Что такое онлайн-сервисы ведения бухгалтерии

Какие сервисы онлайн-бухгалтерии бывают?

Сейчас существует много различных сервисов онлайн-бухгалтерии:

• 1С: Бухгалтерия стала профессиональным инструментом бухгалтера и позволила не только вести бухгалтерский и налоговый учет, оформлять различную отчетность, но и сократить большую часть рутинной работы.
• Онлайн-бухгалтерия от банков помогает ИП и небольшим компаниям вовремя рассчитать и уплатить налоги и оформить другие финансовые операции.
• Сервисы фирмы «1С». Например, 1С-Отчетность, позволяющий сразу из 1С сдавать отчетность в разные инстанции, или 1С-ЭДО, отвечающий за электронный документооборот из окна 1С. 
• Другие сервисы, которые не подразумевают работу в 1С, а являются самостоятельным продуктом по ведению бухгалтерии.

Онлайн-сервисы позволяют автоматизировать и ускорить бизнес-процессы, повысив при этом мобильность владельца бизнеса и части работников, которые теперь могут заходить в программу даже со смартфона. С широким распространением онлайн-бухгалтерии компании также получили возможность нанимать удаленных сотрудников — теперь можно обмениваться документами с сотрудниками онлайн, без поездок в офис.

Насколько сейчас востребованы сервисы онлайн-бухгалтерии?

Востребованность облачных бухгалтерских программ основана на их преимуществах перед локальными версиями. Например, онлайн-бухгалтерия позволяет бухгалтеру работать из любой точки мира, не переживать за сохранность данных на локальном компьютере, не отслеживать выход обновлений. Сильным толчком к ее развитию стало внедрение электронного документооборота, позволяющего использовать и отправлять документы в электронном виде.

Также стоит упомянуть возможность найма бухгалтера на аутсорсинге, который обойдется компании дешевле бухгалтера в штате, безопасное хранение всей информации в облачном хранилище на территории РФ, регулярное резервирование данных, которым бухгалтера обычно редко озадачиваются. А еще не нужно приобретать и обслуживать дорогостоящие сервера и выделять для них отдельное помещение.

Какие трудности могут возникнуть при использовании сервисов онлайн-бухгалтерии?

На заре становления облачных сервисов, не только бухгалтерских, были системные сбои и проблемы с интернет-соединением. И хотя сейчас большая часть старых проблем ушла в историю, но все равно рекомендуется учитывать отказоустойчивость сервиса. Это позволяет клиенту быть уверенным в сохранности своих данных и не переживать за их возможную потерю.

Поэтому, выбирая поставщика услуги онлайн-бухгалтерии, рекомендуется обратить внимание на правила предоставления технической поддержки, гарантийные сроки, отпускаемые провайдером на устранение неполадок и сами услуги, входящие в ежемесячную абонентскую плату. 

Сколько стоит онлайн-бухгалтерия? 

Стоимость онлайн-бухгалтерии зависит от объемов документооборота компании, ее сферы деятельности, системы налогообложения и прочих условий. Но онлайн-бухгалтерия чаще всего обходится дешевле традиционной по целому ряду причин:

• Она позволяет быстро увеличить количество рабочих мест в случае масштабирования компании.
• При ее использовании и увеличении рабочих мест не нужно приобретать и обслуживать дорогостоящее серверное оборудование. 
• Нет необходимости ждать завершения обновления бухгалтерской программы, она обновляется незаметно для пользователя.
• Можно сократить время ввода в систему первичных документов и многократно ускорить их подписание. Это позволит получить конкурентное преимущество и заключать больше выгодных контрактов, экономить на покупке бумаги, оргтехнике и почтовых услугах. 

Что касается цены — стоимость сервисом по онлайн-бухгалтерии отличается в зависимости от вида бизнеса и его потребностей, но начинается в среднем от 1 500 рублей месяц.

Как грамотно экономить на оплате сервисов онлайн-бухгалтерии?

Экономия бывает разной — сгоряча можно отказаться от наиболее дорогостоящих услуг и получить штраф от налоговой за недостоверно и несвоевременно предоставленную информацию или потерять важного клиента. В качестве штрафной санкции часто применяется приостановка деятельности бизнеса, в результате ваши текущие клиенты терпят убытки, а вам могут предъявить иск на возмещение своего ущерба. 

Сервисы 1С помогают вовремя сдавать отчетность, проводить сверку счетов-фактур с контрагентами и проверять их надежность. 

Грамотным подходом будет оплата услуг сервиса сразу за продолжительный период и получение скидки.

Чем сервисы онлайн-бухгалтерии помогут малому бизнесу и продавцам на маркетплейсах?

Последние годы внушительная часть малого бизнеса в сфере торговли перешла в маркетплейсы: поскольку торговые площадки регулярно улучшают свой сервис, беря на себя обязанности по поиску покупателей и хранению товара. Для комфортной работы с маркетплейсами необходимо организовать обмен данными между личным кабинетом площадки и бухгалтерской учетной системой. Для этого появились универсальные решения, позволяющие обмениваться справочной информацией и отчетами и формировать необходимые документы. Так сервисы онлайн-бухгалтерии ускоряют и упрощают выполнение заказов с маркетплейсов для ИП и малого бизнеса. Например, с модулем «Управление маркетплейсами на 1С» пользователь работает в модуле как в обычном разделе в базе привычном интерфейсе 1С непосредственно из программы, все операции совершаются в одном окне. Также отпадает необходимость открывать несколько программ и вручную загружать данные из маркетплейса в базу и наоборот. 

Как подключиться к сервису онлайн-бухгалтерии?

Обычно это программа на удаленном сервере провайдера, которую можно купить или взять в аренду.

Как проходит подключение к сервису онлайн-бухгалтерии:

1. Бухгалтер обращается к провайдеру онлайн-бухгалтерии через сайт компании или по телефону.
2. Специалист компании отвечает на все вопросы по подключению и помогает перейти на облачный сервис.
3. Бухгалтер переносит свою базу в облако и становится пользователем облачного сервиса.
4. Новый пользователь использует 1С в облаке тестовый период, а после оплачивает пользование.

При этом функционал облачной 1С не отличается от локальной версии, что позволяет пользователю не переучиваться, а работать, как он привык.