Как дашборды помогают в управлении офисом

Обеспечить комфорт сотрудников, оптимизировать расходы, проконтролировать работу подрядчиков — эти задачи требуют от специалистов АХО и управляющих принятия взвешенных и эффективных решений.

Но как выбрать верный курс, когда данные о ситуации в офисе разрознены по отчетам, электронным таблицам и журналам? Для этого нужно обратиться к аналитике, а именно — дашборду — инструменту, который помогает собрать всю важную информацию и наглядно ее проанализировать.

Что такое дашборд

Дашборд — это интерактивный инструмент визуализации, который преобразует разрозненные данные о ключевых показателях и другую операционную информацию в наглядное, консолидированное представление.

Если проще: дашборд — доска с данными на экране. Отображает показатели работы отдела в наглядном виде — графики, диаграммы, цифры — в режиме реального времени.

Что специалисты АХО и управляющие могут отслеживать с помощью дашборда:

• Эффективность работы отдела: SLA, средняя оценка работ, количество выполненных заявок, загруженность исполнителей.
• Данные IoT (интернет вещей): показания датчиков и счетчиков (температура и влажность).
• Распределение общих ресурсов компании: занятость переговорных, парковочных мест.
• Контроль доступа: выдача гостевых пропусков, время входа/выхода сотрудников.

Пример. Директор компании поставил цель: повысить уровень удовлетворенности сотрудников офисом. Для этого важно оперативно реагировать на обращения, будь то просьба починить кофемашину или вопрос о температуре в помещении.

Но как это отслеживать, особенно если офис распределен, а сотрудники АХО заняты множеством других задач?

В этой ситуации поможет дашборд, который в режиме реального времени отображает информацию о поступивших заявках: общее количество обращений за день, количество заявок в работе, количество заявок, выполненных в срок, количество просроченных заявок и среднюю оценку работ.

Любое отклонение от нормы сразу бросается в глаза, и руководитель может оперативно принять меры: например, перераспределить задачи между сотрудниками.

Что нужно, чтобы создать дашборд

Дашборды — это инструмент для руководителей, который помогает принимать взвешенные решения на основе данных. Созданием дашбордов в основном занимаются аналитики, но их удобство и простота делают данные доступными для всех.

1. Определите цель дашборда
Прежде чем приступать к работе, нужно понять, зачем вам нужен дашборд:

• Какую информацию вы хотите отслеживать?
• На какие вопросы важно получить ответы?
• Какие решения вы сможете принимать на основе этих данных?

Например, вы хотите ежемесячно отслеживать эффективность работы АХО.

2. Выберите ключевые метрики
Определитесь с показателями, которые точно отражают цель дашборда.

Для отслеживания эффективности работы можно взять такие метрики:

• Среднее время реакции на заявку: показывает оперативность реагирования на запросы сотрудников офиса или арендаторов.
• Процент заявок, закрытых в срок (SLA): отражает соблюдение сроков выполнения работ по заявкам.
• Средняя оценка удовлетворенности: поможет оценить качество предоставляемых услуг.

Метрики по ходу работы можно менять. Начните с тех показателей, которые кажутся вам наиболее важными, и корректируйте выбор по мере того, как вы будете лучше понимать работу с данными.

3. Соберите данные

Главное правило работы с данными: garbage in, garbage out — какие данные поступают на вход, такие результаты и получаются на выходе.

Качество данных — ключевой фактор эффективности дашборда. Откуда берутся данные? Насколько они точны и достоверны? Эти вопросы нужно проработать еще до того, как вы начнете строить графики.

Источники могут быть разными: CRM-системы, сервис-деск, Excel-таблицы, показания с датчиков IoT. Зависит от того, какие системы и процессы уже выстроены в компании.

Если данные хранятся фрагментарно (журналы заявок, переписки в мессенджерах): придется запастись терпением и каждый раз собирать необходимую информацию вручную.

4. Продумайте структуру и визуализацию дашборда
Подумайте, как расположить графики, чтобы информация воспринималась легко и логично.

Линейные графики хорошо показывают динамику во времени, гистограммы подходят для сравнения показателей, круговые диаграммы наглядно отображают соотношение частей и целого.

Где создать дашборд

Выбор инструмента зависит от потребностей, бюджета и технических возможностей.

• Простые инструменты, например, Microsoft Excel / Google Таблицы

Вполне реально создать информативный дашборд в Excel, Google Таблицах и их аналогах. Эти инструменты просты в использовании и позволяют создавать простые графики и диаграммы, чего достаточно для визуализации небольших объемов данных.

• Продвинутые инструменты, например, BI-системы (Business Intelligence)

Автоматизируют сбор данных из разных источников и предлагают различные инструменты анализа и визуализации больших объемов данных. Пример: Power BI, Tableau, Qlik Sense или другие отечественные аналоги.

• Индивидуальная разработка

Подходит крупным компаниям с уникальными требованиями к функционалу и интеграциям. Позволяет создать решение, адаптированное под нужды бизнеса, но требует финансовых и временных затрат.

• Специализированные решения со встроенными дашбордами

Специализированные решения уже включают в себя встроенную аналитику и готовые дашборды, адаптированные под специфику административно-хозяйственных задач.

Вывод

Дашборды — это не просто красивые картинки, а мощный инструмент для принятия решений на основе данных. Они помогают превратить разрозненную информацию в ясную картину происходящего, оперативно выявлять проблемы и контролировать ключевые показатели.

Начать можно с малого — попробовав визуализировать данные, которые у вас уже есть, с помощью доступных инструментов.

По мере роста потребностей можно переходить к более специализированным решениям, которые предлагают готовые инструменты аналитики и упрощают процесс сбора и обработки информации.