Электронная подпись VS рукописная: какое решение выбрать для бизнеса

Бизнес неразрывно связан с огромным потоком документов, которые приходится подписывать каждый день: договоры с клиентами и подрядчиками, заявления о приеме на работу новых сотрудников или уходе в отпуск, акты, соглашения — список можно продолжать бесконечно. Предпринимателям и компаниям важно, чтобы все эти процессы проходили максимально структурно, систематически и эффективно, не вызывая дополнительных вопросов со стороны регулятора. 

Преимущества ЭП перед рукописной

По статистике, 99,9% мошеннических схем с документами осуществляется не посредством хакерских атак, а с помощью простой шариковой ручки. Вот вам и безопасный метод подписания документов. Злоумышленнику достаточно подделать вашу подпись — и дело в кармане. Тогда как ЭП оставляет за собой множество цифровых следов, которые позволяют быстро вычислить и привлечь к ответственности мошенника. Какие еще преимущества ЭП перед рукописной — разбираем на конкретных примерах.

1. Удаленность

Предположим, что у логистической компании огромный штат сотрудников, многие из которых живут в разных городах России. Как в таком случае подписать с ними документы? Варианта два: либо сотруднику тратить свое рабочее время для приезда в офис, либо отправлять курьера, что накладно для компании в случае, если таких сотрудников много. Получается, что компания будет отдавать предпочтение найму сотрудников из своего города, чтобы упростить взаимодействие и документооборот. ЭП позволяет избежать этих искусственных ограничений: можно нанимать сотрудников из самых разных городов и подписывать с ними документы легко, быстро и надежно.

2. Скорость

Как выглядит процесс подписания документов шариковой ручкой? Необходимо предварительно согласовать договор, назначить встречу, потратить время на дорогу, на месте еще раз просмотреть все документы и только потом подписать их. На это уйдет минимум пару часов. ЭП позволяет сэкономить время: ваше и ваших клиентов. Так, например, сотрудники швейной мастерской могут подписывать документы с клиентами электронно. Постоянным клиентам достаточно один раз снять мерки и больше не ездить в мастерскую для заключения очередного договора на пошив изделия. Готовое платье или костюм доставят прямо на дом. Подписание документов занимает минимум времени и комфортно как для вас, так и для ваших клиентов.

3. Безопасность 

Представьте, что риелтор договорился с заказчиком об агентской комиссии в 5% и подписал договор на бумаге. Однако после того, как он нашел клиента, недобросовестный заказчик начал утверждать, что никакой документ не подписывал, и подпись на нем принадлежит не ему. Ситуация неприятная, но жизненная. Чтобы получить заслуженную комиссию, риелтору придется потратить деньги на судебное разбирательство и почерковедческую экспертизу. Всего этого можно было бы избежать, подписав договор с помощью ЭП, где четко фиксируется автор, время и дата подписания. 

4. Клиентский сервис 

Туристическая фирма теряет клиентов и терпит убытки. По сарафанному радио к ним обращаются заказчики из разных городов России, но без заключения договора ни одна из сторон работать не хочет. Оно и понятно: для подписания документов необходимо лично приехать в другой город, либо отправить курьера, что затягивает сроки оформления путевки. Для повышения уровня клиентского сервиса и расширения географии своего бизнеса турфирма оформила ЭП. Теперь она может удаленно заключать договоры с клиентами по всей России, а значит — зарабатывать больше.

5. Экономия

Бумажный документооборот обойдется предпринимателям в среднем примерно в 2 раза дороже электронного. В зависимости от масштаба бизнеса и объема документооборота показатель экономии от внедрения электронной подписи может расти. И если для крупного бизнеса это не столь критично, то для малого — может быть очень важно. Так, например, небольшая мебельная фабрика в Подольске при помощи ЭП может сэкономить на бумаге, печати, логистике и архивном хранении документов. Эти деньги можно вложить в дальнейшее развитие бизнеса и выходить на новые рынки.

6. Невозможность взлома

Представьте, что мошенник узнал, как выглядит подпись генерального директора крупной компании по производству продуктов правильного питания, и подделал ее. Он подписал договор, по которому компания должна была отгрузить товар мошеннику и его организации, но не сделала этого вовремя. Сроки прошли, и теперь компания вынуждена платить неустойку. В ходе судебного разбирательства филигранно выполненная поддельная подпись смогла пройти почерковедческую экспертизу. Суд признал, что документ действительно подписал генеральный директор. Компания терпит колоссальные убытки. Такая ситуация может встретиться довольно редко, но не стоит ее списывать со счетов. Ведь даже успешно пройденная почерковедческая экспертиза, как и судебное разбирательство, — вещь дорогостоящая.

В отличие от рукописной, ЭП невозможно подделать. Усиленные виды ЭП создаются с применением криптографии, построенной на математической связи между открытым и закрытым ключом. Открытый ключ отображается в сертификате ЭП и доступен всем, с кем предприниматель ведет электронный документооборот. Закрытый ключ доступен только владельцу подписи. Если в документ внесут малейшие изменения, математическая связь нарушится, и его придется подписывать заново. Это надежный способ обезопасить пользователей от подмены документов или подписания задним числом.

Заключение

Электронная подпись — самый современный, быстрый, удобный и безопасный способом подписания документов. ЭП позволяет сэкономить на бумаге и курьерских услугах, не тратить время на стояние в пробках и личные встречи, расширить географию вашего бизнеса и обезопасить его от мошеннических схем.