Как быстро заключить договор по T&M: 5 инструментов от юристов SimbirSoft

При заключении договора на разработку ПО стороны обсуждают его существенные условия (предмет, сроки), а также порядок взаимодействия, требования к результату и прочее. В частности, важен порядок определения стоимости — обычно на практике это повременная (Time and Material, T&M) и фиксированная (Fixed price, FP) схемы сотрудничества. 

В этой статье поделимся правовыми вопросами, которые помогают ускорить заключение договора на разработку по схеме T&M, а значит обеспечить быстрый старт проекта. 

Как мы ускоряем процесс заключения договора и старт проекта 

Согласование договора как в ИТ, так и в других отраслях нередко превращается в долгоиграющий процесс и «пинг-понг» редакциями договора между заказчиком и исполнителем из-за внутренних «бюрократических проволочек». Как следствие — старт проекта затягивается, что может негативно сказаться на результатах бизнеса.

За годы практики мы разработали ряд инструментов, которые позволяют оперативно согласовывать договор в оптимальной для всех сторон редакции в достаточно короткие сроки.

1. Типовые формы договора 

Каждому заказчику мы предлагает заключить договор по типовой форме. Максимально ускорить этот процесс позволяет наличие нескольких форм документа под различные потребности заказчика. В зависимости от договоренностей сторон это может быть:

• T&M по факту отработанных часов
• рамочный T&M по заданиям
• T&M с постоплатой или авансированием. 

Условия определены таким образом, что в договоре не требуется подробно описывать информацию о проекте (добавлять техническое задание, результат и прочее). Поэтому при изменениях на проекте нет необходимости его корректировать. 

Главное — описать в договоре:

• Универсальный предмет под различные услуги в сфере ИТ-разработки:

Например, «Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется оказать Заказчику в соответствии с условиями настоящего Договора Услуги по разработке, модификации, адаптации программ(ы) для ЭВМ и относящиеся к ним Услуги, а Заказчик обязуется принять и оплатить оказанные Услуги».

• Гибкий способ постановки задач, который позволяет использовать любые удобные варианты, менять один на другой без изменения договора;
• Ответственных представителей сторон, через которых осуществляется основное взаимодействие и координация действий заказчика и исполнителя. 

Главный нюанс — зафиксировать в договоре юридическую силу общения между ответственными представителями. Тогда стороны смогут корректировать задачи, менять ход проекта без корректировки основных условий договора.

• Отчетный период: как правило, 1 календарный месяц.
• Порядок расчетов: аванс или постоплата с указанием срока платежа.
• Условия приостановления оказания услуг и расторжения договора.
• Порядок оформления актов оказанных услуг.
• Срок и условия предоставления гарантии.

Данные условия договора позволяют зафиксировать основные и необходимые моменты сотрудничества, которые не потребуется корректировать при изменениях на проекте. 

Если принята типовая форма, все замечательно. Договор быстро согласовывается, подписывается и проект стартует.

2. Согласованный перечень важных условий по договору Time&Material 

Бывают ситуации, когда заказчик настаивает на использовании своей формы договора.  

Чтобы его рассмотрение и заключение прошло максимально быстро, мы согласовали со всеми заинтересованными направлениями, включая юридическое, финансовое и производственное, перечень важных условий, которые необходимо включить в договор либо исключить из него.

При рассмотрении договора по форме заказчика наши юристы ориентируются на данный список, корректируя, исключая или включая в договор только самые важные для нас условия. Этот  перечень — «живой» инструмент. В процессе работы появляются новые условия, которые юристы считают необходимым внести дополнительно либо исключить неактуальные. По мере необходимости он обновляется и пересогласовывается с заинтересованными лицами.

Согласованный перечень важных условий позволяет юристу избежать долгих обсуждений с коллегами о допустимости наличия или отсутствия тех или иных пунктов в каждом конкретном договоре. В свою очередь, это ускоряет процесс заключения договора и старт проекта.

 3. Правила внесения правок

Однако при поступлении договора по форме заказчика, или нашего типового, но с внесенными заказчиком правками, нет гарантии, что корректировок больше не будет. 

Поэтому для ускорения согласования внесенных правок мы подготовили основные правила:

• Вносим минимальное количество правок, чтобы ускорить старт и согласование договора.
• Всегда оцениваем риски при корректировке условий. Вносим изменения только по критичным для нас моментам, ориентируясь на перечень важных условий.
• Корректируем документ в режиме рецензирования, сопровождая каждую правку примечанием с конкретными пояснениями, в связи с чем она сделана и в чем ее важность для исполнителя.

4. Созвон с заказчиком

Бывает, что в ходе корректировок договора заказчик не принимает важные для нас условия. В этом случае мы стараемся обсудить их устно. Такой созвон нужен, чтобы в режиме реального времени при личном общении выслушать позицию и аргументы клиента, а также обосновать позицию, чтобы сделать наше сотрудничество более эффективным и взаимовыгодным, а главное — достигнуть успешного результата проекта.

Чтобы созвон прошел успешно, мы создали внутреннюю памятку для юристов с описанием кратких скриптов-аргументов, примеров из судебной практики, которыми можно обосновывать нашу позицию заказчику по важным условиям. Как показывает наша практика, такой подход позволяет повысить результативность переговоров. 

Успешным итогом обсуждения с заказчиком является согласование всех важных условий договора и определение финальной редакции для подписания.

5. Выстроенный процесс согласования, подписания договоров и его автоматизация внутри компании

Безусловно, чтобы все инструменты, направленные на ускорение процесса заключения договора, работали эффективно, необходимо наличие согласованных  сроков выполнения тех или иных действий и понимание каждым специалистом своей роли. В этом вопросе нам помогает разработанный и согласованный с заинтересованными направлениями процесс заключения договоров. 

Важно:

• Закрепить конкретные сроки выполнения задач: подготовки драфта договора по запросу инициатора, рассмотрения договора по форме заказчика, контрправок, сроки согласования заинтересованными лицами и подписания документа и прочее.
• Распределить роли и порядок действий специалистов: кто является инициаторам заключения договора, как оформляется запрос на его подготовку, кто отвечает за взаимодействие с заказчиком, кто направляет на согласование, кто является согласующими лицами и т.п.

Наличие процесса заключения договора позволяет быстро и четко выполнить все необходимые действия, итогом которых будет подписанный в максимально возможные короткие сроки документ и быстрый старт проекта

Чтобы процесс согласования и подписания итоговой версии договора внутри компании прошел быстро, мы автоматизировали этот процесс. Об этом рассказывали тут.

Вместо заключения

Сроки заключения договора с клиентами и быстрый старт проектов в ИТ-сфере имеют огромное значение. Ведь шанс дойти до финиша первым повышается при большом отрыве на старте от конкурентов.

Правильно выбранная модель взаимодействия — это минимум затрат, рисков, а также получение результата в срок. По нашему опыту, начинать разработку по Time & Material быстрее, без долговременного анализа всех деталей. А описанные выше инструменты позволяют нам максимально быстро согласовать и подписать договор в редакции, подходящей всем сторонам сделки.

Подробнее о процессах разработки от старта до сопровождения — на сайте.