ИИ в управлении проектами: назревшая потребность или дань моде

От эффективных действий управленцев зависит, насколько твердо компания будет стоять на ногах на конкурентном рынке, как быстро и качественно развиваться. Рассмотрим, как здесь может помочь искусственный интеллект.

В 2022 году ИИ чаще всего внедряли в:

• сервис (оптимизация операций, автоматизация работы call-центров)
• маркетинг и продажи (сегментация и аналитика клиентов, поиск и привлечение новых покупателей, работа с текстами)
• создание продуктов (улучшение существующих продуктов и разработка принципиально новых продуктов на базе ИИ)
• мониторинг и прогнозирование (анализ больших объемов данных для определения аномалий, анализ и прогнозирования спроса и финансовых показателей).

В статье разберем, какие ИИ-сервисы могут помочь в управлении проектами, в чем их особенности, а также расскажем, как понять, что вам пора внедрять их в работу и для решения каких задач. Материал будет интересен как начинающим, так и опытным руководителям проектов, которые уже перепробовали множество методик и хотят найти что-то новое и даже инновационное, а также всем, кто интересуется темой искусственного интеллекта.

ИИ & Проектный менеджмент: предпосылки к внедрению

Главная задача руководителя проекта  (далее — ПМ) — создать уникальный продукт с заданным уровнем качества. Чтобы выполнить ее, ПМ должен «уложить» проект в тройственное ограничение (проектный треугольник), а для этого нужно:

• обладать знаниями и навыками по разработке и управлению проектами
• разбираться в методологиях, инструментах и метриках
• работать со всеми заинтересованными сторонами: знать каждого члена команды, задачи бизнеса и требования конечных потребителей
• контролировать реализацию проекта, предупреждать риски и многое другое.

Как вы поняли, руководство проектами охватывает широкий спектр задач. Для некоторых из них можно использовать ИИ — прежде всего там, где нужна первичная работа с большими данными, например, для:

• анализа стратегии развития продукта.

Поскольку ИИ может выстраивать разные стратегии ведения проекта и рассчитывать риски, у бизнеса появляется возможность прогнозировать исход событий и составлять на основе полученных данных максимально успешную стратегию ведения проекта или развития продукта. Для этих целей можно использовать сервис Moneyplace, который позволит наметить перспективы для развития продукта.

• изучения целевой аудитории. 

Чтобы попасть в ожидания конечных пользователей и удовлетворить их интересы, важно учитывать их особенности. ИИ помогает проводить анализ целевой аудитории, прогнозировать интересы пользователей и предвосхищать потребности. К тому же, ИИ может за несколько минут выполнить задачу, которую вручную специалист будет делать несколько часов. Нередко ИИ-анализ намного глубже ручного: искусственный интеллект выявляет скрытые взаимосвязи и тренды, которые может пропустить человек. Подобный анализ можно проводить как с помощью Chat-GPT, так и Neuroscribe, которые помогут составить и проанализировать портрет аудитории.

Как понять, что на проекте пора внедрять ИИ-инструменты

Чтобы понять, нужен ли вам как руководителю искусственный интеллект, взвесьте все «за» и «против», проанализируйте сферы, где ИИ проявляет себя лучше всего, и только после этого начинайте внедрять инструменты. 

На что советуем обратить внимание? 

Во-первых, на соотношение затрат и экономии ресурсов от внедрения ИИ-инструментов. Универсальных инструментов практически нет и для решения задачи может потребоваться целый набор алгоритмов, использование которых, как правило, стоит денег. Рекомендуем тщательно изучить варианты инструментов, их характеристики, возможности и стоимость. Главный ориентир — видимая экономия времени и трудовых ресурсов 

Во-вторых, на критичность ошибок. Если проект не конфиденциален, но ошибки могут привести к финансовым рискам или убыткам, то ИИ-инструмент должен применяться строго под контролем ответственного за результат специалиста. 

В-третьих, на безопасность данных. Если вы работаете с чувствительными данными под жестким NDA, использование облачных ИИ-сервисов вам не подойдет. В любом случае перед внедрением сервиса важно оценить его надежность и безопасность — не исключено, что в работе вы будете использовать те или иные конфиденциальные данные, а значит несете ответственность за их сохранность. Например, мы используем некоторые инструменты для оптимизации внутренних процессов — в разумных пределах. Но в разработке строго соблюдаем NDA и не допускаем обработки любых артефактов проектов с помощью ИИ.

В-четвертых, наличие в процессах компании сложных арифметических расчетов, логических моделей данных. Если работа вашей компании связана со сложными расчетами, ИИ поможет собрать данные для первичных расчетов. 

Возможно, вы понимаете, что у вас уходит много времени на: 

• Подготовку и отправку типовых документов;
• Сбор отзывов и обратной связи потребителей о продукте/услугах;
• Обмен информацией внутри команды и напоминания о задачах;
• Формирование отчетности;
• Сбор маркетинговой статистики.

Значит пора всерьез задуматься об инструментах, которые помогут вам освободить время для решения более важных задач.

Виртуальные помощники и ИИ-инструменты для управления проектами

Здесь я расскажу лишь о некоторых инструментах, которые можно использовать для решения тех или иных задач.

Stratejos 

Это своего рода администратор проекта. Позволяет создавать команды, алиасы или напоминания о задачах, багах, важных активностях или мероприятиях. Далее он переводит задачу в JIRA или Slack. Работает в формате напоминаний о забытых задачах, задачах без оценки и иных мероприятиях проекта.

Smart Projects

Система управления проектами — от планирования до завершения. Позволяет автоматически планировать работу подразделений, формировать команды с учетом специфики задач и компетенций исполнителей, контролировать процесс выполнения задач и накапливать опыт по результатам выполненных задач для повторного использования в новых проектах.

TARA AI

Платформа на базе ИИ, которая предлагает варианты реализации проекта, планирует работу и загрузку команды. Также помогает настраивать удобные дашборды для отслеживания жизненного цикла разработки и вовремя реагировать на изменения.

PineStem

ИИ-платформа, которая помогает подобрать команду, исходя из оценки сотрудников на основе ранее выполненных задач.

Перечисленные инструменты помогут прогнозировать риски, оценивать соотношение количества багов к задачам и прочие показатели. Это очень ценный опыт, который позволяет не ошибиться с подбором команды и планированием ресурсов руководителя и команды.

Выводы

Выгоды от использования ИИ-инструментов в работе очевидны:

• Автоматизация процессов и задач. Здесь и анализ данных, свод план/факта проекта с автоматическим уведомлением о приближении к порогу бюджета/часов и прогнозированием. Да, это может делать и BurnDown Chart, но ИИ его дополнит прогнозом рисков и сценариями для их минимизации или обхода.
• Снижение рисков. Достигается благодаря автоматизированному контролю прогресса задач и выстраиванию стратегии на основе пройденных этапов.
• Планирование команды. Подскажет, как оптимально распределить нагрузку между участниками проекта и выстроить последовательность выполнения задач.
• Прогноз исхода проекта. Детальный анализ, основанный на большом объеме данных, позволит определить вероятность успешности проекта, а также выбрать стратегию для закрепления результата.

Совершенно очевидно, что способствовать дальнейшему развитию сотрудничества с ИИ будут:

• Цифровизация бизнеса. На рынке появляется все больше новых инструментов для управления бизнесом и проектами. Пропорционально растет и интерес к ним. На мой взгляд, со временем управление проектами будет больше основываться на использовании цифровых помощников и дополнительных инструментов с ИИ.
• Прогресс технологий и автоматизация процессов. Чем больше правил, регламентов, тем выше потребность в автоматизации их соблюдения для уменьшения риска ошибок и снижения влияния человеческого фактора.
• Рост данных и метрик. Увеличивается объем данных, с которыми мы работаем на проектах, а следовательно, растет потребность в их анализе. И эта аналитика также должна быть минимально трудоемкой в плане человеческого ресурса.

Да, мы еще не скоро сможем доверить искусственному интеллекту прямое общение с нашими командами, проведение встреч один на один, душевных разговоров и формата ретроспектив, где мы делимся эмоциями, а не только результатами спринта или итерации. Но уже сейчас определенно можно полагаться на помощь ИИ в выстраивании стратегий управления, планирования и сценариев по нивелированию рисков проекта.

Если вам интересна тема управления проектами, можете почитать и другие наши статьи на сайте или на РБК.