Не отстать от времени: как цифровые инструменты меняют привычные офисы

Цифровой офис сегодня — не роскошь, а вполне насущная реальность. Компании, не использующие средства автоматизации и цифровые инструменты рискуют морально устареть и утратить конкурентоспособность — без цифровизации процессов бизнесу грозит стагнация и рост операционных расходов. 

В современном цифровом офисе техника и ПО увязаны в единый информационный ландшафт, нацеленный на эффективное достижение бизнес-показателей. Рабочая среда в этом случае имеет высокий уровень автоматизации — от электронного документооборота до настройки систем освещения, например.

В рамках такого офиса с помощью автоматизированных рабочих мест решаются такие типовые задачи как:

• работа с документами: создание, согласование, хранение, обмен, подписание;
• работа с информацией любого формата;
• взаимодействие между сотрудниками компании;
• работа с информационными системами через визуальные и голосовые интерфейсы;
• накопление, обработка и анализ больших данных. 

Какие решения и сценарии используют интеллектуальные рабочие места

Оптимизация документооборота

Как правило, документооборот в компаниях предполагает работу как с бумажными документами, так и с цифровыми, а также извлечение информации из них и загрузку в корпоративные системы. По мере роста бизнеса кратно растет и поток документов, а значит возрастает длительность и сложность работы с ними. Все это влечет за собой увеличение количества ошибок, удлинение и удорожание процессов. Решить проблему помогают средства автоматизации: они упрощают работу сотрудников и удешевляют процессинг с точки зрения бизнеса.

В цифровом офисе могут использоваться системы для автоматического распознавания текстов, преобразующие большое количество однотипных бумажных документов в цифровые экземпляры. Основой для таких решений нередко становится технология нейросетей.

Big Data

Для современных компаний становится все более характерна тенденция накопления больших данных. Они интенсивно уходят от эмпирических показателей в принятии решений к реальным данным. Для аналитики и прогнозирования будущих событий, перестройки процессов требуются соответствующие цифровые инструменты — BI-платформы. 

Биометрия и безопасность

Еще один характерный сценарий цифровизации рабочих мест — автоматическое распознавание лиц для контроля доступа к зданиям, помещениям и информационным системам, в том числе к печатной технике. 

Авторизация с помощью биометрии реализована, например, в московском метро. Ряд крупных компаний также внедряют подобные системы у себя в офисах. За этой технологией будущее, так как она повышает уровень безопасности и снижает риски несанкционированного доступа, а также позволяет вести учет рабочего времени. Сейчас биометрическая авторизация обходится бизнесу значительно дешевле, чем еще несколько лет назад, так что имеет смысл обратить на нее внимание.

Виртуальные помощники

Набирает популярность и использование виртуальных ассистентов. Например, с технологией автоматического протоколирования онлайн и очных встреч. Если раньше составлением протокола с назначенными ответственными лицами, указанными задачами и распоряжениями занимался обученный стенографист или секретарь, то теперь достаточно использовать систему автоматизации. Она будет выдавать полноценный протокол со всеми заполненными необходимыми полями.

Спрос на такие решения сейчас активно растет, особенно на волне популярности нейросетей, которые позволяют реализовать технологию протоколирования и решать рутинную задачу быстрее и дешевле.

Цифровое будущее: какие технологии изменят офисы в ближайшие годы

Бизнес все больше интересуется инновационными технологиями для оптимизации ключевых процессов и приходит к разработчикам с запросами, которые в короткие сроки реализуются в новых продуктах. Уже сегодня заказчики и вендоры обсуждают внедрение решений, которые пока еще являются для рынка инновационными. Прежде всего, это системы видеоаналитики:

• для нормирования производственных операций. Работает технология следующим образом. На производстве устанавливается камера наблюдения, снимающая, например, процесс обработки токарем какой-либо детали. С помощью визуального анализа система оценивает, сколько времени уходит на одну деталь и укладывается ли работник в нормативы. Такие решения можно применять также в сервисных, инспекционных процессах.
• для оценки пассажиропотока в транспортной сфере. Подобные запросы уже поступают от крупных компаний — они хотят в режиме реального времени оценивать объемы пассажирских перевозок на различных видах транспорта.
• для оценки поведения потребителей в ритейле. Используя ее, супермаркеты смогут анализировать путь покупателя: что он делает в магазине, какие товары покупает, как складывает их в корзину и т.д. Вероятно, в недалеком будущем, все данные могут быть персонализированы с помощью той же биометрии.

Перспективы рынка решений для цифровых офисов

Зрелость российского ИТ-рынка сегодня интенсивно растет, в том числе за счет большого количества стартапов и инновационных решений, ориентированных на средний и малый бизнес. Именно это становится индикатором роста не только экономики в целом, но и ИТ-отрасли в частности. Ведь в здоровом обществе главным двигателем и основой экономического развития является как раз малый бизнес, а не крупные корпорации. Но пока в России доля МСБ в ВВП страны уже не первый год составляет 20%, что в три раза меньше показателей других стран. Стартапы могут эту статистику изменить.

Среди представленных сегодня на рынке инновационных решений выделяются сервисы для шаблонизации документов, облачные конструкторы для договоров и другие продукты, закрывающие типовые задачи цифровых офисов. Также развиваются технологии голосового управления системами и оборудованием, они уже используются, например, в медицине. Не меньший интерес вызывают сервисы управления климатом и освещением в офисах с помощью датчиков присутствия и движения, обработка больших данных для оптимизации процессов и повышения эффективности труда.

Все эти технологии и решения будут стремительно развиваться в самое ближайшее время и менять привычное рабочее пространство, превращая офисы в коммуникационные хабы.