Как снизить затраты на автопарк

На сегодняшний день корпоративный автопарк является одним из ключевых подразделений предприятия. Это важный актив, который, при грамотной организации, способствует повышению конкурентоспособности компании на рынке, обеспечивая возможность быстрой и безопасной транспортировки пассажиров и грузов, а также повышению возможностей логистического сервиса. Зачастую расходы на содержание собственных транспортных средств могут составлять до 20% от общего бюджета. В связи с этим, руководители крупных транспортных подразделений постоянно работают над поиском методов снижения издержек. О том, как сократить затраты на автопарк и оптимизировать его работу с помощью современных IT-продуктов, рассказал Михаил Комаров, руководитель проекта ID20 — электронной системы управления для корпоративных автопарков. 

Проблемы, с которыми сталкиваются владельцы автопарков

Содержание корпоративного автопарка зачастую рождает ряд проблем. Первая, и одна из самых значительных — высокие расходы на топливо. По статистике, затраты на горюче-смазочные материалы составляют треть от бюджета транспортного подразделения. Отслеживая динамику изменения цен на бензин в России можно заметить, что за год стоимость марки АИ-92 выросла на 7%, марки АИ-95 — на 7,5%, а марки АИ-98 и выше — на 17%. Стоимость дизельного топлива повысилась на 3,2%. Рост цен на ГСМ является неутешительной тенденцией на российском рынке и оказывает существенное влияние на общую рентабельность бизнеса. Из-за увеличения стоимости топлива растет и себестоимость перевозок. С высокой степенью вероятности транспортным компаниям приходится повышать тарифы, что негативно сказывается на их конкурентоспособности.

Второй важной проблемой корпоративных автопарков является отсутствие систематического мониторинга и сбора аналитики. Недостаток регулярного контроля не позволяет оперативно выявлять проблемы и ведет к неэффективному распределению ресурсов: нецелесообразное использование автомобилей, безответственный подход к проведению медицинского освидетельствования водителей, ошибки в построении маршрутов и снижение производительности.

Немаловажным моментом является организация технического обслуживания и ремонта транспортных средств. Недобросовестная работа механиков, отсутствие учета комплектующих также является следствием нерационального управления запасами запчастей и расходных материалов. Экономия на качественных деталях ведет к преждевременному износу машин, к увеличению расхода топлива, к частым поломкам, вынужденным простоям автомобилей, а следовательно — к увеличению затрат. Так, плохое качество бензина, изношенные датчики или неисправности мотора могут повысить расходы бензина на 20-40% по сравнению с средними показателями. 

Еще одна важная проблема — отсутствие регламента ведения документооборота и отлаженного обмена данными между всеми участниками транспортно-логистического процесса. Из-за этого, каждая компания, в которой есть даже небольшой парк автомобилей, сталкивается со сложностями в заполнении, учете и хранении путевых листов. 

Сегодня весь современный мир переходит в сферу диджитал, внедряя различные программные продукты. По прогнозам экспертов, в ближайшее время российский рынок цифровых технологий для транспортной отрасли будет увеличиваться на 15-20% в год. Однако, несмотря на активное развитие ИТ-платформ, во многих автопарках сохраняется большой объем рутинных ручных операций: подбор транспортных средств, планирование работы водителей и взаимодействие с государственными структурами. Чтобы эффективно организовать работу автопарка, решить текущие проблемы, оптимизировать основные процессы и сократить расходы, руководителям компаний необходимо задуматься о внедрении в работу современного программного обеспечения.

Как решить возникающие проблемы и сократить затраты на автопарк с помощью систем автоматизации

К концу этого десятилетия транспортная отрасль может претерпеть цифровую трансформацию, а объем IT-услуг для транспорта достигнет 1,6 трлн. долларов. Для решения основных проблем, с которыми сталкиваются руководители автопредприятий, рынок ИТ предлагает специализированное программное обеспечение позволяющее существенно снизить расходы на транспорт и повысить эффективность его работы. Для внедрения такого ПО, в первую очередь необходимо провести комплексный анализ работы автопарка. Выявить проблемы, определить основные типовые задачи и выстроить алгоритмы для их решения. Только после этих действий можно приступать к внедрению программных продуктов для оптимизации транспортного подразделения. С их помощью возможно автоматизировать стандартные процессы, сократить штат, снизить вероятность ошибок и исключить влияние человеческого фактора.

Управление затратами на топливо станет максимально прозрачным. Подключив дополнительные автоматизированные сервисы (например, топливные карты или процессинговые центры) можно отслеживать расход горючего, а также получать дополнительную экономию за счет зачета НДС с каждой заправки. Используя карты сети АЗС можно спланировать наиболее эффективные маршруты, тем самым оптимизируя транспортировочный процесс.

Использование программных продуктов позволяет полностью автоматизировать контроль над техническим состоянием и обслуживанием транспортных средств. Система ведет учет всех ТО автомобилей, формирует базу запчастей и расходных материалов, оповещает о неправомерных заменах деталей в гарантийный период, сроках продления полисов страхования, тем самым способствуя снижению расходов на ремонт и оплату страховых взносов.

После внедрения цифровых решений в управленческую структуру организации, образуется единое информационное пространство для общей работы, распределения задач и контроля ежедневных операций. Для автотранспортных предприятий это крайне актуально, так как зачастую их сотрудники изолированы друг от друга. Руководители, диспетчеры, менеджеры работают в офисах, водители и экспедиторы находятся в постоянных разъездах. Так как все сведения хранятся в системе в электронном виде, обмен документами происходит максимально оперативно. В результате, компания может полностью отказаться от бумажных носителей и перейти на ЭДО. Помимо уменьшения временных затрат на заполнение путевой документации и увеличения скорости обмена данными, электронный документооборот позволяет снизить издержки, связанные с распечаткой, передачей и хранением документов. Так, только в I квартале 2024 года на электронный документооборот в грузоперевозках перешли в два раза больше компаний, чем за январь-март 2023 года.

Сегодня Минтранс совместно с Минцифры и Федеральной налоговой службой ведут активную работу над введением обязательных требований к использованию электронного документооборота в транспортных организациях. 1 сентября 2022 года была запущена Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она предназначена для создания единой информационной среды, аккумулирующей данные по грузовым перевозкам. Уже с 1 марта 2025 года электронный формат документов станет обязательным для участников оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Для  решения ключевых проблем и эффективной организации транспортного хозяйства был разработан универсальный программный продукт электронного управления корпоративным автопарком ID20. Он позволяет отслеживать данные о работе всех участников перевозочного процесса в режиме реального времени и преобразовать их в готовые отчеты для дальнейшей аналитики.

Опыт внедрения программы по автоматизации управления автопарками ID20. Краткая аналитика

1) Фармацевтическая компания, автопарк из 350 автомобилей

До внедрения системы: работа автопарка «вручную» контролировалась 9 сотрудниками. Основными проблемами являлись: частая утеря бумажной документации, несвоевременное и не оперативное выполнение задач, отсутствие четкого контроля над процессами.

После внедрения: работа автопарка выполняется 3 сотрудниками. Были полностью настроены процессы автоматического взаимодействия с водителями, налажен электронный путевой документооборот. Через личный кабинет руководство и бухгалтер компании получили возможность получать отчеты и оперативно отслеживать процесс работы автопарка.

2) Транспортная компания по перевозке топлива, автопарк из 38 тягачей и 43 цистерн

До внедрения системы: работа автопарка контролировалась 12 сотрудниками транспортного подразделения.

Основными проблемами являлись: бумажный «ручной» документооборот, частые ошибки в документах при формировании отчетов заказчику. Временные затраты на оформление путевых документов достигали 1 часа 30 минут.

После внедрения: работа по обслуживанию автопарка выполняется 7 сотрудниками. Были автоматизированы основные типовые процессы, устранены ошибки в текущей работе транспортной компании, выпуск автомобилей на линию переведен в электронный вид. Через личные кабинеты сотрудники получили круглосуточный доступ к системе: бухгалтерия и управляющее звено имеют возможность формировать отчеты по необходимым параметрам, диспетчеры — оформлять путевые листы, а водители — получать заявки на рейсы.

По результатам внедрения системы ID20 на предприятиях, владельцы сообщают о сокращении расходов на оформление путевой документации на 30-35%. В результате перехода на электронный документооборот, расходы на обработку, распечатку и хранение документов снизились на 70%.