Рабочие чаты в личных мессенджерах — можно, но неудобно: разбор полетов

Мы с командой развиваем Руллу — среду для команд с мессенджером, таск-трекером и AI-ассистентом. Поэтому мне интересно разбираться, как в компаниях выстраивают рабочие коммуникации, какие возможности сервисов помогают им улучшать процессы, а какой функциональности не хватает. 

Как фанат ПО для бизнеса я думаю, что использовать личный мессенджер для рабочей переписки — это компромисс с последствиями. Информация теряется в разрозненных чатах, а сотрудники отвлекаются на личную переписку и пропускают важные сообщения. В итоге KPI команд неминуемо снижается. Но есть и те, кто считает иначе. 

Мой знакомый Артем — руководитель департамента в компании в сфере ЖКХ. Он и его сотрудники используют для работы Telegram. На предложение перейти в корпоративный мессенджер он отвечает, что и так все благополучно и команду все устраивает, за исключением «несущественных мелочей». Я пригласил его на CustDev-интервью и расспросил о преимуществах и недостатках такого подхода. 

Преимущества личного мессенджера: «вторая память» для руководителя и естественная среда обитания для сотрудников

Популярное приложение для личной переписки помогает руководителю фиксировать и упорядочивать всю рабочую информацию. У сервиса простой и интуитивно понятный интерфейс, поэтому сотрудникам не нужно объяснять, как и что здесь работает. 

Большинство корпоративных сервисов для коммуникаций со стороны кажутся неповоротливыми комбайнами, — говорит Артем. — Если я решу перейти на такой инструмент, придется объяснять коллегам, зачем это нужно, а потом проводить обучение, чтобы они разобрались, куда нажимать, чтобы работать с приложением.

В личном мессенджере для предпринимателя и его команды есть привычный набор функциональности, который они используют как в личных, так и в рабочих целях. Артем поделился, какие функции для него особенно важны в повседневном деловом общении. 

Отложенные сообщения — чтобы сообщить команде о предстоящей встрече или сроках выполнения задачи, не отвлекая сотрудников от отдыха ночью или в выходной. 

Отправка без звука — если нужно срочно поделиться важной информацией, например, результатами вечерних совещаний или обновлениями по текущим проектам, но не хочется мешать коллегам уведомлениями в чатах.

Редактирование сообщений — это особенно удобно, если в сообщение вкралась ошибка или в процессе работы что-то изменилось и нужно изменить данные в уже отправленном сообщении. 

Недостатки подхода: открытый контур, неразбериха в чатах и утечки данных 

Оказалось, что у Артема и его команды не все так гладко. Есть и целый список опций, которых им очень не хватает в сервисе для ежедневных рабочих задач. На вопрос «почему же тогда не переходите в корпоративный мессенджер» мой визави отвечает просто: «не критично пока, да и привыкли все». 

Вот некоторые проблемы, которые возникают, когда команда ведет рабочие чаты в мессенджере для личного общения. 

Потеря задач в потоке сообщений. Сотрудники заводят десятки рабочих чатов, которые никак не связаны друг с другом — и в итоге возникает хаос. Задачи теряются, команда путается, а важную информацию становится невозможно найти в километрах переписки.

Сложность контроля. В популярном мессенджере нет инструментов управления дедлайнами и мониторинга задач. В таких условиях невозможно следить за сроками и прогрессом выполнения работы — команда теряет эффективность и работает медленнее.

Разрозненность информации. Чаты, задачи, файлы — все это существует отдельно друг от друга. Если нужно вспомнить, кто и когда поставил задачу, приходится тратить время (и нервы) и искать информацию вручную. Оргструктуры и адресной контактов коллег здесь тоже, разумеется, нет. 

А если команда заводит таск-трекер и остается в публичном мессенджере, приходится делать двойную работу: обсуждать работу в переписке и дублировать информацию в тасках на доске. 

Нет единой системы управления задачами. Можно еще использовать отдельное хранилище файлов, онлайн-календарь и другие инструменты. «Зоопарк» разрозненных сервисов со временем превращается в неповоротливый колосс, который тормозит процессы. 

Открытый контур. Во время работы сотрудники отвлекаются на общение с друзьями, а после работы продолжают обсуждать деловые вопросы — в итоге они выгорают и работают медленнее. А еще кто-нибудь по ошибке может отправить конфиденциальную информацию в посторонний чат.

Риски стабильности. Публичные сервисы не заключают SLA, не гарантируют непрерывность услуг и не предоставляют техподдержку. Если в процессе что-то пойдет не так — придется разбираться своими силами. 

Решение: перейти на корпоративный софт и ускорить процессы

У руководителя Артема и его команды есть альтернатива: продолжить жертвовать процессами и прибылью — или перейти на корпоративное ПО для взаимодействия сотрудников. Я спросил у собеседника, какие функции должны быть у сервиса, чтобы он все-таки задумался о миграции. Мы вместе накидали список требований прямо во время интервью.

Бесшовная рабочая среда с чатами и задачами. Важно, чтобы сотрудники ставили таски, переписывались и обменивались файлами в режиме одного экрана. Еще лучше — если можно ставить задачи прямо из мессенджера и общаться в карточках задач. Это позволить работать быстрее и не терять данные в процессе. 

Инструменты администрирования. Единая панель управления позволяет тимлиду видеть все текущие задачи, контролировать их статус, сроки и назначенных исполнителей — это значительно упрощает мониторинг рабочих процессов.

Встроенный AI-ассистент. Искусственный интеллект должен уметь анализировать диалоги в чатах, задачи и проекты, запоминать пользователей и их роли в команде, уметь готовить саммари и находить любую информацию по проекту. Совсем замечательно если LLM понимает человеческий язык и ее можно попросить узнать, кто два месяца назад обсуждал в чатах ребрендинг. 

Мультикомандное пространство. Иногда нужно организовать работу нескольких команд на доске, чтобы каждая видела только свои задачи. Например, если не хочется показывать внешним подрядчикам «бардак на кухне».

Удобство сервиса. Понятный интерфейс, доступ с любого устройства и мобильное приложение, не захламленное ненужными функциями. Важно, чтобы сотрудники не испугались незнакомого интерфейса и не отказались в нем работать: особенно если большая часть коллектива — «синие воротнички». 

Безопасность и стабильность. Необходимый минимум: хранение данных в России, надежные протоколы шифрования, регулярные бэкапы, высокий SLA, доступная техподдержка.

Общий вывод: лучший путь — золотая середина. Можно выбрать сервис для совместной работы, постепенно внедрять его и тестировать, что получается. Такой подход не вызовет паники у сотрудников, позволит постепенно, без надрыва оптимизировать процессы и повышать KPI команды.