Кто может получить электронную подпись и каким образом

Для чего нужна электронная подпись?

ЭП — это аналог вашей рукописной подписи, переведенный в цифровой формат. С помощью нее можно подписать, например, заявление сотрудника об уходе в отпуск, закрывающие документы с заказчиком, договор аренды помещения и множество других документов, с которыми вы регулярно встречаетесь. Но главная особенность ЭП заключается в том, что она позволяет подписывать документы безопасно, юридически значимо и удаленно. Это значит, что вам, вашим сотрудникам или контрагентам больше не придется тратить время на разъезды для подписания всех договоров и соглашений, переживать, не потерялся ли какой-то важный листочек из тонны бумаг, а также выделять отдельный архив для хранения всех подписанных документов. Вы всегда будете знать, кто и когда подписал документ, а также можете быть спокойны, что он не будет изменен после подписания. Все потому, что ЭП построена по специальной архитектуре с применением средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Если после подписания в документ добавят даже одну запятую, вы об этом узнаете.

Использование ЭП — это не только удобно, но и экологично. Только представьте, сколько бумаги уходит на согласование и подписание всех документов. А теперь вообразите, сколько деревьев было ради этого вырублено.

Кто может оформить ЭП?

Получить ЭП может ООО, ИП, самозанятый или физлицо в возрасте от 14 лет. Процесс получения и набор документов будет варьироваться в зависимости от того, кто выпускает подпись и какой вид подписи выбирает для применения.  

Виды ЭП. Какую выбрать? 

В российском законодательстве есть три вида ЭП, однако мы остановимся на двух наиболее безопасных: УКЭП и УНЭП. Разберем особенности и возможности применения каждой, чтобы вы могли определить тот вид ЭП, который лучше всего подходит для ваших целей.

УКЭП — для особо важных документов

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — наиболее строго регламентированный вид электронной подписи, который подходит для подписания практически любых документов, в особенности для взаимодействия с государственными органами. Выдачей сертификатов электронной подписи занимается удостоверяющий центр (УЦ). Получить УКЭП можно только лично при очной идентификации представителем УЦ. И еще и не каждый УЦ для этого подойдет. Он должен быть аккредитован Минцифры. 

Как можно использовать УКЭП?

При помощи УКЭП предприниматели могут подписать любые юридически значимые документы. Но в рутинном документообороте использовать УКЭП не всегда целесообразно, так как есть не менее надежный и более экономичный аналог — УНЭП, о котором расскажем позже. Но не будем отходить от темы. В ряде случаев (при передаче документов в госорганы) без УКЭП не обойтись:

• зарегистрировать право собственности на недвижимость в Росреестре;
• заключить кредитный или ипотечный договор в банке;
• подать документы в ФНС или судебные органы;
• вести электронный документооборот для сделок с НДС.

В случае, если все же в ваших бизнес-процессах нужна именно УКЭП, ее можно получить, выбрав удобный и надежный сервис.

Как получить УКЭП? 

1. Выбрать сервис электронной подписи, который вы хотели бы использовать. 
2. Оставить заявку на сайте. 
3. Подготовить документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Если вам еще не исполнилось 18 лет, потребуется также согласие от родителя или опекуна.
4. Встретиться с представителем аккредитованного удостоверяющего центра, подписать заявление на выпуск УКЭП, установить мобильное приложение и пройти процедуру идентификации личности.
5. После подтверждения данных пользователя завершится выпуск сертификата ЭП и можно будет подписывать документы УКЭП. 

УНЭП — для большинства значимых документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) не менее надежна, чем УКЭП, и также защищена криптографическим шифрованием. Основное ее отличие в том, что она не подойдет для взаимодействия с государственными органами, но закроет 95% рутинного документооборота компании. УНЭП применима для большинства юридически значимых документов. В отличие от УКЭП, получить УНЭП можно в любом УЦ и даже онлайн в мобильном приложении с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах.

Как можно использовать УНЭП?

С помощью УНЭП предприниматели могут вести весь рутинный документооборот с клиентами, подрядчиками и даже сотрудниками. Однако для большинства документов, с которыми предприниматели имеют дело каждый день, ее возможностей будет достаточно. Из важных исключений — разве что счета-фактуры и УПД.

Договор на оказание услуг, акты, согласие на обработку персональных данных — все эти документы и многие другие могут быть подписаны за считанные секунды из любой точки мира и юридически значимой подписью. 

Для всех физических лиц УНЭП — незаменимый помощник при подписании важных документов. Так, например, риелтор может подписать авансовый договор со своим клиентом, самозанятый репетитор может подписывать договор на оказание услуг со своими учениками, мебельная фабрика — заказ-наряд с клиентами, а клининговая служба закрывающие акты со своими заказчиками. Примеров отраслей и документов множество, мы перечислили лишь малую часть того, как УНЭП может быть полезна для вашего бизнеса. 

Для получения УНЭП очная идентификация не обязательна, некоторые сервисы электронной подписи, позволяют выпустить ЭП онлайн в мобильном приложении с идентификацией с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах. В данном случае идентификация проходит через ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации). УНЭП позволит не усложнять клиентский путь, быстро выпустить ЭП и подписывать документы, не вставая с кресла.

Как получить УНЭП? 

1. Необходимо скачать мобильное приложение.
2. Пройти онлайн-идентификацию.
3. Можно подписывать документы УНЭП.

Подведем итоги

ЭП — это универсальный инструмент, который открывает новые возможности и ускоряет процессы как для юридических, так и для физических лиц, помогая перевести практически весь документооборот в удобный электронный формат. В эпоху цифровизации, когда самым ценным ресурсом становится время (ваше и ваших клиентов), при помощи ЭП вы можете оперативно подписывать практически любые документы. Оформить ЭП проще, чем вы могли себе представить. Это можно сделать даже онлайн, не выходя из дома (в случае с УНЭП). Выбирайте свой вид электронной подписи в зависимости от вашего статуса, целей и задач. Минимизируйте печать на принтере, часы в пробке для подписания договора и огромный архив для хранения документов.