буфер обмена, после чего его можно отправлять другим людям.

Для безопасности ваших данных по умолчанию перейти в документ по ссылке, которую вы отправите, могут только пользователи, зарегистрированные в системе. Однако вы можете сделать ссылку публичной. В таком случае документ смогут просмотреть и те, кого нет в базе знаний, например, сотрудники из другого отдела или соискатели, если нужно отправить им тестовое задание.

Добавляйте комментарии

Пользователи базы знаний могут оставлять комментарии к отдельной папке или определенному документу. Это позволяет предлагать добавления, обсуждать непонятные и спорные моменты. Или же отмечать, что пользователь ознакомился с информацией, например, правилами работы с клиентами.

При этом комментарии можно редактировать. А также удалять, когда вопрос полностью решен или потерял актуальность.

Создавайте тесты для проверки знаний 

В Атлас24 – База знаний есть функционал для проведения тестов. С их помощью можно проверять знания сотрудников внутри базы знаний. Или тестировать соискателей, которые не зарегистрированы в системе, предлагая им публичную ссылку на тест. 

Конструктор тестов позволяет создавать вопросы с одиночным, множественным выбором или открытым ответом. К вопросу можно прикрепить изображение, видео и ссылку. Также есть возможность закрепить баллы за вариантами ответа, настроить случайный порядок вопросов или ответов, запретить повторное прохождение теста и позволить пользователям делать это анонимно. При необходимости можно показывать результаты тестирования испытуемому. 

После проведения теста вы сможете анализировать результаты с помощью простой и понятной статистики. В ней будет отображено, кто прошел тест и какое количество баллов получил.

Создавайте блоги на платформе

Внутри сервиса пользователи также могут создавать блоги и публиковать в них материалы. Страница с записями в блоге будет доступна всем, у кого есть ссылка. А чтобы добавить новую статью, нужно создать документ в базе знаний и нажать на кнопку в правом верхнем углу страницы в виде буквы «b».

Блоги можно использовать для информирования сотрудников о новостях компании. Или же размещать в них статьи, готовые к публикации на официальном сайте.

Создавайте резервные копии

Чтобы быть уверенным: накопленные знания в безопасности и не исчезнут в один миг, например, если кто-то случайно нажмет не ту кнопку, в Атлас24 предусмотрена возможность создавать резервные копии. 

Скачать документы можно в настройках, нажав на «Экспорт данных». После этого на ваше устройство сохранится файл со всеми документами, папками, избранным. Он также будет содержать историю изменений документов, теги и права доступа пользователей. 

Если потребуется восстановить базу знаний, это можно сделать также в настройках, нажав на «Импорт данных». При этом импортированные файлы не заменят существующие, а добавятся в качестве новых. 

Также отметим, что вся информация в Атлас24 защищена шифрованием. Кроме того, для безопасности передачи данных мы используем протокол HTTPS. Если злоумышленники похитят файл с резервной копией или перехватят данные, они не смогут их прочитать.

Настройте интеграцию с CRM

Атлас24 – База знаний можно использовать как в отдельном окне, так и интегрировать его в Битрикс24 или AmoCRM. Это позволит иметь доступ к документам и управлять ими, не покидая привычного CRM-сервиса.

Так, из CRM-системы можно добавлять новые документы, редактировать существующие, в том числе опубликованные в блоге. Кроме того, если подключена интеграция, то вы сможете отправлять приглашение к базе знаний не на почту, а сразу в CRM.

Опробовать возможности Атлас24 бесплатно можно на сайте сервиса. После регистрации будет доступен 15-дневный пробный период.

Если хотите узнать больше о функционале Атлас24 или о том, как организовать документы в базе знаний, пишите нам по адресу: atlas24@infoservice.ru.