PM Excellence: зачем использовать календарно-сетевое моделирование

За более чем 20 лет практики управления крупными и мегапроектами специалистам PM Excellence многократно приходилось слышать от заказчиков фразу: «Мы много лет планируем вручную в Excel, нас все устраивает, зачем «изобретать велосипед» и формировать календарно-сетевую модель?»

Ответу на этот вопрос и посвящена статья Романа Черемисина, PMP, PME, MCTS, директора практики PM Excellence.

Начну с того, что применение календарно-сетевого моделирования (как и любого другого инструмента управления проектами) — это средство, а не цель. Само по себе наличие календарно-сетевой модели ценности для проекта не создает.

Экономический эффект и возврат инвестиций на внедрение календарно-сетевого моделирования возникает за счет принятия правильных управленческих решений на основании данных модели. 

Если говорить точнее, календарно-сетевая модель может помочь в следующих вопросах:

1. Объективная оценка сроков 

Основная суть метода календарно-сетевого моделирования заключается в том, что сроки работ графика не устанавливаются вручную, а рассчитываются автоматически исходя из длительностей работ и логической последовательности их выполнения. То есть формируется модель примерно следующего вида: 

           В модели может быть учтено множество факторов:

• одна задача может иметь несколько предшественников и последователей;
• могут быть установлены различные типы взаимосвязей между задачами; 
• возможен учет сезонных ограничений для выполнения работ;
• для разных задач могут быть установлены различные рабочие календари.

Такая модель позволяет более точно и объективно оценить сроки реализации проекта. Если в простом и небольшом проекте вы возможно сможете точно рассчитать сроки в Excel/вручную, то в крупном и сложном проекте – вряд ли.

2. Расстановка приоритетов

В календарно-сетевой модели можно увидеть артефакт исключительной ценности: критический путь. По определению, критический путь — последовательность работ, для которых даты раннего и позднего старта, а также раннего и позднего финиша совпадают. Не могу назвать это определение интуитивно понятным, поэтому поясню дополнительно: в проекте, как правило, есть множество параллельных цепочек работ. В крупных проектах могут быть сотни и тысячи параллельных цепочек. Самая длинная (продолжительная) из всех цепочек — это и есть критический путь по проекту.

Критический путь очень важно понимать потому, что:

• Только цепочка работ, лежащая на критическом пути, определяет общие сроки проекта.
• Если вы хотите сократить сроки по проекту – вам необходимо оптимизировать именно сроки работ, лежащих на критическом пути. Пока вы не оптимизируете сроки на критическом пути – что-либо еще оптимизировать бессмысленно.
• Именно работы критического пути должны быть в приоритете с точки зрения внимания высшего руководства и выделения ресурсов.

Без использования методов календарно-сетевого моделирования корректное определение критического пути по проекту вряд ли представляется возможным.

3. Оценка влияния изменений

Большая ценность календарно-сетевой модели заключается в том, что она автоматически пересчитывается при внесении в нее любых изменений.

Кроме того, для каждой работы в календарно-сетевой модели автоматически рассчитывается общий временной резерв относительно критического пути. По-простому говоря, общий временной резерв показывает, на сколько максимально можно сдвинуть работу без влияния на общие сроки проекта.

Это, во-первых, позволяет удобно и быстро просчитывать разные сценарии реализации проекта. Например, с учетом изменений по составу работ, последовательности выполнения работ, изменения длительностей работ. 

Во-вторых, при мониторинге работ всегда можно увидеть, повлияют ли текущие сдвиги сроков работ на общие сроки проекта или нет. На этот вопрос можно ответить практически онлайн, исходя из общего временного резерва работы (Если сдвиг срока по работе меньше, чем ее общий резерв — влияния на сроки проекта нет. Если сдвиг срока работы больше ее резерва — будет влияние на общие сроки проекта).

Эти функции могут быть вам очень полезны когда нужно: 

• установить директивные сроки работ подрядчиков / исполнителей;
• оценить влияние рисков/изменений на сроки проекта;
• в арбитражном суде доказать, что сроки сорваны по вине Заказчика.

4. Сравнение с первоначальными планами

Как правило, исполнители отчитываются о ходе проекта примерно так: «На текущий момент мы добились значительных успехов — выполнили 2 ключевых вехи, до конца года планируем развить успех — выполнить еще 3 ключевых вехи»:

И здесь нельзя сказать, что исполнитель врет. Он просто недоговаривает. Потому что полная картина по проекту выглядит следующим образом: 

Зеленым цветом на картинке показаны сроки, в которые изначально планировалось выполнить работы. В методологии управления проектами это называется «базовый план».

То есть более честным был бы отчет «На текущий момент выполнили 2 ключевых вехи, до конца года планируем выполнить еще 3 ключевых вехи. При этом мы на текущий момент сорвали сроки по трем вехам, а общие прогнозные сроки проекта отклоняются на 7 месяцев от первоначального плана».   

Анализ отклонений от базового плана — крайне ценная информация в отчетности по проекту. Все программы, используемые для целей календарно-сетевого моделирования, позволяют делать такие отчеты в красивом виде и в автоматическом режиме. В Excel или PowerPoint формирование подобных отчетов потребует значительных трудозатрат. 

5. Синхронизация графика и бюджета.

Одна из системных проблем управления крупными проектами в российской практике — недостаток управленческой интеграции. То есть разные плановые документы не синхронизированы между собой и живут каждый своей жизнью. В частности, это касается графика и бюджета.

Это особенно критично с учетом того, что критерием успешности реализации проекта во многих организациях является освоение бюджета (я не говорю, что это правильно!). Получается следующее: сначала в бюджет на год очень приблизительно (и часто с запасом) закладываются средства, потом в конце года возникают проблемы с освоением этих средств и «необходимо обязательно потратить деньги». Эти деньги часто тратятся фактически на бросовые работы. По моей (грубой и субъективной) оценке, в масштабах страны таким образом ежегодно «закапывается в землю» сумма порядка нескольких сотен миллиардов рублей.

Может быть и обратная ситуация — в бюджет не заложены средства на выполнение необходимых работ, что сдерживает выполнение графика.

Календарно-сетевое моделирование позволяет автоматически распределять стоимость проекта по времени. Механика процесса такова:

1. Есть график, в котором рассчитаны даты начала и окончания работы.
2. Есть оценка стоимость работы.
3. При внесении в календарно-сетевую модель стоимости, эта стоимость автоматически относится в тот временной интервал, когда выполняется работа. 

Здесь вы можете сказать, что распределить стоимость по времени, исходя из графика, можно и вручную в Excel. И будете отчасти правы. Но если выполнить синхронизацию графика и бюджета в начале проекта действительно относительно несложно, то поддерживать эту синхронизацию актуальной в динамике, с учетом всех изменений по проекту, а также оперативно видеть прогноз освоения средств по бюджету с учетом текущих сдвигов по срокам работ — крайне проблематично в отсутствии календарно-сетевой модели.

Как уже сказано выше, календарно-сетевая модель автоматически пересчитывается при внесении любых изменений. Это же касается распределения стоимости во времени, то есть при обновлении календарно-сетевой модели мы всегда можем видеть, как сдвиг сроков работ повлияет на освоение средств по бюджету.