Как повысить производительность труда сотрудников и прибыль компании

Прибыль компании напрямую связана с производительностью труда

Еще в советское время кругом висели лозунги: «Даешь пятилетку за три года» — это значит повысить производительность труда и получить результат значительно быстрее.

Например, вы строите план развития компании на пять лет и планируете увеличить оборот компании в 2 раза за это время, планируете, что наберете еще одну команду, откроете филиал в другом городе, филиал будет развиваться, и, наконец, вы получите желаемый результат.

Но что-то пошло не так, и ваша команда вдруг стала наращивать обороты, и уже через три года вы имеете такой оборот, как планировали получить только через пять лет. Ну разве это не красота?!

Конечно, это только пример, но вполне реальный, и дальше речь пойдет как раз о том, как это возможно воплотить.

Разберемся в определении

Производительность труда — это показатель, характеризующий эффективность использования трудовых ресурсов в процессе производства товаров или оказания услуг. Он отражает объем произведенной продукции или услуг в единицу времени (например, за час, день, год) или на одного сотрудника.

Производительность труда может выражаться в натуральных (штуки, тонны, килограммы), условных (усредненные показатели) или стоимостных (рубли, доллары) единицах.

Чем выше производительность труда, тем больше продукции производится с теми же затратами — это самая главная причина, по которой предприниматель стремится увеличить производительность труда.

Чем выше производительность труда, тем ниже себестоимость, тем больше прибыль.

Это касается не только производителей товаров, но и тех компаний, которые занимаются реализацией, независимо от рынка сбыта, и даже розничных магазинов.

Компания, которой я руководила, занималась только реализацией товаров в различные каналы сбыта. У меня было пять отделов продаж и два магазина. Производительность труда у меня в компании была выше по рынку ровно в пять раз.

Чтобы было понятно, о чем идет речь, — средний менеджер отдела продаж в моей компании продавал продукции на десять миллионов рублей в месяц, а лучший менеджер в других компаниях продавал на два миллиона рублей в месяц.

Как я этого добилась

Возьмем часть определения: … отражает объем произведенной продукции или услуг в единицу времени (например, за час, день, год) или на одного сотрудника. 

Я задалась вопросом: «Чем занимаются сотрудники отдела продаж?»

Чтобы получить ответ на этот вопрос, я попросила всех сотрудников сделать фотографию рабочего дня. Менеджеры не занимались личными делами в рабочее время, им нечего было скрывать, поэтому легко и просто записали все действия, которые они выполняли в течение дня.

Следующая моя задача — изучить все фотографии, сделать анализ, а также изучить действия на предмет того, насколько каждое из них эффективно и приносит максимальный результат.

Я увидела много неэффективных действий, хотя нельзя их назвать неправильными, с точки зрения выполнения обязанностей они очень даже правильные, но с точки зрения эффективности они приносят вред.

Неэффективные действия менеджеров каждый день:

1. Пять-шесть раз посещали бухгалтерию с просьбой сделать копию документа для клиента.
2. Звонили в бухгалтерию семь-восемь раз с вопросом проверить банк на поступление денег от клиента.
3. Звонили диспетчеру три-четыре раза в день с вопросом о том, когда доставка приедет к клиенту.
4. Занимались оформлением документов для отгрузки товара покупателям.
5. Звонили покупателям, выясняли информацию для доставки.
6. Оформляли счета клиентам.
7. Выясняли в отделе закупок, когда придет товар, который требуется покупателю.

Эти действия занимали весь рабочий день.

Нельзя сказать, что люди филонили, нет, рабочий день был полностью загружен, покурить с телефонами бегали.

Анализ всех этих действий показывает, что они совсем не содержат развитие клиентской базы, нет ни одного действия, которое бы содержало презентацию клиенту продукции, которую у нас клиент еще не покупал, а в компании, на минуточку, двадцать тысяч СКЮ.

Что я сделала

1. Запретила вход в бухгалтерию сотрудникам отделов продаж до 16:00. Бухгалтерия была в восторге, так как работать им совсем не давали. Представляете, пять отделов, пятьдесят менеджеров, и все хотя бы по разу, а на самом деле по пять раз бегали в бухгалтерию. Сотрудникам отдела продаж предложили приходить один раз со всеми запросами сразу. Именно поэтому время назначено 16:00, к этому времени менеджер соберет все просьбы от клиентов и сделает только одно действие вместо пяти.

2. Бухгалтерия получила ПРИКАЗ каждые тридцать минут загружать данные о поступлении денег от клиентов. Такая операция у бухгалтера занимала полторы минуты, кроме того, на банке работал выделенный сотрудник, и это никак не влияло на производительность бухгалтерии. Но это очень сильно повышало производительность отделов, от которых в прямом смысле зависела жизнь компании, то есть отделов продаж. Они перестали постоянно звонить в бухгалтерию, так как в 1С всегда были свежие и актуальные данные.

3. Сотрудникам отделов продаж запретила звонить диспетчерам, статус отгрузки они могли увидеть в 1С, их научили смотреть статус отгрузки. Кроме того, в компании запустили колл-центр, всех сотрудников отдела продаж просили дать номер своим клиентам. В колл-центр просто было дозвониться, быстро узнать информацию. Клиенты с большим удовольствием этим начали пользоваться, а у менеджеров высвободилось время.

4. У сотрудников отделов продаж убрали право формировать в 1С документы реализации и счета. Все эти операции должны выполнять операторы, операторы же звонят покупателям, чтобы получить доверенность или информацию по доставке.

5. Отдел закупок начал оформлять информацию о движении товара в 1С, и каждый сотрудник отдела продаж мог ее быстро посмотреть. Таким образом, поднялась производительность труда не только сотрудников отдела продаж, но и отдела закупок. 

6. Прописала рабочий день сотрудника отдела продаж, его основные обязанности были теперь связаны с развитием клиентской базы — звонки и посещения покупателей с вопросами развития. Изменили мотивацию — добавили такие задачи, как увеличение количества работающих клиентов, увеличение количества СКЮ на одного покупателя, количество контактов с клиентов на развитие.

Такие действия неумолимо привели к росту продаж и прибыли.

Резюмирую

Повысить производительность труда сотрудников можно, если они совершают неэффективные действия. Замените их эффективными, и результат будет налицо.

По моим наблюдениям, в компаниях часто встречаются неэффективные действия, которые сильно снижают производительность, а значит, и прибыль компании.